ペーパーレス化のメリット・デメリットは？

メリットとしては、業務効率の向上・コスト削減・保管スペースの削減・情報共有のスピード化などが挙げられます。デメリットは、導入時の初期コストや、ツールの選定・定着に時間がかかる点です。

ペーパーレス社会のメリットは？

社会全体で見たとき、紙資源の削減による環境保護効果や災害時のリスク分散、働き方改革の推進など持続可能な社会づくりに貢献します。

紙の使用を減らすメリットは？

用紙代・印刷代・保管棚などのコスト削減はもちろんのこと、省スペース化や業務の可視化・効率化につながります。人的コストの削減にも寄与します。

ペーパーレスで業務効率化を実現！作業時間を削減する手順やツールを紹介 - Worksを知る - ブログ

Q: ペーパーレスって何がいいの？

日常業務で言えば、「探す・転記する・待つ」時間が大きく削減されます。さらに、情報の共有・検索がしやすくなることで、属人化やミスのリスクも軽減できます。

「紙の書類が多すぎて探すのに時間がかかる」
「印刷・保管・共有が非効率」
そんな日々の小さなストレスに心当たりはありませんか？

本記事では、ペーパーレス化によって業務がどう変わるのか具体的な効果や、導入の進め方を事例も交えて解説します。

紙の業務が非効率な理由とよくある課題

紙の業務は、全体のスピードや生産性を下げる要因にもなっています。
ここでは、紙業務にありがちな課題を具体的に整理して解説します。

やり取りに時間と手間がかかる

紙を使った申請や報告には「印刷→回覧→押印→保管」といった工程が発生し、対応に時間がかかりがちです。
特に承認フローでは、担当者の不在や書類の滞留によって進行が止まってしまうこともあります。
一つ一つは些細な作業でも、積み重なることで全体の業務スピードを大きく損なう要因になります。

管理が属人化しやすい

紙で管理すると「どこに、どの書類があるのか」が特定の担当者しか分からないという状態が発生しやすくなります。
その結果、急ぎで確認したいときに情報が見つけられなかったり、担当者不在で作業が止まってしまうといった属人化が発生してしまいます。

転記や集計がスムーズにいかない

紙で記録した内容は、分析や管理のためにExcelなどへ再入力する必要があり、必ず転記作業が発生します。
このような作業は、時間がかかるだけでなく、ミスや抜け漏れのリスクも高まるためチェック作業にも余計な労力がかかります。
入力ミスを防ぐためにダブルチェックを行っている企業も多く、業務の効率性を大きく損ねる原因となっています。

紛失や破損など、紙特有のリスクがある

紙の書類は、紛失や破損といった物理的なリスクを常に伴います。
保管スペースの確保や整理が不十分な場合、必要な書類が見つからなかったり、誤って廃棄されるといったトラブルが起こりやすくなります。

また、水濡れや経年劣化、災害時の損失といったリスクにも備える必要があり、管理にはコストも手間もかかります。

紙からデジタルへ移行することで得られる効果

「実際にデジタル化して、どれだけ変わるのか？」と疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
ここでは、紙からデジタルへ切り替えることで得られる具体的な効果を紹介します。

1.作業時間の短縮とミスの削減につながる: 紙で行っていた申請や承認、回覧といったやり取りをデジタルに置き換えることで、やり取りにかかる時間を大幅に短縮できます。

また、入力ミスや記載漏れをシステム側で防げるようになれば、確認や差し戻しの回数も減少し、業務全体がスムーズに進みます。

2.情報の検索や共有がスムーズになる: 紙だと探すのに時間がかかったり、必要なときに手元になかったりすることもあります。

一方で、デジタル化された情報は、キーワード検索やフィルター機能で即座にアクセス可能です。
必要なときに、誰でも同じ情報を確認できる環境が整うため、情報共有のスピードも格段に上がります。

3.データの集計・分析が簡単にできるようになる: 手書きの記録や紙のアンケート結果は、集計や分析に多くの時間と労力がかかります。
デジタル化されることで、入力されたデータをそのまま一覧やグラフに反映させたり、自動で集計することが可能になります。

