不動産業務を効率化する方法とは？具体例とおすすめツールで徹底解説！｜Worksを知る｜ブログ｜ノーコードWEBアプリ作成ツールサスケWorks（サスケワークス）

不動産業の業務改善・効率化とは？

不動産業務の効率化とは、日常的に行われる業務プロセスを見直し、作業の簡略化や無駄の排除を目指す取り組みのことを指します。不動産業界では、契約書管理、顧客対応、物件情報の共有など多岐にわたる業務が存在し、これらの非効率なプロセスが業績の向上や顧客満足度に影響を与える可能性があります。

効率化を実現するためには、ツールやシステムの活用だけでなく、業務フローの最適化や社内体制の見直しも必要です。本記事では、不動産業務における具体的な課題や効率化のための方法、ツールの紹介、成功事例まで幅広く解説します。これにより、読者が業務改善に向けた最適なアクションを取れるよう支援します。

業務効率化が必要とされる背景

不動産業務の効率化が注目される背景には、業界特有の課題や時代の流れに伴う変化が挙げられます。これらの課題を解決することは、業績の向上だけでなく、従業員の働きやすさや顧客満足度の向上にもつながります。以下に具体的な背景要因を解説します。

人手不足や長時間労働の問題

不動産業界では、人手不足が深刻化しています。特に地方都市では若年層の人口減少により、採用難易度が高まっています。また、多岐にわたる業務を少人数でカバーする必要があるため、従業員に過剰な負担がかかりやすく、結果として長時間労働や離職率の上昇につながることが多いです。

この問題を解決するためには、業務を効率化し、限られた人材でより多くの成果を出す仕組みが必要です。タスクの自動化や、煩雑な業務をサポートするツールの導入が求められています。

競争激化と顧客対応の多様化

インターネットの普及により、物件情報がオンラインで簡単に比較される時代となり、不動産会社同士の競争が激化しています。さらに、顧客のニーズも多様化しており、スピーディーで的確な対応が求められるようになりました。

例えば、夜間や休日にも問い合わせ対応が必要なケースが増えており、これを手作業で対応するのは非効率です。チャットボットや自動返信システムを活用することで、顧客対応の質を落とさずに効率を向上させることができます。

DX（デジタルトランスフォーメーション）の進展

近年、多くの業界でDX（デジタルトランスフォーメーション）が進んでおり、不動産業界も例外ではありません。紙の書類や対面での手続きが主流だった業務が、デジタル化されつつあります。

例えば、電子契約システムの導入により、契約書の作成や管理が簡素化され、時間やコストの削減が実現します。さらに、AIやクラウドサービスを活用することで、業務効率が飛躍的に向上します。DXを取り入れることで、競争力を強化するだけでなく、将来的な市場変化にも柔軟に対応できる基盤を築くことが可能です。

不動産業界の具体的な課題と解決策

不動産業界では、契約書や顧客対応、物件情報の管理など、日常業務に多くの課題が存在します。これらの非効率なプロセスを改善するためには、具体的な解決策が必要です。以下では、代表的な課題ごとに最適な効率化の方法を解説します。

契約書や書類管理をペーパーレス化する方法

契約書や書類の管理は、不動産業務において最も時間がかかる作業の一つです。紙ベースの管理では、保管スペースの確保や情報検索の非効率性が問題になります。また、書類の紛失リスクも伴います。

解決策

電子契約システムの導入

具体例

電子印鑑GMOサインやクラウドサインといった電子契約ツールを利用すれば、契約書の作成、署名、保管までをオンライン上で完結できます。

導入事例

某不動産会社では、ペーパーレス化により年間で200万円以上のコスト削減を実現しました。

問い合わせ対応を自動化するチャットボットの活用

不動産会社への問い合わせは多岐にわたり、営業時間外にも対応が必要な場合があります。これをすべて手作業で行うと、スタッフの負担が大きくなり、対応の遅れが顧客満足度の低下につながる可能性があります。

