案件管理とは?
日々の業務で「対応漏れ」「進捗がわからない」「誰が何をしているのか不透明」といった課題に直面した経験はありませんか?
とくに営業部門では、複数の商談や見積案件が同時進行しており、情報が整理されていないと、機会損失や信頼の低下につながりかねません。
そうした業務の混乱を防ぎ、チーム全体で案件の状況を把握・共有できるようにする仕組みが「案件管理」です。
Excelや紙の案件表で対応している企業もまだ多く見られますが、より効率的な「案件管理アプリ」やシステムを活用する動きが進んでいます。
まずは、案件管理の目的や役割について、基本から整理していきましょう。
案件管理の基本的な役割と目的
案件管理とは、取引や業務の単位ごとに、対応履歴・担当者・進捗・期限などを整理し、チーム内で共有・可視化するための業務です。
「営業案件」や「受注案件」を管理するだけでなく、問い合わせ対応や顧客フォローなども対象になります。
案件管理の主な目的は以下の3点です。
1.進捗共有の仕組みづくり
今どの案件がどの段階にあるのか、誰でも把握できる状態にすることで、対応漏れや手戻りを防ぎます。特に複数人で動く業務では、情報の見える化が欠かせません。
2.情報の一元化
Excelやメール、口頭のやりとりに分散していた情報を、案件管理表やアプリに集約することで、最新情報をすぐに確認できるようになります。
3.業務の効率化と標準化
属人的な対応を減らし、案件の対応フローをテンプレート化することで、新人でも迷わずに業務を進められるようになります。
このように案件管理は、現場の混乱を減らすだけでなく、組織全体のパフォーマンス向上にも大きく貢献する仕組みです。
案件とプロジェクトの違いとは?
案件管理を考えるうえで、混同しやすいのが「プロジェクト管理」との違いです。どちらも進捗を追う業務ですが、対象とする仕事の性質が異なります。
案件管理:個別の商談、顧客対応、見積依頼などの短期的・反復的な業務に使われます。
例えば、営業チームが進める複数の受注案件を、案件管理アプリで一覧化して進捗を追うようなケースです。
プロジェクト管理:新規事業や製品開発など、期間が長く複数部門にまたがる業務を対象にします。作業の依存関係やマイルストーンを管理する必要がある場合はこちらが適しています。
両者は完全に分離されたものではなく、案件管理を丁寧に積み上げていくことが、プロジェクト成功にもつながるという関係性にあります。
案件管理でよくある課題とは?
日々の業務をこなしていると、「案件の情報がバラバラで探しづらい」「誰がどこまで対応しているのか把握できない」「引き継ぎがうまくいかない」といった、“よくある困りごと”に直面することがあります。
特にExcelやメールで案件を管理している場合、情報が更新されなかったり、どれが最新のファイルなのか分からなくなったりと、トラブルの温床になるケースも少なくありません。
ここでは、企業の多くが抱えている典型的な課題を3つに分けて見ていきましょう。
情報が分散して共有できない
案件の詳細や対応履歴が、複数のツールや担当者の頭の中に分散している状態では、チーム全体でスムーズに動くことが難しくなります。
例えば、Aさんが対応していた案件の進捗をBさんが把握できず、同じ問い合わせに二重対応してしまう。あるいは、営業部とバックオフィスで案件情報が食い違い、請求内容に誤りが生じる――こうしたリスクは日常的に起こりうる問題です。
また、情報が属人化していると、誰かが休んだり異動したときに、業務が完全にストップする恐れもあります。
「最新情報が、誰でもすぐに見られる」状態をどう作るかは、案件管理の第一歩です。
案件の進捗が見えにくい
Excelで案件管理をしていると、どの案件が今どこまで進んでいるのか、進捗がひと目で分かりにくいという声はよく聞かれます。
例えば、「見積提出」「受注確定」「納品待ち」など、案件ごとのステータスを表に記入していても、フィルタや並べ替えの操作が面倒で、リアルタイムに追うのが難しいのです。
また、更新が手動で行われる場合、担当者がうっかり入力を忘れてしまうと、その案件は“止まっているように見える”状態になります。これは、上司のマネジメントや部門間の連携にも支障をきたします。
進捗をリアルタイムで、かつ視覚的に把握できる仕組みが必要です。
担当者の変更による引き継ぎの不備
