ペーパーレスとは？
ペーパーレスとは、紙を使わずにデジタルで文書を作成・管理・共有することを指します。
紙の契約書を電子契約にしたり、紙の資料をクラウド上で管理したりすることで、業務をスムーズに進めることができます。
ペーパーレス化を進めることで、紙の印刷や保管にかかるコストを削減できるだけでなく、書類をすぐに検索・共有できるため業務の効率も向上します。
ペーパーレス化はなぜ必要なのか
近年、企業や自治体でペーパーレス化が進んでいるのは多くのメリットがあるからです。
紙を使った業務はコストがかかるだけでなく、非効率な作業を生み出しやすいため、デジタル化によって業務のスピードや生産性を向上させることが求められています。
また、リモートワークの普及により、紙の書類が必要な業務は柔軟な働き方を妨げる原因となっています。
こうした理由から、ペーパーレス化は必要になっています。
ペーパーレス化が進まない理由と現状
ペーパーレス化には多くのメリットがありますが、すべての企業や組織で順調に進んでいるわけではありません。
以下では、ペーパーレス化が進まない理由を解説します。
社内のITリテラシーが不足しているため
ペーパーレス化を進めるにはデジタルツールの導入が必要ですが、社員のITリテラシーが不足していると、うまく活用できず導入が進みにくくなります。
特に、紙の書類に慣れている世代の社員が多い企業では、新しいシステムの使い方を学ぶ負担が大きく導入が遅れる傾向にあります。
導入コストへの懸念があるため
ペーパーレス化には、システムの導入が必要になるため初期コストがかかります。
また、システムの選定や導入後の運用体制の整備にも費用と時間が必要なため、導入をためらう企業も少なくありません。
紙文化が根強く定着しているため
未だに多くの企業では、紙の書類に承認印を押す文化が根強く残っています。
このような慣習があるとペーパーレス化を進めたくても社内での抵抗が大きく、スムーズに導入できないことがあります。
また、紙の書類を直接見ながら業務を進めることに慣れている企業もあるため、デジタル化への移行に対して心理的なハードルを感じるケースも多いです。
ペーパーレス化をすることによるメリット
ペーパーレス化を進めることでさまざまなメリットを得ることができます。
以下では、ペーパーレス化のメリットを解説します。
コスト削減効果
紙の購入費や印刷費、インク代、コピー機のメンテナンス費用など、紙に関するコストは意外と大きなものです。
ペーパーレス化を導入することで、これらのコストを大幅に削減することができます。
業務効率の向上
紙の書類はファイリングや探すことに時間がかかるため、業務の効率を下げる要因になりがちです。
デジタル化された書類であれば、検索機能を活用することで瞬時に目的のファイルを見つけることができます。
また、クラウドストレージであれば社員とスムーズに情報共有ができます。
セキュリティ強化
紙の書類は紛失や盗難のリスクがあり、情報漏えいの危険性も高まります。
しかし、デジタルデータで管理することでアクセス権限を設定したり、バックアップを取ったりすることが可能になり情報の安全性が向上します。
また、データの暗号化や二要素認証などのセキュリティ対策を導入すれば、より安全に管理できます。
リモートワークの推進
近年、リモートワークを導入する企業が増えていますが、紙の書類が多いと社内での業務に依存せざるを得ずリモートワークの妨げになります。
ペーパーレス化を進めることで、どこからでも必要な書類にアクセスできるようになり、柔軟な働き方を実現しやすくなります。
ペーパーレス化の進め方
ペーパーレス化を成功させるためには、計画的に進めることが重要です。
以下では、進め方について解説します。
どんなものに紙を利用しているか洗い出す
まずは、現在どの業務で紙を使用しているのかを把握することが大切です。
契約書や請求書、社内申請書類、マニュアル、会議資料など紙が必要な業務をリストアップしましょう。
そのうえで、どの書類をデジタル化できるかを検討し、ペーパーレス化を進めていくことが重要です。
ほしい機能があるツールを選定する
ペーパーレス化には適切なツールの導入が欠かせません。
たとえば、文書管理システム（DMS）やクラウドストレージ、電子契約サービス、ワークフロー管理ツールなどがあります。
業務内容に合わせて必要な機能を備えたツールを選ぶことで、より効率的にペーパーレス化を進めることができます。
導入前にトライアルを利用し、使いやすさを確認することも大切です。
段階的にペーパーレス化に移行していく
ペーパーレス化は一度にすべての紙をなくすのではなく、段階的に進めることが成功のポイントです。
たとえば、まずは会議資料のデジタル化から始め、次に契約書の電子化、最後に社内申請のオンライン化といったように、少しずつデジタル化を進めていくと社員の負担を抑えながらスムーズに移行できます。
また、移行期間中は紙とデジタルを併用し、慣れたタイミングで完全移行するのも一つの方法です。
