データが増えるとファイルの動作が遅くなったり、各自でデータがバラバラでどのファイルが最新かわからない…など、Excelの管理に不便や不満を感じていませんか？
今回の記事では、Excelでの管理に限界を感じてしまう理由や、おすすめのツール紹介、Excelの管理から脱却して成功した企業の事例など、様々な情報を掲載しています。
ぜひ、ご覧ください。
Excel管理が限界と感じる理由
Excelは長年業務管理ツールとして多くの企業で活用されていますが、様々な理由からExcel運用の限界を感じ始めています。
データ量が増えると動作が遅くなる
Excelは基本的に表計算ソフトであり、大量のデータを管理するように設計されていません。そのため、データが増えるにつれて以下のような問題が発生します。
-
ファイルを開くのに時間がかかる
多くのデータを扱うと動作が遅くなり、ファイルを開くことに数分かかるケースもあります。 -
検索やフィルター機能の処理速度が低下
大量のデータを扱う場合、検索やソート・フィルターの適用に時間がかかり、業務のスピードが落ちる要因となります。 -
計算式やマクロが重くなりフリーズする
数式やVBA（Visual Basic for Applications）を多用すると計算負荷が高まり、頻繁にフリーズしたり応答しなくなったりします。
このような状況では業務の生産性が大幅に低下し、結果として社員のストレスも増えてしまいます。
複数人での同時編集ができない
Excelは基本的に単一ユーザー向けに設計されており、複数人が同時に編集することを前提としていません。
そのため、以下のような課題が発生します。
-
共有フォルダでの運用による競合発生
ネットワーク上の共有フォルダに保存されたExcelファイルを複数人が同時に開くと「編集の競合」が発生し、誰かが保存すると他のユーザーの変更が上書きされるリスクがある。 -
データの統合に手間がかかる
複数の従業員が個別に入力したExcelデータを最終的に1つのファイルに統合する必要があり、データの不整合や二重入力のリスクが高まる。
これらの問題によりExcelを使った情報共有は煩雑になり、業務の効率を著しく低下させます。
手作業によるヒューマンエラーが発生しやすい
Excelは柔軟なデータ入力が可能な反面、自動チェック機能が少なく、手作業によるミスが発生しやすいというデメリットがあります。
-
入力ミスによるデータの不整合
手入力のため、表記ゆれ（例：「東京」と「東京都」）や数値の誤入力が発生しやすくなる。 -
計算ミスのリスク
関数や数式が壊れていても気づかずに使い続けるケースがあり、誤った計算結果を元に業務を進めてしまう可能性がある。 -
フィルタや並び替えのミス
並び替えの際に一部の列だけを変更してしまい、データの対応関係が崩れるミスが発生しやすくなる。
これらの問題は、特に財務・経理業務などの正確性が求められる業務において大きなリスクとなります。
情報の一元管理ができない
Excelのデータでは、必要な情報を一か所にまとめて管理するのが難しいです。
そのため、以下のような問題が発生します。
-
ファイルが複数存在し、最新データが分からなくなる
同じ情報を管理するファイルが複数作成され、「最新版」「最終版」などのファイル名が乱立し、どれが最新のデータなのか判断しづらくなる。 -
異なるフォーマットでデータが管理される
部署ごとにExcelのフォーマットが異なると、データを統合する際に手作業で修正する必要があり、非効率になる。 -
リアルタイムの情報共有ができない
Excelは基本的にローカル環境で管理されるため、複数人での同時編集が難しく、最新情報の共有が遅れがちになる。
このような状況では業務の透明性が低下し、情報を適切に管理できなくなります。
他システムとの連携が難しく、データ入力作業が増える
Excelは独立したツールであり、他の業務システムとの自動連携機能がほとんどありません。
そのため、以下のような問題が発生します。
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手動のデータ転記による入力ミスが発生する
システムから出力したデータをExcelに手入力する場合、数字の誤入力やコピーペーストのミスが発生しやすくなる。 -
API連携ができないため、業務フローの自動化が難しい
多くのクラウドシステムはAPIを利用してデータを自動連携できますが、Excelにはそのような機能がなく、業務フローを効率化しづらくなる。
このような状況ではデータ管理の手間が増え、作業の正確性や業務のスピードが低下してしまいます。
セキュリティ管理が難しく、情報漏洩のリスクが高まる
Excelファイルは簡単にコピーや持ち出しができるため、情報漏洩のリスクが高まります。
-
アクセス制限ができない
権限設定が細かくできないため、誰でもファイルを開けられる状況になる。 -
パスワード設定が不十分
パスワードを設定していても簡単に解除される場合があり、安全性が確保できない。
こうしたリスクを回避するためにはクラウドツールを活用し、アクセス権限を細かく設定できる環境を整えることが重要です。
Excel管理を脱却するメリット
Excelからより効率的なツールへ移行することで負担を軽減できます。
