Excel管理が限界と感じる理由
Excelは長年業務管理ツールとして多くの企業で活用されていますが、様々な理由からExcel運用の限界を感じ始めています。
データ量が増えると動作が遅くなる
Excelは基本的に表計算ソフトであり、大量のデータを管理するように設計されていません。そのため、データが増えるにつれて以下のような問題が発生します。
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ファイルの開閉に時間がかかる
多くのデータを扱うと動作が遅くなり、ファイルを開くことだけに数分かかるケースもあります。 -
検索やフィルター機能の処理速度が低下
大量のデータを扱う場合、検索やソート、フィルターの適用に時間がかかり、業務のスピードが落ちる要因となります。 -
計算式やマクロが重くなりフリーズする
数式やVBA（Visual Basic for Applications）を多用すると計算負荷が高まり、頻繁にフリーズしたり応答しなくなったりします。
このような状況では業務の生産性が大幅に低下し、結果として社員のストレスも増えてしまいます。
複数人での同時編集ができない
Excelは基本的に単一ユーザー向けに設計されており、複数人が同時に編集することを前提としていません。
そのため、以下のような課題が発生します。
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共有フォルダでの運用による競合発生
ネットワーク上の共有フォルダに保存されたExcelファイルを複数人が同時に開くと、「編集の競合」が発生し、誰かが保存すると他のユーザーの変更が上書きされるリスクがある。 -
データの統合に手間がかかる
複数の従業員が個別に入力したExcelデータを最終的に1つのファイルに統合する必要があり、データの不整合や二重入力のリスクが高まる。
これらの問題によりExcelを使った情報共有は煩雑になり、業務の効率を著しく低下させます。
手作業によるヒューマンエラーが発生しやすい
Excelは柔軟なデータ入力が可能な反面、自動チェック機能が少なく、手作業によるミスが発生しやすいというデメリットがあります。
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入力ミスによるデータの不整合
手入力のため、表記ゆれ（例：「東京」と「東京都」）や数値の誤入力が発生しやすくなる。 -
計算ミスのリスク
関数や数式が壊れていても気づかずに使い続けるケースがあり、誤った計算結果を元に業務を進めてしまう可能性がある。 -
フィルタや並び替えのミス
並び替えの際に一部の列だけを変更してしまい、データの対応関係が崩れるミスが発生しやすくなる。
これらの問題は、特に財務・経理業務などの正確性が求められる業務において大きなリスクとなります。
情報の一元管理ができない
Excelのデータでは、必要な情報を一か所にまとめて管理するのが難しいです。
そのため、以下のような問題が発生します。
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ファイルが複数存在し、最新データが分からなくなる
同じ情報を管理するファイルが複数作成され、「最新版」「最終版」などのファイル名が乱立し、どれが最新のデータなのか判断しづらくなる。 -
異なるフォーマットでデータが管理される
部署ごとにExcelのフォーマットが異なると、データを統合する際に手作業で修正する必要があり、非効率になる。 -
リアルタイムの情報共有ができない
Excelは基本的にローカル環境で管理されるため、複数人での同時編集が難しく、最新情報の共有が遅れがちになる。
このような状況では業務の透明性が低下し、情報を適切に管理できなくなります。
他システムとの連携が難しく、データ入力作業が増える
Excelは独立したツールであり、他の業務システムとの自動連携機能がほとんどありません。
そのため、以下のような問題が発生します。
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手動のデータ転記による入力ミスが発生する
システムから出力したデータをExcelに手入力する場合、数字の誤入力やコピーペーストのミスが発生しやすくなる。 -
API連携ができないため、業務フローの自動化が難しい
多くのクラウドシステムはAPIを利用してデータを自動連携できますが、Excelにはそのような機能がなく、業務フローを効率化しづらくなる。
このような状況ではデータ管理の手間が増え、作業の正確性や業務のスピードが低下してしまいます。
セキュリティ管理が難しく、情報漏洩のリスクが高まる
Excelファイルは簡単にコピーや持ち出しができるため、情報漏洩のリスクが高まります。
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アクセス制限ができない
権限設定が細かくできないため、誰でもファイルを開けられる状況になる。 -
パスワード設定が不十分
パスワードを設定していても簡単に解除される場合があり、安全性が確保できない。
こうしたリスクを回避するためにはクラウドツールを活用し、アクセス権限を細かく設定できる環境を整えることが重要です。
Excel管理を脱却するメリット
Excelからより効率的なツールへ移行することで負担を軽減できます。
以下では、Excel管理をやめることで得られる主なメリットについて解説します。
情報の一元管理ができ、業務の効率が向上する
Excelでは複数のファイルを使い分けることが多く、データの分散によって管理が煩雑になりがちです。
しかし、クラウドツールや業務システムを導入すれば、すべてのデータを一か所で管理できるようになります。
これにより、情報を探す手間が省け、作業スピードが向上します。
データ入力や更新のミスを削減できる
手作業での入力や関数の設定ミスは、Excelの管理を続ける限り避けられません。