ペーパーレス化におすすめのアプリ「サスケWorks」
サスケWorksとは？
サスケWorksはプログラミングスキルがなくても、オリジナルの業務アプリを作成することができるノーコードツールです。
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、データベース構築を基に様々な機能を組み合わせて多種多様のアプリを構築できます。
サスケWorksで実際にペーパーレス化を成功させた事例
以下では、実際にサスケWorksを導入してペーパーレス化を成功させた企業の事例をご紹介します。
【サービス業】キットカンパニー株式会社様
| 業種 | サービス業（老人ホーム紹介事業） |
| 利用目的 | 顧客管理、案件管理、営業管理 |
| 利用アプリ | 入居相談者管理アプリ、営業管理アプリ ほか |
| 利用プラン | スタンダードプラン |
課題：紙による情報管理の限界と業務の非効率化
キットカンパニー株式会社様では、入居相談者の情報を紙で管理していました。
しかし、年々データが増加し、過去の相談履歴の振り返りが困難に。
特に、1年以上前の相談者から突然連絡があった際、情報を探すのに30分以上かかることが大きな課題でした。
導入の決め手：柔軟性・コスト・操作性
無料体験を活用し、実際にアプリを作成・検証した結果、以下の3点が決め手となり「サスケWorks」を選定。
- 開発・修正のしやすさ：簡単にアプリを作成・カスタマイズでき、柔軟に運用可能
- コスト：少人数の利用でも割高にならず、コストを抑えられた
- 見やすい画面：シンプルで使いやすく、社員がすぐに業務に活用できた
導入後の効果：検索性向上と業務効率化を実現
サスケWorksにて「入居相談者管理アプリ」と「営業管理アプリ」を導入。
相談者情報のデジタル化により、検索時間が30分から30秒に短縮されました。
また、外出先からのデータアクセスも可能になり、相談員の対応力が強化されました。
【製造業】丸吉コンクリート工業株式会社様
| 業種 | 製造業（コンクリート製品） |
| 利用目的 | ステータス管理、申請・決裁 |
| 利用アプリ | 設備台帳、稟議決裁 |
| 利用プラン | スタンダードプラン |
課題：紙の設備修理管理が非効率で情報共有が困難
丸吉コンクリート工業株式会社様では、工場設備の修理履歴を紙で管理していました。
しかし、修理状況は頻繁に変わるため見積書や修理の記録が整理されず、どの修理がいつ決定されたのかが不明瞭になりがちでした。
また、決裁フローも紙の申請書で進めていたため、上司への報告や承認に時間がかかり、業務の進行が滞ることが課題となっていました。
導入の決め手：設備台帳と決裁管理を一元化できる柔軟性
柔軟に業務をデジタル化できるノーコードツールの導入を検討。
最終的に、以下の理由から「サスケWorks」を選定。
- 情報の一元化：修理履歴を設備ごとに整理し、申請データと連携できた
- コスト：月額5,000円と導入しやすい価格設定
- 柔軟性：修理申請データと設備台帳を自動で結びつけられるため、二重管理が不要
導入後の効果：設備修理のステータス管理がスムーズに
サスケWorksにて「機械設備修理・物品購入・契約申請アプリ」と「設備台帳アプリ」を導入。
これにより、修理のステータスがリアルタイムで更新されるため、関係者が常に最新の情報を把握できるようになりました。
さらに、修理完了後の報告もスムーズになり、上司への報告頻度が向上したことで業務の透明性も向上しました。
【建築業】株式会社三協システム様
| 業種 | 建築業（住宅機器販売・施工） |
| 利用目的 | 施工現場作業時間の管理および請求根拠の算出 |
| 利用アプリ | 現場作業報告 |
| 利用プラン | スタンダードプラン |
課題：紙の作業時間管理が非効率で集計作業に膨大な時間がかかっていた
株式会社三協システム様では、職人の作業時間を紙の日報で管理し、案件ごとの請求根拠を算出していました。
しかし、施工案件が増えるにつれ、管理の負担が増大。
10日ごとの集計に2人で8時間を要し、1か月あたり合計48時間の作業が発生。
対応件数の増加とともにこの作業負担が限界に達し、デジタル化の必要性が高まっていました。
導入の決め手：業務に最適なアプリ構築ができ、コストメリットが大きい
社内にITツールの選定ができる人材がいなかったため、外部のITコンサルタントと連携し、業務に適したツールを選定。
以下の理由から「サスケWorks」を採用。
- 最適なアプリ構築：実際にアプリを作成し、業務フローに適合することを確認
- コスト：他社製品の1/3の価格で導入可能
- 操作性：アプリの修正や管理が簡単で、外部のコンサルに依存せず運用可能
導入後の効果：集計作業時間を半減し、現場業務の効率化を実現
サスケWorksにて「報告管理業務アプリ」を導入。
年齢層が幅広い職人でもスマホ操作に大きな抵抗はなく、現場から直接作業時間を入力できるようになりました。