解決策

チャットボットの導入

具体例

Zendeskやチャットプラスを利用したカスタムチャットボットを導入すれば、顧客の質問に24時間対応可能です。

メリット

繰り返しの質問に自動で対応できるため、スタッフはより付加価値の高い業務に集中できます。

導入事例

某大手不動産会社では、チャットボットを導入して問い合わせ対応の50%を自動化し、営業時間外の対応力を強化しました。

物件情報共有のリアルタイム化とクラウド管理のメリット

物件情報は常に変化するため、リアルタイムでの共有が求められます。しかし、エクセルや手動での管理では情報が古くなりがちで、社内外での共有がスムーズに進まないケースがあります。

解決策

クラウドベースの物件管理システムを活用

具体例

いえらぶCLOUDやITANDI BB（イタンジビービー）などのクラウド型不動産管理ソフトを導入すれば、最新の物件情報を簡単に共有できます。

メリット

社内外でリアルタイムに情報を共有できるため、顧客対応のスピードと正確性が向上します。また、スマートフォンからもアクセス可能なため、外出先での利用にも便利です。

導入事例

中小規模の不動産会社がクラウドツールを活用し、情報更新の時間を30%短縮しました。

業務効率化に役立つツールやシステムの紹介

業務効率化を実現するためには、適切なツールやシステムを導入することが不可欠です。不動産業界向けのツールは多岐にわたり、それぞれの用途に応じた選択が必要です。以下では、効率化を促進する具体的なツールやシステムを紹介します。

不動産管理に特化したCRMツールの活用事例

CRM（顧客関係管理）ツールは、不動産業務において顧客情報を一元管理し、顧客対応の質を向上させるための重要なシステムです。

活用方法

顧客の問い合わせ履歴や契約状況をリアルタイムで確認し、的確な対応を実現。スケジュール管理機能を活用し、内見や商談の調整をスムーズに行う。

導入事例

某中堅不動産会社では、HubSpot（ハブスポット）を導入。顧客情報の一元管理により、営業の効率が20%向上し、顧客満足度の大幅な改善につながりました。

内見予約を自動化するスケジュール管理ツール

内見予約は、不動産業務で頻繁に発生する作業の一つですが、手作業での調整は非効率です。スケジュール管理ツールを導入することで、予約プロセスを自動化できます。

おすすめツール

ITANDI BB（イタンジビービー）や不動産BBなどのスケジュール管理ツールを活用すると、顧客が空いている日時を選んで簡単に予約できます。
物件ごとに予約可能時間を設定し、ダブルブッキングを防止します。

導入事例

大手不動産会社が不動産BBを活用。内見調整時間を60%削減し、予約の正確性とスピードが向上しました。

契約プロセスを効率化する電子署名システムの比較

契約業務は、不動産取引において最も重要かつ時間のかかる作業です。電子署名システムを導入することで、契約手続きをオンライン化し、迅速化できます。

ツールの比較

電子印鑑GMOサイン

契約締結、管理、保管をクラウド上で完結できる電子契約サービス。電子印鑑の登録や承認フローの設定も可能で、法的効力を重視する企業向け。

クラウドサイン

弁護士監修で安心感が高く、契約作成から締結までを効率化する電子契約サービス。直感的な操作性や多様な外部サービスとの連携が特長。

メリット

書類の郵送や印刷の手間を削減し、契約締結までの時間を大幅に短縮。
複数の署名者がいる場合でも、オンラインで効率的に対応可能。

導入事例

某不動産会社ではクラウドサインを採用し、契約締結の平均時間を1週間から2日間に短縮しました。

少人数でも実現できる業務効率化の方法

少人数の不動産会社や個人事業主は、大規模なシステムを導入する余裕がない場合もあります。しかし、効率化の方法を工夫することで、低コストでも大きな成果を得ることが可能です。ここでは、少人数で取り組める具体的な業務効率化の方法を解説します。

