紙の書類や手書きの情報を扱う中で、入力や転記の手間に悩まされていませんか？
そうした業務は、OCR技術を使うことで簡単にデジタル化できる時代になっています。
この記事では、OCRの基本や導入メリット、業務で活用しやすいツールの選び方をわかりやすく紹介します。
OCRとは？
OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）は、紙に書かれた文字や印刷された文章を、デジタルの文字データに変換する技術です。
紙の書類をスキャンして文字を読み取ることで、編集や検索ができるデータとして扱えるようになります。
これにより、手作業での入力や紙の管理の手間が減り、業務の効率化につながります。
最近では、AIを活用した「AI-OCR」も登場しており、複雑な手書き文字や帳票にも高い精度で対応できるようになっています。
OCRを活用するメリット
OCRには、紙の書類をデジタル化するだけでなく、業務全体の効率や生産性を大きく向上させる力があります。
ここでは、主な3つのメリットをご紹介します。
業務効率の向上と時間短縮
OCRを使えば紙の書類を自動でテキスト化でき、手作業での入力が不要になります。
たとえば、100件分の申込書を1件ずつ入力していた作業がOCRなら数分で完了します。
大量の情報を扱う現場ほど、入力や整理にかかる時間を大きく短縮できます。
データの管理がラクになる
OCRで取り込んだデータは、テキスト情報として保存・管理できます。
「ファイル内検索」が可能になり、必要な情報をすぐに探し出せるようになるため、紙の山をめくる必要がなくなります。
さらにクラウドと連携すれば、オフィス外からでも閲覧・共有が可能です。
データの活用が広がる
デジタル化した情報は、スプレッドシートや業務アプリと連携して、分析やグラフ化にも活用できます。
たとえば、紙アンケートの内容を読み取り、結果を自動集計・分析することでサービス改善や業務改善に役立てることができます。
OCRが活用されやすい業務シーンとは？
OCRは紙を使った業務で特に効果を発揮します。
ここでは、活用されやすいシーンの例をご紹介します。
日々の業務で使っている紙の書類をデジタル化するだけでも、入力や管理にかかる手間を大きく減らすことができます。
OCRを導入する際の注意点と成功のコツ
OCRは非常に便利な技術ですが、導入後に「思ったより読み取れない」「うまく使いこなせない」と感じるケースもあります。
ここでは、OCRを効果的に活用するための注意点と成功のコツをご紹介します。
このような課題を回避するには、帳票の設計を工夫することがまず重要です。
最近では、AIの画像解析を活用した「AI-OCR」も登場しており、手書き文字や非定型帳票の読み取りにも柔軟に対応できるようになっています。
学習機能や自動補正機能が搭載されているため、読み取り精度のばらつきも安定しやすくなっています。
ツールを選ぶ際のポイント
OCRを導入するうえで、ツール選びは非常に重要です。
ここでは、用途に応じたツール選定のポイントをわかりやすくご紹介します。
精度は良いか？
OCRツールを選ぶ際に最も重要なのが「認識精度」です。
特に、手書き文字や細かい文字、レイアウトが複雑な資料を扱う場合は高精度なOCRツールが求められます。
精度が高いツールであれば誤認識が減り、後からの修正作業を大幅に減らすことができます。
コストがどれくらいかかるか？
OCRツールには無料と有料のものがあり、使用頻度や必要な機能に応じて選ぶとよいでしょう。
無料版でも基本機能を備えているものはありますが、ビジネス用途で大量のデータを扱う場合や高い精度が求められる場合には、有料ツールの導入も検討の価値があります。
月額料金やライセンス費用なども確認し、機能とコストのバランスが取れているかをチェックしましょう。
使いやすいか？
使い勝手が悪いとせっかくのOCR機能も十分に活用できません。
特に、多くのスタッフが使用する場合は直感的に操作できるUIや、日本語でのサポートが整っているかも確認ポイントです。
最近では、ノーコードで設定・運用できるOCRツールも登場しており、専門知識がなくても使いやすい点が支持されています。
AI-OCRを活用するなら「サスケWorks」
高精度なAI-OCRを業務に取り入れたいと考えている方には、ノーコードで使える業務アプリ作成ツール「サスケWorks」のAI-OCR機能がおすすめです。
サスケWorksとは？
サスケWorksは、ノーコードで業務アプリを作成できるクラウド型ツールです。
日報や申込書、アンケートなどの紙帳票をAI-OCRで自動読み取りし、そのままアプリに登録できるため現場の紙業務をスムーズにデジタル化できます。
サスケWorksの「AI-OCR」特徴
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手書き文字・複数ページ帳票にも対応
複雑なレイアウトや複数ページの紙帳票も、正確に読み取り可能です。 -
フリーフォーマット読み取りに対応
事前にレイアウトを登録しなくても、AIが書類内のテキストを分類し、適切な項目に自動登録します。 -
生成AIによる予測データの補完が可能
記載されていない勘定科目や面接用の質問項目など、人が判断していた情報をAIが推測・自動生成します。 -
OCRで読み取った情報をそのままアプリに登録
転記や手動入力が不要になり、作業の抜け漏れも防げます。
紙業務を減らし、情報の見える化や共有スピードを高めたい方は、ぜひ一度サスケWorksのAI-OCR機能をご活用ください。
まとめ
紙の書類をデジタル化することで、情報の管理や共有が格段にスムーズになります。
中でもOCRを活用すれば、手入力の手間や転記ミスを大幅に減らすことができ、業務効率化につながります。
最近では、AIによる文字の読み取り精度の向上や、手書き・複数ページ・非定型帳票への対応など、OCRの技術も大きく進化しています。
さらにサスケWorksのように、生成AIと連携して情報の予測補完まで行えるツールも登場しており、現場の業務改善を強力にサポートします。
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よくある質問（FAQ）
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紙に書いた文字をそのままデジタル化する方法はありますか？
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はい、可能です。
紙の書類をスマホやスキャナーで取り込み、OCRまたはAI-OCRツールを使うことで、画像から文字を抽出しデジタル化できます。
手書き文字が含まれている場合は、AI技術を活用したAI-OCR対応のツールを使うと、より高精度な変換が期待できます。
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手書きの文字をそのままデータ化するにはどうすればいいですか？
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手書き文字をデータ化するには、まず紙をスキャンまたは撮影し、AI-OCRツールで読み取ります。
特にノートや記入済みの申込書などを扱う場合は、レイアウトの自由度が高いAI-OCRを使うとスムーズです。
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OCRツールを使うときに注意すべきことはありますか？
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はい、特に手書き文字を読み取る場合や、帳票の形式がバラバラな場合は、対応範囲や読み取り精度に注意が必要です。
事前にレイアウトを登録しなくても使えるフリーフォーマット対応のAI-OCRであれば、現場の運用にも柔軟に対応できます。
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手書きの文字をPCに取り込む方法はありますか？
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はい、あります。
スキャナーやスマホで紙書類を画像化し、それをPCに取り込んでOCRソフトで処理する方法が一般的です。
より高度な読み取りが必要な場合は、AI-OCR機能を搭載したクラウドツールの活用もおすすめです。たとえば「サスケWorks」では、手書き文字の読み取りからアプリへのデータ登録までをノーコードで一括管理できます。
著者情報
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ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
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ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。