案件が長期にわたる場合、途中で担当者が変わることもよくあります。その際に発生しやすいのが、引き継ぎミスや情報の抜け落ちです。
「過去にどんなやりとりがあったのか」「いつまでに何をすべきなのか」などがうまく伝わらないと、顧客との関係性に影響することもあります。
特に、口頭での引き継ぎや、個人管理されたExcelファイルに頼っていると、案件の全体像をつかむまでに時間がかかり、対応が後手に回ってしまいます。
履歴が残り、担当者が変わってもすぐに内容を把握できる環境が、業務の安定運用には不可欠です。
Excelでの案件管理に限界を感じる理由
多くの企業では、案件管理をまずExcelで始めるケースが少なくありません。初期コストがかからず、使い慣れているという理由から、今もなおExcelは広く使われています。
しかし、案件数が増えたり、複数人で管理・共有する必要が出てきたりすると、Excelでは対応しきれない場面が増えてきます。
ここでは、実際の現場でよく聞かれる「Excel管理の限界」について、具体的に見ていきましょう。
二重入力やミスが起こりやすい
Excelでは、データの入力・更新が手作業に頼るため、入力ミスや二重記入、コピー漏れといったヒューマンエラーが起こりやすいという特徴があります。
例えば、営業チームが商談の進捗を更新したのに、別の部署が古いデータをもとに処理を進めてしまい、対応が食い違う――。これは、案件ごとにステータスが変化しやすい環境では致命的です。
また、案件ごとの情報量が増えると、1件あたりの入力項目も増加し、Excelシートが煩雑になります。その結果、更新が面倒になり、入力自体が滞るという悪循環に陥ることもあります。
データのリアルタイム性に欠ける
Excelファイルは基本的に「ローカル」での編集か、共有ドライブ上の「逐次更新」で管理されるため、リアルタイムな情報共有が難しいという問題があります。
特に複数人で編集する場合、「誰が・どこを・いつ更新したか」がわかりにくく、最新情報を把握するのに手間がかかります。
さらに、ファイルのバージョンが乱立してしまうと、「どれが正しいのか分からない」状態になり、業務の判断に迷いが生じます。
クラウド型の案件管理アプリと比べると、リアルタイムでの進捗共有や通知機能に欠ける点は明らかです。
属人化しやすく、担当者依存になる
Excelでの案件管理は、どうしても「そのファイルを作った人」や「更新を担当している人」に依存しがちです。これが属人化の大きな原因となります。
例えば、特定の営業担当者が独自の管理方法でExcelを使っていると、他のメンバーがその内容を理解できず、引き継ぎやチーム連携に支障が出ることがあります。
また、万が一その担当者が退職・異動した場合、ファイルの構造やルールが不明で、使い続けるのが困難になることもあります。
案件管理はチームで共有・活用されるもの。誰が見てもわかる・引き継ぎやすい仕組みが重要なのです。
案件管理ツールを導入するメリット
これまで紹介してきたように、Excelなど従来の管理方法には、情報の分散や属人化、リアルタイム性の欠如といった課題が多く存在します。
これらの問題を根本的に解決する方法として注目されているのが、「案件管理ツール」や「案件管理アプリ」の導入です。
近年では、クラウドベースの管理ツールやノーコードで構築できる業務アプリも増えており、導入のハードルは確実に下がっています。
このセクションでは、ツール導入によって得られる具体的なメリットを4つの視点で整理して解説します。
案件の進捗が一目で分かる
案件管理ツールを使うと、各案件の状況がリアルタイムで可視化され、「今、どの案件が、どこまで進んでいるのか」が一目でわかるようになります。
例えば、進捗ステータスを「見積提出中」「受注確定」「納品完了」などに分類し、ボード形式や一覧形式で表示することで、関係者が状況をすぐに把握できます。
これにより、優先順位の見極めや、遅れている案件への早期対応が可能になります。
特に商談管理を行う営業部門や、納期の厳しい製造部門では、この“見える化”の効果が非常に高いです。
チーム間での情報共有がスムーズになる
案件管理ツールは、複数人・複数部署での共同作業に強みがあります。
コメント機能、通知機能、更新履歴などが備わっているため、案件に関するやりとりや変更点をすべて一元管理できます。
例えば、営業部が案件の進捗を更新すれば、管理部門やバックオフィスもリアルタイムで内容を確認できるため、連携ミスが減ります。
