「紙の書類が多すぎて探すのが大変」、「印刷や押印の手間を減らしたい」
そんな悩みを感じながらも、ペーパーレス化に踏み出せずにいませんか？
ペーパーレス化は、業務効率の向上・コスト削減・働き方の柔軟化・セキュリティ強化などあらゆる面でメリットがあり、今では企業規模や業種を問わず多くの現場で導入が進んでいます。
本記事では、ペーパーレス化が必要とされる背景や導入によって得られる効果などをわかりやすく解説します。
ペーパーレス化とは？なぜ注目されているのか
ペーパーレス化とは、紙の書類を使わずにデジタルで文書の作成や保存・共有を行う取り組みです。
近年、働き方の多様化やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が進む中で、企業や自治体では「紙による業務の非効率さ」に対する見直しが加速しています。
中には「全部デジタルにするなんて現実的じゃない」という声もありますが、すべての業務を一気に変える必要はありません。
ペーパーレス化は一部のIT企業や大企業だけの話ではなく、今や中小企業や地域団体などあらゆる組織で“業務を見直すきっかけ”として注目されているのです。
ペーパーレス化が進まない理由と現状
多くのメリットがあるペーパーレス化ですが、すぐに導入できるわけではありません。
ここでは、なぜ中々導入が進まないのか詳しく解説します。
パソコン操作が苦手な人がいる
ペーパーレス化には、パソコンやクラウドなどのツールを使うスキルが必要です。
とくに年齢層が高めの職場や現場作業中心の業務では「操作に自信がない」「教える時間がない」といった声が多く、導入したものの使われないという事態も起こりやすくなります。
そのため、ツールを選ぶときはできるだけシンプルで直感的に使えるものを選ぶことが大切です。
導入にお金や手間がかかる
ペーパーレス化には、システムの導入費や使い方の整備、社内ルールの見直しなどが必要になります。
特に、中小企業では「そこまでの予算が取れない」「人手が足りず進められない」といった課題が出てきがちです。
しかし、最近では無料で使えるツールや少人数向けの安価なプランも増えているため、部分的な導入から始める方法も選択肢として検討できます。
今のやり方を変えたくない
紙での回覧や押印、保管など、これまでのやり方に慣れていると「今さら変える必要あるの？」という気持ちが根強く残ります。
特にベテラン社員や現場主導の職場では、新しいツールへの抵抗感が導入の足かせになることもあります。
このような場合は、まずは使いやすい部分だけをデジタル化して、少しずつ慣れてもらう工夫が有効です。
トラブルが起きたときが心配
ペーパーレス化を進めると「もしシステムが止まったら」「ネットがつながらなかったら」といったトラブル時のリスクが不安になることもあります。
ですが、バックアップ機能やオフライン対応があるツールを選ぶことで、リスクは大幅に軽減できます。
ペーパーレス化するメリット
ペーパーレス化は単に紙を減らすだけでなく、業務効率やコストや働き方にまで良い影響を与える仕組みとして注目されています。
ここでは、特に実感しやすいメリットをいくつかご紹介します。
- 印刷・保管・配送にかかるコストの削減
- 紙の購入費や印刷代、コピー機の保守費用、書類の保管スペースなど、紙業務には目に見えにくいコストが多く発生しています。
ペーパーレス化を進めることで、これらのコストを大幅に削減することが可能です。
- 文書の検索性・共有性の向上
- 紙の資料は探すのに時間がかかり、必要な情報にすぐアクセスできないこともあります。
ペーパーレス化すれば、キーワード検索やフォルダ共有で必要な資料を即座に見つけられ、社内での情報共有もスムーズになります。
- 業務スピード・意思決定の迅速化
- 書類の回覧や押印といった工程がデジタル化されることで、承認や確認のスピードが格段に上がります。
結果として、社内の意思決定が早まり、対応の遅れや機会損失も減らすことができます。
- リモートワークやテレワークへの柔軟な対応
- 紙書類が多いと、「オフィスに行かないとできない業務」が発生します。
ペーパーレス化することで、どこからでも業務が行える環境が整い、柔軟な働き方を実現しやすくなります。
ペーパーレス化の進め方
ペーパーレス化を成功させるためには、計画的に進めることが重要です。
ここでは、スムーズに進めるためのステップを紹介します。
- 1.紙を使っている業務を洗い出す
- まずは、現在どの業務で紙が使われているのかを把握するところからスタートします。
たとえば、契約書・申請書・報告書・勤怠管理など、紙で処理している書類やフローをリストアップしてみましょう。
その中で、「デジタルにすればラクになる」「検索しづらい」「保管が大変」と感じている業務が最初の見直しポイントになります。
- 2.最適なツール・システムを選定する
- 洗い出しができたら、それぞれの業務に合ったツールを選びます。
たとえば、ワークフローには申請アプリ、文書管理にはクラウドストレージ、契約には電子契約サービスなど用途に応じた選定が重要です。
最近では、ノーコードで誰でも使える業務アプリも増えており、操作が難しいと感じる方でも安心して導入できます。
- 3.小さく始めて段階的に全体へ広げる
- すべての業務をいきなりデジタル化しようとすると、社内の負担が大きくなり、定着しない原因にもなります。
そのため、まずは会議資料のデジタル化や一部申請書類のオンライン化など、影響範囲の小さいところから始めるのがおすすめです。
徐々に慣れていくことで、自然とペーパーレス化の効果を実感でき、次のステップにも進みやすくなります。
部署別で見るペーパーレス化の効果
ペーパーレス化は、部署ごとの課題に対して具体的な改善が期待できるのも大きな魅力です。
ここでは、部署ごとにその効果を見ていきましょう。
総務・人事｜申請・稟議・勤怠管理の効率化
総務や人事では、申請書類・稟議・勤怠管理など紙のやり取りが多い業務が中心です。
これらをアプリ化すれば、回覧のスピードが格段に上がり、書類紛失や確認漏れも防げます。
また、勤怠情報や届出の履歴もデジタルで残るため、集計や確認がスムーズになります。
