経費精算アプリとは？アプリの選び方やメリットも紹介｜Worksを知る｜ブログ｜ノーコードWEBアプリ作成ツールサスケWorks（サスケワークス）

経費精算アプリとは？

経費精算アプリとは、企業や個人事業主が日々発生する経費を効率的に管理し精算するためのツールです。
従来は手作業で行っていた領収書の整理や経費の計算、申請・承認プロセスを自動化し、業務の効率化を図ることができます。
スマートフォンやパソコンから簡単に経費を登録し、承認までの流れを一元管理できる点が魅力です。

特に、経理業務の負担軽減やペーパーレス化、作業のスピードアップに貢献しており、中小企業から大企業まで幅広く導入されています。
経費管理の複雑さを減らし、企業全体の生産性を向上させるために経費精算アプリは重要な役割を果たしています。

経費精算アプリを導入するメリット

経費精算アプリを導入することで、さまざまなメリットが得られます。
ここでは、メリットについて詳しく説明します。

業務効率化と自動化による作業時間の削減ができる

経費精算アプリの最大のメリットは、手作業のプロセスを自動化し作業時間を大幅に削減できる点です。
レシートや領収書を手入力する必要がなく、スマホで写真を撮るだけで自動的にデータ化されるため従業員が煩雑な作業から解放されます。

また、経費の集計や計算も自動化されるため管理業務の負担が軽減され、経理担当者の効率も大幅に向上します。

手作業でのミスを大幅に削減できる

手動での経費入力や計算はどうしてもミスが発生しがちです。
経費精算アプリを導入することで、OCR（光学文字認識）機能や自動計算機能が利用でき、ヒューマンエラーのリスクを大幅に減らせます。

特に、複数の通貨や税率を扱う企業では計算ミスによる不整合が発生しやすいため、アプリの導入により大きな恩恵を受けることができます。

ペーパーレス化で書類管理が簡単になる

従来の経費精算では、紙の領収書やレシートを保管・整理する必要がありましたが、経費精算アプリを導入することでペーパーレス化が進みます。
これにより物理的な書類の保存スペースが不要になり、データベースでの検索や整理が簡単になります。

また、税務署が認める形式で電子化された書類を保存することが可能なため、税務処理もスムーズに行えます。

承認プロセスが迅速になる

経費精算アプリを利用することで承認フローがデジタル化され、オンラインで承認が可能になります。
これにより、上長が出張中でもスマホ一つで経費申請を確認し迅速に承認できます。

リアルタイムでの進捗管理も可能となり、経費精算のスピードが劇的に向上します。
プロセスがシンプルかつスムーズになることで社員の不満も減少します。

経費精算アプリの主要機能

経費精算アプリは単なる経費の記録や承認に留まらず、さまざまな機能を備えています。
ここでは、経費精算アプリに搭載されている主要な機能を紹介します。

レシート自動読み取り機能の精度と使いやすさ

スマートフォンのカメラを利用してレシートや領収書を撮影するだけで内容を自動的に読み取るOCR（光学文字認識）技術が搭載されているものもあります。
この機能により、手入力の手間が省けてすぐにデータ化されるため、業務のスピードが向上します。

最近では、レシートの印字が多少かすれていても正確に読み取る高精度なOCRが搭載されているサービスもあり、手軽かつ安心して使用できます。

クレジットカード連携で支払いと経費精算を一元化

クレジットカードと経費精算アプリを連携させることで、カード利用情報が自動的に経費データに反映され、支払い内容と経費申請を一元化することができます。
これにより、クレジットカード明細を手動で入力する手間が省けて誤入力のリスクも軽減されます。
また、連携しているカードの利用明細がリアルタイムでアプリに反映されるため、経費管理がシームレスに行えます。

ワークフロー管理で承認フローを効率化

経費申請から承認、そして最終的な経理処理までのワークフローを管理できる機能が備わっているものもあります。
これにより、承認者や経理担当者に自動的に通知が送られ、次のステップへとスムーズに進むことができます。