以下では、Excel管理をやめることで得られる主なメリットについて解説します。
情報の一元管理ができ、業務の効率が向上する
Excelでは複数のファイルを使い分けることが多く、データの分散によって管理が煩雑になりがちです。
しかし、クラウドツールや業務システムを導入すれば、すべてのデータを一か所で管理できるようになります。
これにより、情報を探す手間が省け、作業スピードが向上します。
データ入力や更新のミスを削減できる
手作業での入力や関数の設定ミスは、Excelの管理を続ける限り避けられません。
しかし、業務システムを活用すれば自分で計算式を作る必要が減るため、入力ミスや計算ミスを大幅に削減できます。
業務の属人化を防ぎ、チームでの運用がスムーズになる
Excelの管理業務は特定の担当者に依存しがちで、引き継ぎが難しくなることがあります。
しかし、業務システムを導入すればデータの管理方法や業務フローが標準化され、誰でもスムーズに作業を引き継げるようになります。
これにより、担当者が不在でも業務が滞ることなく、チーム全体で効率的に作業を進めることができます。
アクセス権限を設定し、セキュリティが向上する
Excelファイルは誰でも簡単にコピーや転送ができるため、情報漏洩のリスクが高くなります。
一方、クラウドツールや業務システムを導入すれば、アクセス権限を細かく設定できるため必要な人だけがデータを閲覧・編集できるようになります。
また、変更履歴が記録されるため、誰がどのデータを更新したのかを簡単に追跡でき、セキュリティを強化できます。
クラウド化により、場所を問わずリアルタイムでデータを管理できる
Excelファイルはローカル環境で管理することが多く、オフィス外では最新データを確認しづらいという問題があります。
しかし、クラウドベースの業務システムを利用すれば、インターネット環境があればどこからでもデータにアクセスでき、リモートワークにも対応しやすくなります。
Excel管理から脱却するためのステップ
Excelから別のツールへ移行する際には、段階的なステップを踏むことが重要です。
以下で詳しくご紹介します。
- 現在のExcel業務を棚卸しし、移行すべき業務を特定
- まずは、Excelで管理している業務を整理し、どの業務を移行すべきかを見極めます。
すべての業務を一気に移行するのではなく、「頻繁にデータ更新が必要な業務」や「手作業が多く、非効率になっている業務」から優先的に検討するのが効果的です。
- 代替ツールを選定し、試験運用を行う
- Excelの代替となるツールを選定し、実際に試験運用を行います。
ツールの導入前に無料トライアルなどを活用し、現場の業務に適しているかを確認することが重要です。
- データ移行と業務フローの設計を実施
- ツールの選定が終わったらExcelのデータを移行し、業務フローを見直します。
Excelと新しいツールのデータ構造は異なることが多いため、移行の際にはデータの整理を行い、不要なデータは削除することも大切です。
- 運用ルールを整備し、社内での活用を促進
- 新しいツールに移行した後も使い方が統一されていないと、結局管理が煩雑になる可能性があります。
定期的なフィードバックをもとに運用を改善しながら、社内全体で活用を定着させていきましょう。
脱Excelにおすすめのツール「サスケWorks」
Excel管理に限界を感じたとき、どのツールに移行するかが重要なポイントになります。
そこでおすすめなのが、ノーコードで業務アプリを作成できる「サスケWorks」です。
サスケWorksとは？
サスケWorksは、プログラミングの知識がなくてもドラッグ＆ドロップの直感的な操作で業務効率化アプリを作れるサービスです。
1人あたり約455円という低コストで「脱Excel」を始められます。
また、Excelで管理していた情報を元にAIが自動でアプリを作成してくれる機能もリリースされたので、より精度の高いアプリを作成できるようになりました。
サスケWorksで便利な機能
ダッシュボード機能
レコードの情報を使って作成したグラフやリスト、テキスト、さらに外部のコンテンツなど様々な情報を表示して可視化・共有できます。
カンバン表示機能
各レコードの状態を見ることができます。
「状態」ごとのボードに分類されて表示され、ドラッグ＆ドロップで表示位置を変えることで変更することができます。
帳票出力機能
出力したい書式のテンプレートをアプリに登録しておき、見積書や請求書などの帳票を自由に出力することができます。
※Excel・PDF形式での出力が可能
レコード別権限設定
各レコードに対して権限を設定することができます。
「この項目は社員に見せない」など、細かく設定が可能です。
上記以外にも、サスケWorksには機能がたくさんあります。
▶機能を見てみる
サスケWorksで「脱Excel」に成功した事例
ここでは、実際にExcelからサスケWorksへ移行して成功した事例をいくつかご紹介します。
【公益財団法人】
坂口国際育英奨学財団
事務局長 中田 晃 様
― Excelで管理していたもの ―
名簿管理
Excelで感じていた課題
- 入力する項目が増えて画面のスクロールが長くなった
- 変更履歴が見えず、いつ誰が更新したのか把握しづらかった
- 各種情報が分散しており、最新データの把握や情報共有に手間がかかっていた