また、チャットやメールと異なり、「誰が」「何を」「いつ」対応したかが記録に残るため、トラブル時の振り返りや引き継ぎもスムーズです。
属人化を防ぎ、業務の標準化が進む
案件管理ツールを使うことで、「個人のやり方」に依存せず、全社で共通のルールに基づいた業務運用が可能になります。
例えば、案件登録のフォーマットや対応フロー、ステータスの切り替えルールなどをあらかじめ設定しておけば、誰が担当しても一定の品質で業務を進めることができます。
これにより、新人や異動してきたメンバーでもすぐに業務にキャッチアップでき、マネージャーも安心して仕事を任せられる体制が整います。
業務の属人化リスクを抑えながら、組織としてのパフォーマンスを安定化できるのが大きな強みです。
リモートワークでも案件の状況を把握できる
案件管理ツールの多くはクラウドベースで提供されており、インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能です。
これにより、出社せずとも案件の進捗確認や対応ができるようになります。
在宅勤務中でも、「今日はどこまで進んでいるか」「次の対応者は誰か」などを確認でき、リモートワーク中の連携不足や情報の伝達ミスを防ぎます。
また、スマートフォンやタブレットからアクセスできるツールも増えており、外出先や現場でも即座に情報を確認・入力できる点も大きな魅力です。
案件管理ツールの選び方とチェックポイント
案件管理ツールを導入する際、「使いやすそう」「なんとなく便利そう」といった印象だけで選んでしまうと、あとから「現場に合わない」「結局使われない」という事態になりかねません。
そこで重要なのが、自社の業務フローやチームのITスキル、運用体制に合ったツールを選ぶことです。最近では、プログラミング不要で業務アプリが作れるノーコードツールを活用する企業も増えており、現場主導で柔軟に管理体制を整える動きが広がっています。
ここでは、導入で失敗しないために押さえておきたい4つのチェックポイントを紹介します。
自社の業務フローに合っているかを確認する
まず第一に確認したいのが、自社の業務の流れにきちんとフィットするかどうかです。
案件管理といっても、営業部門なら「顧客ごとの進捗や見積履歴が管理できるか」、製造業なら「工程別のステータスを管理できるか」など、求める内容が異なります。
自社にとって必要な機能が揃っているかを事前にチェックしましょう。
初めて使う人でもわかりやすいUI設計か?
ツールを定着させるには、「直感的に使えるかどうか」が非常に重要です。
特にITに詳しくないスタッフがメインユーザーの場合、複雑な操作や専門用語が多いツールは避けるべきです。
・案件をボード形式で管理できる
・ステータスが色分けされていて分かりやすい
・スマホやタブレットでも操作できる
こうした点が揃っていると、日常業務の中で自然と使われるようになります。
実際の操作感を事前に体験しておくと、導入後のギャップを防げます。
他の業務システムとの連携が可能か
案件管理は単体で完結するものではなく、顧客管理(CRM)や営業支援(SFA)、会計システム、チャットツールなど、他のシステムとの連携も重要です。
例えば
・案件が受注になったら、自動で請求システムにデータ連携される
・案件に更新があったら、SlackやTeamsに通知される
といった仕組みがあると、日々の運用が大幅にスムーズになります。
APIや外部サービスとの連携可否も、選定時に見ておきたい重要なポイントです。
サポート体制や導入支援があるかも要チェック
どんなに優れたツールでも、導入直後は「どう使えばいいのか分からない」「業務にどう落とし込めばいいのか迷う」といった壁にぶつかることがあります。
そうしたときに頼れるサポート体制があるかどうかは、安心して運用を続けるうえでとても重要です。
・導入時の初期設定を支援してくれるか
・マニュアルやFAQが充実しているか
・チャットや電話でのサポートがあるか
といった点は、ツールの使い勝手以上に、運用を継続する上で大きな差になります。
ノーコードで始めるなら「サスケWorks」
案件管理ツールにはさまざまな種類がありますが、「自社に合う形で、柔軟に使いたい!」という企業にとって、ノーコードツールを活用しての案件管理アプリはとても有効な選択肢です。
サスケWorksとは?