これにより、状況の可視化や判断スピードの向上にもつながります。

4.セキュリティ強化やBCP対策にも貢献する: 紙の書類は、盗難・紛失・破損といったリスクに常にさらされています。
デジタル化することで、アクセス制限や操作ログの記録など、情報管理の精度が高まり、内部統制の強化にもつながります。

さらに、災害時にもすぐに復旧可能なクラウド環境でのバックアップがあれば、BCP（事業継続計画）対策としても効果的です。

ペーパーレスで効率化できる業務【部署別】

ペーパーレス化の効果は、部署や業務内容によって現れ方が異なります。
ここでは、各部門でよくある代表的な紙業務と、それをデジタル化することで得られる具体的なメリットを整理してご紹介します。

総務・人事

総務や人事部門では、申請書類や社内報告書など紙でのやり取りが多く残っているケースが多く見られます。
たとえば、勤怠申請・休暇届・稟議書・備品発注書などが紙のままだと、提出・確認・保管に多くの手間がかかります。

ペーパーレス化することで、申請状況の見える化や、申請・承認フローのスピードアップが実現できます。

営業

営業部門では、日報や見積書、顧客対応記録などの管理が紙ベースだと、情報が分散しやすく、確認や引き継ぎに時間がかかる原因となります。
また、外出先での記録が難しく、帰社後にまとめて記入することで記録の遅れや漏れが生じることも。

ペーパーレス化により、モバイル端末からその場で入力・共有が可能になり、スピード感のある営業活動を支援します。

製造・現場

現場作業では、作業日報や点検記録、設備修理報告などを紙で記録する運用が根強く残っています。
しかし、紙だと写真や音声などの情報が添付できず、報告内容が曖昧になったり後からの確認が難しかったりする場面もあります。

ペーパーレス化によって、スマートフォンやタブレットからリアルタイムで記録し、状況を即座に共有できるようになります。

経理

経理部門では、請求書・領収書・経費精算書など、紙のままだとチェックや転記が多く発生しやすい業務が集中しています。
また、保管義務がある書類も多いため、管理の手間や保管スペースの確保も課題となります。

ペーパーレス化により、電子帳簿保存法への対応や、データの一元管理が可能になり、月末処理や監査対応の負担を大きく軽減できます。

ペーパーレス化を成功に導くステップ

ペーパーレス化は一度にすべてを変える必要はありません。
このセクションでは、ペーパーレス化を進めるためのステップをご紹介します。

1.現状の紙業務を洗い出して「非効率」を可視化する: まずは、日常的にどんな場面で紙が使われているのかを把握することです。
たとえば、申請書・報告書・議事録・伝票など、紙が前提となっている業務を洗い出すことで改善の対象が見えてきます。

この時点で、「なぜ紙でやっているのか」「どこに手間がかかっているのか」も一緒に整理しておくと、後の導入判断がスムーズになります。

2.スモールスタートで「負担感」を減らす: 最初からすべてをデジタル化しようとすると、現場にとっても心理的なハードルが高くなりがちです。
まずは、申請や日報など頻度が高く業務フローがシンプルなものから着手すると効果も見えやすく、社内の理解も得やすくなります。

「小さく始めて、少しずつ広げる」という進め方が、結果的に全社導入への近道になります。

3.業務に合ったツール選定: ツールを選ぶ際は機能だけでなく、現場が使いやすいかどうかが非常に重要です。
どれほど高機能なツールでも現場に定着しなければ意味がありません。

実際に使う人たちの意見を聞きながらツールを選定し、テスト導入や説明会などを通じて「一緒につくる」姿勢を大切にしましょう。

4.運用ルールの整備と継続的な見直し: 導入後は、「誰が・いつ・どのように使うか」といったルールを明確にし、迷わず運用できる状態を整えます。
また、実際の運用を通じて「使いにくい」「抜けやすい」といった声が出た場合には、都度見直していくことが重要です。