しかし、業務システムを活用すれば自分で計算式を作る必要が減るため、入力ミスや計算ミスを大幅に削減できます。
業務の属人化を防ぎ、チームでの運用がスムーズになる
Excelの管理業務は特定の担当者に依存しがちで、引き継ぎが難しくなることがあります。
しかし、業務システムを導入すればデータの管理方法や業務フローが標準化され、誰でもスムーズに作業を引き継げるようになります。
これにより、担当者が不在でも業務が滞ることなく、チーム全体で効率的に作業を進めることができます。
アクセス権限を設定し、セキュリティが向上する
Excelファイルは誰でも簡単にコピーや転送ができるため、情報漏洩のリスクが高くなります。
一方、クラウドツールや業務システムを導入すれば、アクセス権限を細かく設定できるため必要な人だけがデータを閲覧・編集できるようになります。
また、変更履歴が記録されるため、誰がどのデータを更新したのかを簡単に追跡でき、セキュリティを強化できます。
クラウド化により、場所を問わずリアルタイムでデータを管理できる
Excelファイルはローカル環境で管理することが多く、オフィス外では最新データを確認しづらいという問題があります。
しかし、クラウドベースの業務システムを利用すれば、インターネット環境があればどこからでもデータにアクセスでき、リモートワークにも対応しやすくなります。
Excel管理から脱却するためのステップ
Excelから別のツールへ移行する際には、段階的なステップを踏むことが重要です。
以下で詳しくご紹介します。
現在のExcel業務を棚卸しし、移行すべき業務を特定
まずは、現在Excelで管理している業務を整理し、どの業務を移行すべきかを見極めます。
すべての業務を一度に移行するのではなく、「頻繁にデータ更新が必要な業務」や「手作業が多く、非効率になっている業務」から優先的に検討するのが効果的です。
代替ツールを選定し、試験運用を行う
Excelの代替となるツールを選定し、実際に試験運用を行います。
ツールの導入前に無料トライアルなどを活用し、現場の業務に適しているかを確認することが重要です。
データ移行と業務フローの設計を実施
ツールの選定が終わったらExcelのデータを移行し、業務フローを見直します。
Excelと新しいツールのデータ構造は異なることが多いため、移行の際にはデータの整理を行い、不要なデータは削除することも大切です。
運用ルールを整備し、社内での活用を促進
新しいツールに移行した後も使い方が統一されていないと、結局管理が煩雑になる可能性があります。
定期的なフィードバックをもとに運用を改善しながら、社内全体で活用を定着させていきましょう。
Excelに代わるおすすめツール「サスケWorks」
Excel管理に限界を感じたとき、どのツールに移行するかが重要なポイントになります。
そこでおすすめなのが、ノーコードで業務アプリを作成できる「サスケWorks」です。
サスケWorksとは？
サスケWorksはプログラミングスキルがなくても、オリジナルの業務アプリを作成することができるノーコードツールです。
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、データベース構築を基に様々な機能を組み合わせて多種多様のアプリを構築できます。
サスケWorksの便利な機能
ダッシュボード機能
レコードの情報を使って作成したグラフやリスト、テキスト、さらに外部のコンテンツなど様々な情報を表示して可視化・共有できます。
カンバン表示機能
各レコードが今どのような状態にあるかを俯瞰して見ることができます。
「状態」ごとのボードに分類されて表示され、ドラッグ＆ドロップで表示位置を変えることで「状態」を変更することができます。
閲覧履歴 表示機能
アプリの各レコードへの閲覧履歴を記録・表示します。
履歴は最大1年間保持されます。
帳票出力機能
出力したい書式（デザイン）のテンプレートをアプリに登録しておけば、アプリ上のデータを所定の項目に反映した見積書や請求書などの帳票を自由に出力することができます。
※Excel形式・PDF形式の出力が可能です。
レコード別権限設定
各レコードに対して権限を設定することができます。
「この項目は社員に見せない」など、細かく設定が可能です。
ExcelからサスケWorksへ移行した成功事例
ここでは、実際にExcelからサスケWorksへ移行して成功した事例をいくつかご紹介します。
【公益財団法人】坂口国際育英奨学財団様
名簿管理
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操作性の低下
奨学生の情報など、項目数が増えるにつれてスクロールが長くなり、入力や検索の効率が低下。 -
更新履歴が不透明
データの変更履歴が追跡できず、誰がいつ更新したのかを把握するのが困難だった。 -
情報の散乱
各種情報が分散しており、最新データの把握や情報共有に手間がかかっていた。 -
写真の管理
奨学生の写真を管理することができず、情報と紐付けるのが手間だった。 -
転記ミス
奨学生の応募情報を手入力しており、時間がかかるうえ、転記ミスのリスクもあった。
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IT初心者でも使える
簡単に業務アプリを作成できるため、ITの専門知識がなくても運用できた。 -
情報の一元管理が楽
2つのアプリを連携させることで、奨学生や同窓生とのやり取りをスムーズに管理できた。 -
少人数でも導入しやすいコスト
利用人数が少ないため、高額なシステムの導入は現実的ではない中、サスケWorksは手頃な価格で導入できた。 -
セキュリティの安全性
個人情報を扱うため、セキュリティ面でしっかりしていた。
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情報をの把握がスムーズに