承認フローが自動化されることで、煩雑なメールのやり取りや紙ベースでの申請処理が不要になり、業務全体の効率が飛躍的に向上します。

カスタムレポート機能で経費データの可視化

経費データを自動で集計し、カスタムレポートを作成する機能が搭載されているものもあります。
これにより、月次の経費使用状況やプロジェクトごとの経費分析、部門別の予算管理など、必要な視点からデータを簡単に可視化できます。

経費の流れを正確に把握することで、将来的なコスト管理や戦略立案にも役立ちます。

経費精算アプリの選び方・ポイント

経費精算アプリを選ぶ際には、企業のニーズや業務フローに適したアプリを選定することが重要です。
ここでは、経費精算アプリを選ぶ際のポイントを解説します。

会社の規模に合ったサービスであるか

企業の規模によって必要な機能やサポートが異なります。
中小企業向けの経費精算アプリは比較的シンプルで使いやすく、コストも抑えられていることが多いですが、大企業向けのアプリは複数部門や海外拠点との連携が求められ、より高度な機能やカスタマイズが必要です。

自社の規模に合ったサービスを選ぶことで、コストパフォーマンスも高くなり無駄のない導入が可能です。

カスタマイズができるか

企業ごとに経費精算のフローや承認ルールは異なるため、カスタマイズ機能は重要です。
経費精算アプリによっては、申請・承認プロセスやレポートのフォーマットを自由に設定できるものもあります。

特に、大規模な企業や複雑なワークフローが存在する企業では、柔軟にカスタマイズ可能なアプリを選ぶことがポイントとなります。

欲しい機能があるか

導入前に自社が経費管理において最も必要としている機能をリストアップし、対応しているか確認しましょう。
例えば、レシートの自動読み取り機能、クレジットカード連携、ワークフロー管理、レポート作成機能など、業務に欠かせない機能がしっかり搭載されているかどうかが選定の重要な基準となります。

また、業種や部門ごとに異なるニーズに応じた機能を持つアプリがあるかも確認が必要です。

初期費用やランニングコストがどれくらいかかるか

導入する際には、初期費用とランニングコストのバランスを確認することが重要です。
多くのアプリはサブスクリプション方式で月額または年額の費用がかかりますが、初期導入費用が必要な場合もあります。

また、ユーザー数や利用機能によって料金が変動することも多いため、導入後に予想以上のコストがかかることがないよう、事前に見積もりをしっかり確認することが大切です。

経費精算アプリ導入前に知っておきたい注意点

経費精算アプリを導入する際には、その利便性や効率化の恩恵を受ける一方でいくつかの注意点があります。
事前にチェックしておくべきポイントを以下で紹介します。

操作性とサポート体制の確認

経費精算アプリは従業員全員が使用するツールとなるため、操作が複雑だと導入後の定着に時間がかかります。
直感的で使いやすいインターフェースを持つアプリを選ぶことが重要です。

また、万が一の不具合や操作方法についての問い合わせに対して、しっかりとしたサポート体制があるかも確認しておくべきです。

他のシステムとの連携性

経費精算アプリは既存の会計ソフトやERP（基幹業務システム）と連携できるかどうかも重要です。
連携がうまくできないとデータの二重入力が発生し、かえって業務負担が増える可能性があります。

自社で使用している他のツールとの互換性を確認し、シームレスに連携できるアプリを選びましょう。

データのセキュリティと法的準拠性

経費データには従業員の個人情報や取引先との支払い情報など、重要なデータが含まれています。
そのため、データの暗号化や安全な保存方法が採用されているかを確認することが必須です。

また、税務署に対する証憑の保存要件にも対応しているかをチェックし、法的に問題のないアプリを選びましょう。

セキュリティ対策と法的要件

経費精算アプリを選ぶ際はセキュリティと法的要件への対応が重要です。
経費データには従業員の個人情報や取引先の情報が含まれるため、適切な管理が求められます。

セキュリティ対策

暗号化技術 : データは暗号化されているか確認しましょう。これにより、不正アクセスや情報漏洩のリスクを軽減できます。
データセンターと認証 : アプリのデータセンターが信頼できる場所にあり、ISO 27001などのセキュリティ認証を取得していることも重要です。