コストを抑えた効率化ツールの選び方

少人数の企業では、ツール導入の費用対効果が特に重要です。以下のポイントを押さえることで、予算内で効果的なツールを選択できます。

選び方のポイント

無料または低コストのツールを検討

例: Google Workspaceは、ドキュメント共有やタスク管理に最適で、月額数百円から利用可能。

必要最小限の機能に絞る

高機能なツールよりも、現場で使いやすいシンプルなツールを選ぶと導入効果が高まります。

スケーラブルなツールを選択

会社の成長に応じて、プランをアップグレードできるツールを選ぶことで長期的な利用が可能。

手作業からの脱却！簡単に始められる自動化ステップ

手作業が多い業務こそ、少人数の企業では効率化の効果が大きい部分です。以下の手順で、自動化を段階的に進めることができます。

簡単に始められるステップ

繰り返しの多い作業を洗い出す

例: 顧客へのメール送信、物件データの更新、問い合わせの一次対応。

メール配信に自動化ツールを導入

メールマーケティングツール（例: Mailchimp）を活用。

物件更新にAPI対応の物件管理システムを導入

問い合わせ対応: チャットボットで一次対応を自動化。

社員教育を実施

ツールの使い方を簡単に学べるオンライン講座やトレーニングを実施。

成果例

自動返信メールを設定した不動産会社が、問い合わせ対応時間を1日3時間短縮。
手作業だったデータ入力をGoogleスプレッドシートの自動化ツールで置き換え、入力ミスを削減。

よくある質問

不動産業務の効率化について、読者が抱える疑問にお答えします。不動産業界特有の課題や業務効率化の方法、ツールの導入について、よくある質問を以下にまとめました。

不動産業界の問題点は何ですか？

不動産業界では、以下のような問題点が挙げられます。
情報管理の非効率性: 物件情報や契約書が紙やエクセルで管理されており、検索や共有に時間がかかる。
顧客対応の負担: 問い合わせ対応や内見スケジュールの調整に時間を取られる。
法規制への対応: 複雑な法規制を遵守するために多くの時間やコストが必要。
これらの問題を解決するためには、デジタルツールの導入や業務フローの見直しが必要です。

不動産営業で大変なことは何ですか？

不動産営業では以下のような課題があります。
物件提案の準備: 顧客の希望条件に合う物件を迅速に提案する必要がある。
内見調整: 顧客や物件オーナーとのスケジュール調整が頻繁に発生。
成約率の向上: 激しい競争の中で、顧客満足度を高めながら成約を取るプレッシャーがある。
これらの課題を解消するには、CRMツールやスケジュール管理ツールを活用することが効果的です。

不動産業界で一番難しいのは？

不動産業界で最も難しいのは以下の点です。
信頼関係の構築: 高額な取引であるため、顧客との信頼構築が非常に重要。
法規制の遵守: 建築基準法や宅地建物取引業法など、厳格な法律を遵守する必要がある。
競争への対応: オンラインで情報が簡単に比較される時代に、他社との差別化を図ることが難しい。

DX（デジタルトランスフォーメーション）を始めるにはどうすればいいですか？

DXを始める際は、以下のステップを実行することが推奨されます。
現状の課題を把握: 手作業や非効率な業務プロセスを特定する。
目標を設定: 業務効率化、顧客満足度向上など具体的なゴールを明確化する。
適切なツールを導入: CRMや電子契約システムなど、目的に合ったツールを選択。
社員教育を実施: 新しいツールやプロセスの導入に社員が対応できるようにトレーニングを行う。

業務効率化ツールはどのくらいの費用がかかりますか？

業務効率化ツールの費用は、機能や規模に応じて異なります。
無料ツール: Google Workspaceや簡易的なタスク管理ツールは無料で利用可能。
中小規模向け: CRMやスケジュール管理ツールは、月額3,000円〜10,000円程度で導入可能。
大規模向け: AIやカスタムツールを利用する場合は、初期費用が数十万円〜数百万円になることも。
初期投資が必要な場合でも、長期的に見れば時間とコストの削減効果が期待できるため、費用対効果を重視して選ぶことが重要です。

不動産業務を効率化するならサスケWorks

サスケWorksとは？

サスケWorksはプログラミングスキルがなくても、オリジナルの業務アプリを作成することができるノーコードツールです。
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、データベース構築を基に様々な機能を組み合わせて多種多様のアプリを構築できます。

アプリのカスタマイズが簡単にできるので、アプリ制作の専門的な知識が無くても自社の業務に合わせたアプリを作成できます。また、クラウドサービスであるため、時間や場所を問わずリアルタイムに情報を共有できます。

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著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。