データが一元管理され、必要な情報を迅速に検索できるようになった。複数のExcelファイルを横断する手間がなくなった。 -
更新履歴が透明化されるように
変更履歴が記録されるため誰がいつどのデータを更新したのかが明確になり、データ管理の透明性が向上した。 -
写真の管理が楽に
Excelでは難しかった写真の登録が簡単にできるようになり、奨学生情報と紐付けて管理できるようになった。 -
様々な情報がリアルタイムに確認できるように
ダッシュボード機能を活用することで、奨学生の累積情報がリアルタイムで可視化され、都度集計する必要がなくなった。 -
色々な業務を効率化できるように
名簿管理だけでなく、連絡記録や奨学生募集アプリとしても活用され、財団の業務運用の中心ツールとなった。
【福祉事業】社会福祉法人太豊会様
社員情報管理
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問い合わせの増加
本部ですべての職員情報を管理していたが、施設の増加に伴い問い合わせが増え、対応が負担になっていた。 -
伝達ミスや確認漏れ
本部を経由した情報伝達のため、返答の遅れや誤った情報の共有が発生していた。 -
最新情報がどれかわからなくなる
更新履歴が追えず、複数のファイルが乱立するなどデータ管理が煩雑になっていた。
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コストとカスタマイズ性
手頃な価格なのに、カスタマイズ性が高かった。 -
柔軟な閲覧権限設定
施設や役職ごとに閲覧権限を設定でき、必要な情報だけを共有できる。 -
サポート対応
導入前の問い合わせ対応が丁寧で、安心して導入を決断できた。
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業務の負担が軽減
施設職員が本部を通さず最新情報を確認できるようになり、問い合わせ対応の負担が減った。 -
セキュリティの向上
施設ごとに閲覧権限を設定し、適切な情報共有が可能に。 -
Excelからスムーズに移行
CSVでデータを取り込み、手間なく移行完了。 -
伝達ミスや確認漏れが解消
施設職員が直接情報を確認できるため、やり取りの遅れや誤情報の共有がなくなった。 -
業務スピードの向上
本部を介さずに情報を取得できるため、業務がスムーズに進むようになった。
【介護・医療】株式会社まごころ様
社員名簿の管理、報告書・議事録の回覧、車両管理
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最新データがわからない
似たようなファイルが乱立し、どれが最新データかわからなくなることが多かった。 -
外出先での利用ができない
社内ネットワーク外ではExcelの資料を開けず、必要な情報を確認できなかった。 -
ペーパーレス化が進まない
議事録や報告書の回覧に紙やFAXを使用していたため、どこまで回覧されたか分からず管理が大変だった。
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費用対効果の高さ
他のツールと比較検討した結果、コストと機能のバランスが最も優れていると判断。 -
使いやすさ
アプリの一覧表示が見やすく、操作性が直感的であったため、導入後の定着がスムーズだと感じた。 -
閲覧権限の設定
社員名簿の管理において、外部の社労士にも限定的なアクセス権を付与できる点が良かった。
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業務効率化
閲覧権限を細かく設定できるため、必要な情報のみを適切に共有できるようになった。 -
場所・デバイスを問わず情報にアクセス可能に
外出先でもスマートフォンやタブレットから情報を閲覧・更新できるようになり、業務の柔軟性が向上。 -
ペーパーレス化
議事録や報告書の回覧をアプリで実施し、FAXの利用を削減。
閲覧履歴を確認できるため、回覧状況の管理が容易になった。 -
社内アンケートのデジタル化
フォーム機能を活用し、社員からの意見収集をオンライン化。
集計作業が自動化され、管理負担が大幅に軽減された。
よくある質問
Excel管理の限界は？
Excelは便利なツールですが、データ量が増えると動作が遅くなったり、複数人での同時編集ができなかったりするため業務が非効率になります。
特に、業務が拡大して多くの人がデータを扱うようになると、Excelでは管理しきれなくなることが多いです。
Excelとクラウドツールの違いは？
Excelはローカル環境で管理することが多く、個々のファイルを手作業で更新する必要があります。
一方、クラウドツールはインターネット経由でデータを管理でき、複数人での同時編集や自動保存が可能です。
また、アクセス権限の設定が細かくできるため、セキュリティ面でもExcelより優れています。
Excel業務を効率化するために最初にすべきことは？
まずは、現在Excelで行っている業務を棚卸しし、非効率な作業を洗い出すことが重要です。
代替ツールの選定を行い、小規模な業務から試験運用を開始するとスムーズに移行できます。
まとめ
今回の記事では、Excel管理の限界とその課題について解説しました。
複数人での同時編集の難しさやヒューマンエラーの発生、セキュリティリスクなどExcelにはさまざまな課題があります。
これらの問題を解決するためには、より効率的にデータ管理ができるツールへの移行が必要です。
Excel管理の限界を感じている方は、ぜひこの機会に新しいツールの活用を検討してみてください。
著者情報
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ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
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