法的要件への対応

証憑管理と保存期間 : アプリが法定の保存期間に対応し、証憑を適切に管理できるかも重要です。
電子帳簿保存法の準拠 : 領収書やレシートが税務署が認める形式で保存されているか確認しましょう。これにより、税務調査時のトラブルを回避できます。

セキュリティと法的要件にしっかり対応した経費精算アプリを選ぶことで、安心して業務を進めることができ、リスク管理にも繋がります。

よくある質問

経費精算アプリで交通費はどう精算するの？

通常、経費精算アプリに記録された移動情報の履歴に基づいて行います。
多くのアプリでは出発地や目的地、利用した交通手段を入力することで、運賃が自動計算されます。

また、交通系ICカードの利用履歴を取り込む機能や、領収書を写真でアップロードすることで簡単に精算できるため社員の負担を軽減できます。
特に、定期券を利用している場合はその金額を定期的に自動で反映させる機能もあるため、管理がさらに楽になります。

電子マネーやQRコード決済も経費にできる？

電子マネーやQRコード決済での支払いも経費として精算できます。
多くの経費精算アプリは、各種電子マネーの利用履歴をインポートできる機能を持っており、これにより支出を自動的に経費データに反映させることが可能です。

また、QRコード決済の領収書を写真で撮影してアップロードすることで簡単に経費として処理できます。
これにより、デジタル決済を利用する企業にとって経費管理が一層効率的になります。

スマホで電子化した領収書は税務処理で問題ない？

スマートフォンで撮影した電子化された領収書も、適切に管理されていれば税務処理で問題ありません。
ただし、税務署が認める形式で保存する必要があります。
具体的には、撮影した領収書が鮮明で必要な情報（発行日、金額、発行者など）が明確に確認できるものであることが求められます。

また、領収書の電子保存は電子帳簿保存法に準拠する必要があるため、税務署が定めた要件を満たすように運用することが重要です。

経費精算アプリの無料版と有料版の違いは？

経費精算アプリには無料版と有料版があり、その違いは主に機能の豊富さやサポート体制にあります。
無料版では基本的な経費記録機能が提供されることが多いですが、詳細なレポート作成やクレジットカード連携、高度なワークフロー管理機能が制限されている場合があります。

対して、有料版は多くの機能が使えてカスタマイズ性やサポート体制も充実しているため、業務ニーズに応じた選択が必要です。

小規模ビジネスに最適な経費精算アプリは？

小規模ビジネスに最適な経費精算アプリは、操作が簡単でコストが低いものが望ましいです。
また、基本的な機能が備わっているだけでなく、必要に応じてスケールアップできる柔軟性も重要です。

具体的には、レシートの自動読み取り機能、簡単なレポート機能、クレジットカードとの連携ができるアプリがおすすめです。
さらに、サポートが充実していることも選定基準となります。

経費精算アプリを作成するならサスケWorks

サスケWorksとは？

サスケWorksはプログラミングスキルがなくても、オリジナルの業務アプリを作成することができるノーコードツールです。
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、データベース構築を基に様々な機能を組み合わせて多種多様のアプリを構築できます。

尚、サスケWorksにはAI-OCR機能があるため、レシートや領収書、手書きの書類を読み取ってデータ化することが可能です。
ダウンロードしてすぐに使える経費精算アプリも用意しています。

経費精算アプリ

簡易的な経費精算アプリです領収書・レシート・請求書をスマホで撮影しAI処理で自動でデータ化します。

さらに、AI機能も搭載しており、日本語で指示してアプリを作成する「AIによるアプリ自動生成機能」を活用するとアプリ作成時間を大幅に短縮できます。

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著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
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