業務の自動化とは？自動化させるメリットやおすすめのツールを紹介

業務自動化とは何か？

業務自動化とは、反復的で定型的な作業をテクノロジーやツールを活用して効率化することを指します。
これにより、人間が手作業で行っていたプロセスが省略され、時間やリソースを節約するだけでなく、精度の向上や業務の標準化も実現できます。

特に、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAIを活用したソリューションが注目されています。
効率的な業務運営のために、まず「何を自動化すべきか」を明確にし、自社の課題解決に最適なツールを選ぶことが重要です。

業務自動化のメリット

業務の自動化は、様々なメリットがあります。
以下では、具体的なメリットについて詳しく解説します。

メリット①：作業時間を短縮できる

業務自動化を導入することで、繰り返し行われる定型的な作業にかかる時間を大幅に削減できます。
たとえば、RPAを活用すればデータ入力や集計作業が数分で完了するようになります。

メリット②：ヒューマンエラーを減らせる

手作業ではどうしても避けられない入力ミスや計算ミスも、自動化によって大幅に減らすことが可能です。
特に、経理やデータ処理業務では高い精度が求められるため、自動化により業務の正確性が大幅に向上します。

メリット③：コストの削減ができる

自動化ツールを導入する初期費用はかかりますが、長期的には人件費やミスによるコストを削減できます。
また、効率化により従業員の負担が軽減されるため、労働時間の短縮にも寄与します。

メリット④：社員の生産性を向上できる

自動化によって単純作業の負担が減ることで、社員はより戦略的な業務に専念できるようになります。
これにより、モチベーションが高まって生産性の向上が期待できます。

メリット⑤：業務プロセスを標準化できる

業務自動化を通じて、全社員が統一されたプロセスで業務を進められるようになります。
これにより、部署間のコミュニケーションがスムーズになり、属人的な業務から脱却できるため、業務全体の効率がさらに向上します。

業務自動化の方法

業務自動化を実現するには、適切なツールや技術を活用することが重要です。
以下では、代表的な方法を紹介します。

RPAツールの導入

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、ソフトウェアロボットを利用して定型的な作業を自動化する技術です。

具体的には、データ入力・ファイルの振り分け・請求書処理など、人が手作業で行っていた反復的なタスクをロボットに代行させることが可能です。

また、24時間稼働可能であるため、人手では対応が難しい大量の業務を短期間で処理することもできます。

AIツールの導入

AI（人工知能）は、データの分析や予測や複雑な意思決定をサポートする高度な技術です。
たとえば、AI-OCR（文字認識技術）を利用して紙媒体の書類をデジタル化したり、チャットボットを活用してカスタマーサポートを効率化することが可能です。

マクロを活用

ExcelやGoogleスプレッドシートで使用されるマクロは、繰り返し行う作業を自動化するための簡単なプログラムです。
マクロを利用することで、データの加工やレポート作成をボタン1つで完了させることができます。

プログラミングを活用

特定の業務に特化した自動化を実現するには、プログラミングが必要な場合もあります。
PythonやJavaScriptなどのプログラミング言語を活用して、独自の自動化システムを構築することで汎用ツールでは対応できない課題を解決できます。

業務自動化の導入手順

業務自動化を成功させるためには、計画的な導入手順が重要です。
以下では、詳しい導入手順を解説します。

自動化したい業務をリストアップする

まずは、自動化すべき業務を明確にすることが必要です。
時間がかかる反復的な作業や、ヒューマンエラーが起きやすい業務をリストアップしましょう。
たとえば、経理業務のデータ入力や営業部での日次レポート作成などが対象になります。

ツールを選定し、自社業務に適合させる

自動化する業務が決まったら、それに適したツールを選定します。
たとえば、RPAツールは定型業務、AIツールはデータ解析や意思決定に向いています。
ツールを選ぶ際には、自社の業務フローやシステムとの互換性を確認することが重要です。

社員へのトレーニングを実施する

ツールを導入しただけでは効果を最大化できません。
社員がそのツールを正しく使えるよう、適切なトレーニングを実施する必要があります。
たとえば、RPAツールの場合、操作画面の基本的な使い方から始めて実際の業務プロセスにどう適用するかを段階的に学ぶプログラムを用意します。