サスケWorksはプログラミングスキルがなくても、オリジナルの業務アプリを作成することができるノーコードツールです。
ドラッグ&ドロップの直感的な操作で、データベース構築を基に様々な機能を組み合わせて多種多様のアプリを構築できます。
サスケWorksで案件管理をするメリット!
①自社の業務にぴったり合った案件管理ができる!
サスケWorksの強みは『柔軟な入力項目の設定』です。これにより“自社仕様”の案件管理の仕組みをつくることができます。現場の実務にフィットした運用が可能になります。
例えば、入力項目の違いで複数のExcelシートに分かれていた案件管理も、サスケWorksなら1つのアプリに集約可能です。
②案件・顧客・見積管理が”つながる”仕組みを作れる!
これまでExcelでバラバラに管理していた顧客情報・案件情報・見積作成などをアプリ間で連携させて、ひとつの流れで管理できるようになります。
案件情報の登録時・見積作成時に顧客情報を呼び出し、情報の二重入力やコピー作業を大幅に削減します。情報のつながりが生まれることで、業務効率と正確性が同時に高まります。
③ITが苦手でも、使いこなせる優しいUI設計!
「ツールは便利そうだけど、ITに詳しくないと難しそう…」と感じている方にも、
サスケWorksはとてもシンプルな画面構成で迷わず操作できます。
アプリ作成も、非エンジニアにも直感的に使えるやさしい設計になっています。
また、テンプレートアプリが用意されているため、すぐに案件管理をスタートさせることができるのも大きな魅力です。
④一人あたり 約455円~ で利用できる!
案件管理システムというと「お金がかかるのでは?」と導入をためらう方もいるのではないかと思いますが、サスケWorksは大変リーズナブルな料金体系です。
1ユーザーあたり月額 約455円〜 というコストで利用でき、コストパフォーマンスに優れています。
中小企業や少人数のチームでも無理なく導入でき、効果も実感しやすいため初めての案件管理ツールとしてもおすすめです。
サスケWorks導入企業の成功事例
株式会社ピノーレ様 [エアゾール商品、香水の製造販売]
営業の情報共有ツールとして導入。後に事業全体の業務効率化に寄与!
導入前に抱えていた課題
香水の小ロット製作サービスの開始に伴い、営業チームを新設。
情報共有ツールがなく、案件管理や進捗の可視化、売上管理が課題。
導入して解決したこと
営業案件管理アプリとして活用。案件管理、顧客管理、見積書作成を一元化し、営業チーム内での情報共有と進捗管理がスムーズになった。
導入の成果・効果
シンプルな操作性で、導入後1カ月で定着。業務効率も向上。
後の急な業務展開の際には、必要な業務アプリを迅速に作成でき、事業全体での情報共有や業務効率化に寄与した。
キットカンパニー株式会社様 [サービス業(老人ホーム紹介事業)]
紙ベースの顧客情報管理から脱却し、業務効率化を実現!