ルールを決めたら終わりではなく、継続的に改善していく柔軟さが長期的な定着につながります。

ペーパーレス化におすすめのツール

ペーパーレス化を進めるうえで、重要なのが「自社に合ったツール選び」です。
ここでは、ペーパーレス化におすすめのツールをご紹介します。

サスケWorks｜すべての業務をアプリで一元化

サスケWorksは、ノーコードで業務アプリを作成できるツールで、現場が抱える紙やExcelでの業務をスムーズにデジタル化できる点が大きな特徴です。
様々なパーツをドラッグ＆ドロップで組み合わせ、自社業務にぴったり合ったアプリを自由に構築できます。

さらに、部門をまたいだ情報の連携や、スマホからの入力・写真アップロードにも対応しており、総務・営業・現場などあらゆる部署で活用できる柔軟性があります。

サスケWorksの活用事例

【内装工事業】
株式会社奈良屋
管理部部長　酒出様

紙の業務日報をアプリ化し、日報提出にかかる時間を約1/2に短縮。
管理職の月報作成も転記作業がなくなり、月に7～10時間の削減を実現しました。

▶株式会社奈良屋様の事例全文はこちら

【自治体・団体】
西海市商工会
事務局長　高尾様
総務企業支援課課長　田中様

AI-OCRとRPAを連携し、雇用保険手続きの作業時間を約10分の1に短縮。
紙で集まる申請書やアンケート回答のデータ化に活用し、名簿作成や電子投票の業務も効率化できました。

▶西海市商工会様の事例全文はこちら

【自治体・団体】
写真甲子園実行委員会
事務局／東川写真の町課主事
田中勇佑様

604校分の応募用紙をAI-OCRで自動データ化。
1日100件の手入力が限界だったのが、サスケWorksのAI-OCRによって作業が約4〜5時間で完了するようになり、1時間あたり20件以上の処理が可能になりました。

▶写真甲子園実行委員会様の事例全文はこちら

kintone｜自由度の高い業務改善プラットフォーム

kintoneは、ノーコードで業務アプリを作成できる国産クラウドサービスです。
豊富なテンプレートが用意されており、社内申請や案件管理、日報・在庫管理などあらゆる業務に対応可能です。

さらに、外部システムとの連携やプラグインを活用することで、自社業務にぴったりのシステムへと柔軟にカスタマイズできる点も魅力のひとつです。

Platio｜スマホ完結型アプリで現場業務に強い

Platioは、現場のスマホ入力に最適化されたアプリを、ノーコードで簡単に作れるツールです。
建設・製造・医療・介護など業種別の100種類以上のテンプレートから選ぶだけで、ペーパーレスアプリを即時導入可能。
位置情報・写真・バーコード読み取りなどスマホ機能と連携した入力に対応しており、紙で記録していた現場報告をアプリ化するのに適しています。

まとめ｜ペーパーレス化は業務効率化の第一歩

紙業務の見直しは、業務の非効率さや属人化といった根本的な課題に気づくきっかけになります。
ペーパーレス化を通じて情報共有のスピードが上がり、転記や集計などの無駄な作業を減らすことで、時間とコストの削減が実現します。
さらに、従業員のストレスも軽減され、働きやすい環境づくりにもつながります。

でも、「どこから着手すればよいかわからない…」という方は、まずは簡単に始められるノーコードツールを試してみるのも一つの方法です。

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よくある質問（FAQ）

ペーパーレス化のメリット・デメリットは？: メリットとしては、業務効率の向上・コスト削減・保管スペースの削減・情報共有のスピード化などが挙げられます。
デメリットは、導入時の初期コストや、ツールの選定・定着に時間がかかる点です。

ペーパーレス社会のメリットは？: 社会全体で見たとき、紙資源の削減による環境保護効果や災害時のリスク分散、働き方改革の推進など持続可能な社会づくりに貢献します。

ペーパーレスって何がいいの？

日常業務で言えば、「探す・転記する・待つ」時間が大きく削減されます。

さらに、情報の共有・検索がしやすくなることで、属人化やミスのリスクも軽減できます。

紙の使用を減らすメリットは？: 用紙代・印刷代・保管棚などのコスト削減はもちろんのこと、省スペース化や業務の可視化・効率化につながります。
人的コストの削減にも寄与します。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。