効果測定を行い、改善ポイントを明確化する

自動化を導入した後は効果測定を行いましょう。
KPI（重要業績評価指標）を設定し、業務時間の削減率やエラー発生率の低下を数値化します。
その結果をもとに、さらなる改善ポイントを見つけて継続的に最適化を図ります。
このプロセスを繰り返すことで、より高い効果が期待できます。

【部署別】業務自動化の事例

業務自動化は、どの部署においても効率化を図る強力な手段となります。
以下に、代表的な部署別の自動化事例を紹介します。

総務部

総務部では、多くのルーチンワークが発生します。
たとえば、契約書のデジタル化と一元管理システムの導入により、書類検索や更新の効率が大幅に向上します。

また、勤怠管理システムを活用することで社員の出退勤データを自動収集・集計し、給与計算の正確性を確保できます。

営業部

営業部では、RPAツールを用いて顧客データの更新やリスト管理を自動化することが可能です。
また、メールマーケティングツールを活用することで、営業フォローアップメールやキャンペーン情報の一斉送信を効率化できます。
これにより、営業担当者が本来の業務である商談や戦略立案に集中できるようになります。

人事部

人事部では、応募者管理システムを導入することで応募者情報の収集から面接スケジュール調整までを一元化できます。
また、給与計算ツールを活用することで経費精算や社会保険料の計算を正確かつ迅速に処理することが可能です。
これにより、人事業務の効率化と正確性の向上が期待できます。

カスタマーサポート

カスタマーサポート部門では、AIを活用したチャットボットを導入することでよくある質問への自動対応が可能になります。
これにより、サポートスタッフの負担を軽減し、迅速な対応が求められる問題解決にリソースを割けるようになります。

また、自動返信メールシステムを活用することで問い合わせへの即時応答が可能になり、顧客満足度の向上にもつながります。

よくある質問

仕事を自動化できる例は？

繰り返し行われる定型業務が自動化に向いています。
たとえば、データ入力、請求書の処理、在庫管理、定型メールの送信などが該当します。
また、RPAやAIツールを活用すれば複雑な業務も自動化することが可能です。

社内業務の自動化とはなんですか？

社内業務の自動化とは、従業員が手作業で行っていたプロセスをソフトウェアやツールを使って効率化することを指します。
特に、RPAやAIを活用した自動化はヒューマンエラーの削減や生産性向上に役立ちます。

自動化しやすい業務はなんですか？

反復性が高く、ルールが明確である業務が自動化に適しています。
たとえば、定期的なレポート作成、メール通知、スケジュール管理などです。
これらの業務は、自動化することで大幅に効率化できます。

作業の自動化とはどういうことですか？

作業の自動化とは、特定の業務プロセスをテクノロジーによって実行することです。
これにより、手作業の負担を減らし、スピードと正確性を向上させることができます。

たとえば、AIやRPAを活用することで、日常的なタスクが人手を介さずに完了する仕組みを構築できます。

業務自動化を始める際の注意点はありますか？

自動化が適している業務とそうでない業務を明確に区別すること、ツール導入のコストやセキュリティリスクを事前に把握する必要があります。

さらに、社員が新しいツールをスムーズに使いこなせるよう、必要に応じてトレーニングを実施することも忘れてはいけません。

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サスケWorksとは？

サスケWorksはプログラミングスキルがなくても、オリジナルの業務アプリを作成することができるノーコードツールです。
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、データベース構築を基に様々な機能を組み合わせて多種多様のアプリを構築できます。

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サスケWorksの「オートメーション機能」は、特定のタイミングやユーザーの操作に応じて、メール・SMS送信などのアクションを自動で実行することが可能です。
（※プレミアムプランのみの機能です）

設定も簡単で、様々な用途に応じた設定が可能です。

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イベント監視：レコードの登録や修正、承認申請の完了などユーザーの操作をきっかけに、アクションを実行。
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著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
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ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。