導入前に抱えていた課題
紙ベースでのお客様情報の管理で、検索性が悪く、該当情報を探すのに30分を要していた。時間が経過してからの顧客対応の振り返りが困難だった。
案件管理は完全に営業担当任せ。会社として全体把握ができていなかった。
外出先では社内にある紙の情報を見ることができず、お客様対応が難しかった。
導入して解決したこと
相談者情報がアプリに格納されて検索が容易になった。
時間をおいても過去の対応履歴が確実に把握できるようになった。
外出先からもお客様情報にアクセス可能となり、対応の品質が向上した。
導入の成果・効果
各営業担当の持つ案件や状況が可視化され、社内全体での動きが把握できるようになった。
蓄積されたデータを営業活動に活用している。情報の重要性と便利さを実感している。
【業種別】案件管理の活用事例
案件管理は「進捗の見える化」「情報の一元化」「チームでのスムーズな連携」を目的に、さまざまな業種で導入が進んでいます。
ただし、業務内容や案件の進め方は業種によって大きく異なるため、業種ごとに「どのように管理するか」「何を重視するか」のポイントが変わってきます。
ここでは、代表的な業種における案件管理の活用例を、現場でよくある課題とともにご紹介します。
営業部門:商談の進捗と優先度を明確にする
営業の現場では、複数の商談が並行して進むのが一般的です。そのため、「誰がどの案件を担当しているのか」「どこまで話が進んでいるのか」が曖昧になりやすく、対応漏れや優先順位の誤りが起きることもあります。
案件管理を導入することで、商談の進捗状況を可視化し、次にすべきアクションや対応期限を明確にすることが可能になります。
また、受注見込みや成約時期といった情報を一覧化することで、営業会議や見込み管理も効率化されます。
製造業:工程ごとの進捗や納期を正確に把握する
製造業では、受注から出荷までのプロセスが多段階にわたり、関係部門も多くなるため、全体の流れを正確に管理する必要があります。
個々の工程に遅れや抜けがあると、納期遅延や品質問題に直結してしまうため、早期の状況把握が欠かせません。
案件管理を使えば、案件ごとの進捗を工程単位で整理し、ボトルネックになっている部分を把握しやすくなります。
また、各工程にかかる時間や人員を記録しておくことで、今後の業務改善や原価管理にも役立ちます。
建設業:現場ごとの進捗とコストの把握を一本化
建設業では、1つの企業で複数の現場案件を同時に抱えることが多く、現場ごとの進捗や費用を如何に管理するかが大きな課題です。
従来のように紙や口頭での報告をベースにしていると、情報が遅れたり誤解が生じやすくなります。
案件管理を導入することで、各現場の作業状況や必要資材、外注先の手配状況などを一元的に把握でき、現場と本社との情報格差を小さくすることが可能になります。
さらに、案件ごとの予算と実績を見比べながら、コスト管理や利益率の改善にもつなげることができます。
士業・コンサルティング業:対応履歴の蓄積と引き継ぎの円滑化
士業(弁護士、税理士、社労士など)やコンサルティング業では、1人の顧客に対して複数の案件が継続的に発生します。
長期間にわたる対応や、複数の担当者が関わるケースも多く、やりとりの履歴や資料の管理がとても重要になります。
案件管理の仕組みを導入すると、顧客とのやり取り、対応履歴、期限、提出物などを一元的に記録・管理できるため、情報の抜け漏れや対応ミスを防ぐことができます。
また、担当変更があっても過去の経緯をすぐに確認できるので、スムーズな引き継ぎが可能になります。
このように、案件管理は業種を問わず効果を発揮しますが、「どのような情報を、どの粒度で、どんな目的で管理するのか」は業種や業務内容に応じて柔軟に設計することが重要です。
業務に合った管理方法を選ぶことが、案件管理を成功させる第一歩です。
案件管理に関するお悩みとその解決策
Excelやスプレッドシートで頑張って案件を整理していても、件数が増えたり、チームで共有する場面が増えてくると、ちょっとした“やりづらさ”が積み重なって大きなストレスになることも。
ここでは、よくある悩みとその解決策を、ツールを活用したスマートな対応方法とあわせてご紹介します。
案件情報の更新漏れをどう防ぐか?
「忙しくて入力を忘れてしまった」「更新するのをつい後回しにした」
こんなふうに、案件情報が最新の状態になっていないと、関係者が誤った判断をしたり、二重対応が起きてしまうことも。
こうした更新漏れの防止には、案件管理ツールの活用が効果的です。
例えば、案件のステータスや対応状況を簡単に変更できるインターフェースや、「更新していない案件を自動でリマインドしてくれる通知機能」などがあると、負担を感じずに自然と情報が整っていきます。
ツールを使えば、「忘れずに更新しないと…」というプレッシャーを手放しながら、最新情報が自動で整っている状態をつくることができます。
担当者の変更による混乱を最小限にする方法
案件は1人の担当者が最後まで対応できるとは限りません。途中での引き継ぎや、複数人での共同対応も頻繁に発生します。
しかし、引き継ぎが口頭やメモに依存していると、情報漏れや認識違いが起きがちです。
そこで重要になるのが、誰が、何を、いつ対応したかが記録される履歴の管理機能です。
案件管理ツールを使うことで、誰がいつ何をしたのかが記録でき、資料やメモも案件に紐づけて保存できます。
新しい担当者は、案件を開くだけで「今の状況」「過去の経緯」「次にやること」がすぐに把握できるため、ストレスなくスムーズに引き継ぎができるようになります。
案件数が増えたときに情報を整理するには?