サスケWorksを導入した結果
- データが一元管理され、情報を迅速に検索できるようになった
- 変更履歴が残るので、いつ誰がデータ更新したのか見えるようになった
- 様々な数字がリアルタイムで可視化できるようになった
▶坂口国際育英奨学財団様の事例全文はこちらから
【福祉事業】
社会福祉法人太豊会
本部 平柳 様
― Excelで管理していたもの ―
社員情報管理
Excelで感じていた課題
- 各拠点から職員情報に関しての問い合わせが増加し、対応が負担だった
- 伝達漏れや返答の遅れ等が発生してしまっていた
- 更新履歴が追えず、データ管理が煩雑になっていた
サスケWorksを導入した結果
- アプリで最新情報が確認できるようになり、問い合わせ対応が減った
- 閲覧権限を細かく設定し、適切な情報共有が可能になった
- 伝達漏れや返答の遅れが減少した
▶社会福祉法人太豊会様の事例全文はこちらから
【介護・医療】
株式会社まごころ
経理 部長 田中 様
― Excelで管理していたもの ―
社員名簿の管理、
報告書・議事録の回覧、車両管理
Excelで感じていた課題
- ファイルが多く、どれが最新か分からなくなることが多かった
- 外出先ではそもそもExcelの資料が見れず不便を感じていた
- 回覧に紙やFAXを使用していたため、管理が大変だった
サスケWorksを導入した結果
- 閲覧権限を細かく設定し、適切な情報を共有できるようになった
- 外出先でもスマホやタブレットから閲覧・更新できるようになった
- 回覧をアプリ化し、紙を削減できるようになった
▶株式会社まごころ様の事例全文はこちらから
まとめ
今回の記事では、Excel管理の限界とその課題について解説しました。
Excelは手軽に利用できる反面、複数人での同時編集の難しさやヒューマンエラーの発生、セキュリティリスクなどExcelにはさまざまな課題があります。
これらの問題を解決するためには、より効率的にデータ管理ができるツールへの移行が必要です。
Excel管理の限界を感じている方は、ぜひこの機会にツールの活用を検討してみてください。
サスケWorksでは、無料トライアルを30日間ご利用いただけます。
この機会に、ぜひ1度利用して小さいところから”脱Excel”してみませんか？
よくある質問（FAQ）
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エクセルで保持できるデータは何件までですか？
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最大で約100万件まで入力可能ですが、実用的には数万～数十万件が限界です。
Excelの1シートには 1,048,576行 × 16,384列（XFD列） のデータを保持できます。ただし、関数・画像・条件付き書式・マクロなどを多く含む場合、動作が重くなります。
業務で扱う際は、パフォーマンスを考慮して数万件を目安にするのが安全です。
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エクセルで管理することのリスクは？
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データの消失・誤操作・属人化など、多くの運用リスクがあります。
具体的なリスクは以下の通りです。- 誤ってデータを削除・上書きしてしまう
- 複数人で同時編集が難しく、共有に不向き
- ファイルが壊れたときの復元が困難
- 誰がどのように作ったかがわからず、属人化が発生
- パスワード管理など、セキュリティに限界がある
業務の信頼性を高めたい場合は、クラウド型アプリやデータベース管理ツールへの移行も検討しましょう。
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Excelの限界値はいくつですか？
-
Excel（最新バージョン）の限界値は以下の通りです。
項目 最大値 行数 1,048,576行 列数 16,384列（XFD列） セルの文字数 1セルあたり32,767文字 ワークシート数 使用メモリ次第（制限なし） 関数のネスト 最大64階層 ファイルサイズ 約2GBまで（ただし推奨は小さめ） 大量データや複雑な処理が必要な業務では、Excelよりも業務アプリやデータベースの方が適しています。
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エクセルが重すぎるので軽くする方法は？
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ファイルサイズや計算処理、装飾を見直すことで改善できます。
ファイルサイズが大きいと感じたら、「名前を付けて保存」で新しいファイルとして保存し直すだけでも改善されることがあります。
著者情報
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ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。
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