また、データは自動で集計できるため管理部門での作業負担も大幅に軽減。
従来、2人で8時間かかっていた集計作業が4時間に短縮（1/2に削減）され、管理部門の業務効率が向上しました。
【製鋼原料加工卸売業】丸本鋼材株式会社様
| 業種 | 製鋼原料加工卸売業(リサイクル資源製造業) |
| 利用目的 | 各工場/製品の生産データを迅速に集計するため |
| 利用アプリ | 生産管理日報 |
| 利用プラン | スタンダードプラン |
課題：生産データの記録が統一されず、データの活用が難しい状況
丸本鋼材株式会社様では、工場での生産量や機械稼働時間などの生産データを紙で管理していました。
しかし、一部の紙はExcelへ入力されるものの、記録者ごとに集計方法が異なるため工場内で保管されるケースもありました。
また、リアルタイムでのデータ閲覧ができず、集計作業にも時間がかかっていました。
原価計算や在庫管理に活用できる環境を整えるため、デジタル化の必要性が高まっていました。
導入の決め手：コストや使いやすさ
ノーコードツールの導入を検討する際、いくつか比較して以下の理由から「サスケWorks」を選定。
- コスト：必要十分な機能を備えながら安価であり、月額5,000円と導入しやすかった
- 視認性：PC・スマホともに操作しやすく、現場の作業員が迷わず入力できるデザイン
- データ管理のしやすさ：写真添付が簡単で、テンプレートが業務に合致していた
導入後の効果：生産データの一元管理で、原価計算や在庫管理等を効率化
サスケWorksにて「生産管理日報アプリ」導入。
機械ごとにアプリを作成し、作業員がリアルタイムでスマホから入力できるようになりました。
導入当初は、現場作業員の慣れたフローを変えることへの抵抗がありましたが、シンプルな入力項目と使いやすいインターフェースにより1か月ほどで定着。
その他にも事務スタッフによるExcelへの手入力や集計作業が不要になり、作業負担が大幅に軽減。
また、データがリアルタイムで事務所でも閲覧できるようになり、原価計算・損益把握・在庫管理がより迅速かつ正確に行えるようになりました。
よくある質問
ペーパーレス化のメリットとデメリットはなんですか？
メリット
- コスト削減：紙代や印刷費、保管費用を削減できる
- 業務効率向上：書類の検索・共有がスムーズになり、作業時間を短縮できる
- セキュリティ強化：アクセス管理が可能で、紛失や情報漏えいのリスクを軽減できる
- リモートワーク対応：どこからでも文書にアクセスでき、柔軟な働き方が可能になる
デメリット
- 初期導入コスト：システムやツールの導入に費用が発生する
- ITリテラシー：社員が新しいシステムを使いこなせるように教育が必要
- システム障害のリスク：インターネット環境に依存するため、トラブル時の対応が必要
ペーパーレス社会の利点とはなんですか？
ペーパーレス化により業務のスピードアップやコスト削減が可能になります。
紙の管理が不要になるため書類の保管スペースを削減できるだけでなく、情報の検索や共有がスムーズになります。
ペーパーレス化で注意すべき点はなんですか？
導入前に、法的要件やセキュリティ対策を確認することが重要です。
たとえば、電子帳簿保存法に対応したシステムを選ばないと、税務上の書類管理が適切に行えない可能性があります。
また、クラウド上でデータを管理するため、アクセス権限の設定やデータのバックアップをしっかり行う必要があります。
ペーパーレス化に適した業務はなんですか？
契約書や請求書、社内申請の管理など紙を多く使用する業務はペーパーレス化に適しています。
特に、ワークフローシステムを活用すれば承認手続きをデジタル化し、業務のスピードを向上させることができます。
ペーパーレス化の導入コストはどのくらいですか？
導入コストは企業の規模や選ぶシステムによって異なります。
クラウドストレージの利用は月額数千円から始められるものが多く、電子契約サービスも1件ごとの課金や月額固定制のプランがあります。
まとめ
今回の記事では、ペーパーレス化の必要性やメリットなどについて詳しく解説しました。
ペーパーレス化を進めることで多くのメリットを得ることができます。
現代ではリモートワークの普及に伴い、どこからでも業務ができる柔軟な働き方を実現するためにデジタル化が欠かせません。
そのため、ペーパーレス化を成功させるには、まずは業務に適したツールを選定し、段階的に導入を進めることが重要です。
ペーパーレス化を検討している方へ、適切なデジタルツールの導入を進められる参考となれば幸いです。
著者情報
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ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
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