最初は案件の数も少なく、Excelで管理できていたけれど、気づけばファイルがパンパンに…。「どれが完了案件で、どれが動いてるんだっけ?」と、探すことに時間がかかるようになっていませんか?
案件が増えてきたときこそ、情報を整理してくれるツールが頼りになります。
ツールの活用で、案件を「対応中」「完了」「保留中」などのステータスで振り分けたり、完了案件をアーカイブに移動させることができます。
表示する案件を絞り込んだり、並び替えの作業もワンクリックでできるので、「必要な情報にすぐたどり着く」快適な状態が保てます。
ツールを導入で、案件が増えても“散らからない管理”が実現できます。
案件の優先度がつけにくいときの判断基準
複数の案件を抱えていると、「どれから対応すればいいのか」が見えにくくなりがちです。
急ぎの案件を後回しにしてしまったり、大事な取引先への対応が遅れてしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。
そんなときも、ツールを活用することで、案件に優先度をつけたり、対応期限を自動で見える化することが可能になります。
例えば「納期が近い順」「重要顧客の案件だけ抽出」などの表示切り替えができれば、今やるべきことがひと目で分かります。
案件管理の悩みは、担当者の努力だけでは限界があります。
更新や共有、優先順位の判断など、手間のかかる作業こそツールで仕組み化することで、安心して業務に集中できる環境が整います。
まとめ
案件管理をきちんと行うことは、チームのミス防止や業務の効率化に直結します。
しかし、せっかく導入したツールが「現場で使われない」「操作が難しい」では意味がありません。
サスケWorksなら、業務に寄り添った“ちょうどいい仕組み”を自分たちでつくることができます。
はじめての案件管理アプリとしても、既存の運用の見直しとしても、ぜひ一度検討してみてください。
よくある質問
案件管理とは何ですか?
案件管理とは、顧客ごとの依頼や業務、取引内容などを案件単位で記録・整理し、進捗や対応状況を管理することです。
営業活動・受注・見積・納品・アフターフォローなど、1つの流れを「案件」として扱い、状況を正確に把握することで、対応漏れやトラブルを防ぎます。
案件管理表とは何ですか?
案件管理表とは、Excelやアプリなどで作成される案件一覧の記録・進捗管理シートのことです。案件名、顧客名、担当者、ステータス、期日などの情報を表形式で管理します。
最近では、これをクラウド上で行える案件管理ツールの活用が増えています。
仕事の案件を管理する方法は?
一般的には以下のような手順で管理を行います。
1.案件ごとの情報を記録(顧客、内容、期日など)
2.ステータス(進行中/完了など)で分類
3.担当者を割り当て、対応履歴を残す
4.定期的に進捗を確認・更新
Excelや紙ベースでも可能ですが、クラウドツールを使うことで、より効率的かつ正確に管理ができます。入力ミス防止や通知機能なども組み込めるため、実務に適しています。
案件管理と商談管理の違いは何ですか?
商談管理は、営業活動の中でも「成約に向けた提案プロセス」の進行を管理するもので、案件管理の一部と考えることができます。
一方、案件管理は、見積提出や受注後の納品対応、顧客とのやり取り全体を対象とするより広い概念です。
商談管理:主に受注前の営業活動を追う
案件管理:受注前後を含めた全体を管理する
という違いがあります。
案件管理ツールは無料でも使えますか?
はい、無料で使える案件管理ツールも存在します。
ただし、無料プランでは以下のような制限があることが多いため注意が必要です。
・登録できる案件数に上限あり
・外部連携機能が使えない
・チームメンバーの数が制限される
・サポートが受けられない
業務の規模やチーム体制に応じて、無料版で試してから有料版に移行するというステップを踏むのがおすすめです。
小規模なチームでもツール導入は効果的ですか?
はい、小規模なチームでも案件管理ツールの導入は十分効果的です。
むしろ人数が少ない分、情報が属人化しやすく、共有ミスや対応漏れが起こりやすいため、整理された管理方法が早期から役立ちます。
また、導入により業務の標準化や見える化が進むため、メンバーが増えたときにもスムーズに引き継ぎができるようになります。
著者情報

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ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
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