営業部｜日報・報告書・見積書のペーパーレス
営業日報や作業報告書や見積書など、紙に記入しなければいけない業務もスマートフォンやタブレットから入力・送信できるので、外出先からでも登録が可能になります。
写真やファイルの添付や位置情報の記録も可能なため、内容の正確性や共有の速度も上がります。
管理職・経営層｜情報の可視化と意思決定のスピード化
管理職や経営層にとっては、現場の状況をリアルタイムで把握できることが最大のメリットです。
紙の書類を待つ必要がなくなり、レポートや数値データをすぐに確認・判断できる体制が整うことで、迅速な意思決定が可能になります。
また、報告や承認のプロセスもオンラインで完結でき、社内全体のスピード感が高まります。
ペーパーレス化するなら「サスケWorks」
「サスケWorks」とは？
サスケWorksは、プログラミングの知識がなくても業務アプリを作成できるノーコードツールです。
画面上でのドラッグ＆ドロップ操作で、申請書・日報・稟議・見積書・報告書などの紙業務を自由にアプリ化できます。
サスケWorksでできること
以下のような機能を活用することで、あらゆる部門のペーパーレス化を後押しできます。
- 書類管理：申請・報告・日報などの一元管理
- ワークフロー：承認・差し戻し・ステータス確認がスムーズ
- データ集計：記録されたデータを自動集計・グラフ化
- モバイル対応：スマホやタブレットでそのまま入力・確認
- ファイル添付：画像やPDF、音声なども一緒に管理可能
「とにかく紙を減らしたいけど、複雑なシステムは使えない」という現場でも、すぐに使えて運用しやすい点が評価されています。
サスケWorksで実際にペーパーレス化を成功させた事例
以下では、実際にサスケWorksを導入してペーパーレス化を成功させた企業の事例をご紹介します。
【サービス業】
キットカンパニー株式会社
事業サポート部 平 様
入居相談者の管理を紙からアプリへ。
課題だった検索性の悪さや振り返りの難しさが解消！
お客様検索が30秒で可能に！
▶キットカンパニー株式会社様の事例全文はこちら
【製造業】
丸吉コンクリート工業株式会社
常務取締役 塩田 元 様
アプリ導入で紙の書類では把握が難しかった設備修理のステータス管理がスムーズになり、紙の管理から解放されました！
▶丸吉コンクリート工業株式会社様の事例全文はこちら
【建築業】
株式会社三協システム
管理部 常務 中谷 様
現場の作業時間の管理を紙からアプリに変更。
集計作業に2人で8時間かかっていたのが1/2の4時間に短縮！
▶株式会社三協システム様の事例全文はこちら
【製鋼原料加工卸売業】
丸本鋼材株式会社
経営企画室 松井 様
工場の生産データの記録管理を紙からアプリへ。
データの一元管理で、原価計算・損益把握・在庫管理が迅速かつ正確に行えるようになりました！
▶丸本鋼材株式会社様の事例全文はこちら
まとめ
ペーパーレス化は、業務効率の向上やコスト削減、柔軟な働き方の実現など、多くのメリットをもたらします。
まずは、紙の多い業務から少しずつデジタル化していくことで、現場に無理なく効果を実感しながら進めることができます。
導入に不安がある方こそ、使いやすく柔軟なノーコードツール「サスケWorks」を検討してみてはいかがでしょうか。
現場の声に応える仕組みで、ペーパーレス化を無理なくスタートできます。
今なら、30日間無料トライアルをご利用いただけます。
ぜひ、この機会にサスケWorksでペーパーレス化してみませんか？
よくある質問（FAQ）
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ペーパーレス化のメリット・デメリットは？
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メリットには、コスト削減・業務効率化・情報共有のしやすさ・リモート対応の促進などがあります。
また、書類の紛失や情報漏洩リスクの軽減、保管スペースの削減も大きな利点です。一方でデメリットとしては、初期費用がかかることや、ITリテラシーの差による使いづらさ、システム障害時の不安などが挙げられます。
導入前に業務との相性や社内体制を見極めることが大切です。
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ペーパーレス社会のメリットは？
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環境負荷の軽減（紙資源・インク・エネルギーの削減）に加え、社会全体の情報流通がスムーズになることが挙げられます。
また、在宅勤務や遠隔地での業務にも柔軟に対応できる社会インフラの土台として、ペーパーレスの推進は欠かせません。
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ペーパーレス 何がいいのか
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一番の利点は、「紙にかかる手間とコストを減らし、仕事のスピードを上げられること」です。
書類を印刷・押印・郵送する手間がなくなり、業務がすばやく完了するようになります。
また、検索性が高まり過去の資料もすぐに見つけられるようになります。
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紙の使用を減らすメリットは？
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紙の使用を減らすことで、印刷費や保管スペースの削減、業務のスピードアップが実現できます。
また、森林資源の保護やCO₂排出削減にもつながり、企業の環境への取り組みとしても評価されやすくなります。
著者情報
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ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。
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