社内の情報共有で役立つアプリを紹介！活用メリットや選び方についても解説 - Worksを知る - ブログ

情報共有アプリとは？

情報共有アプリとは、チームや企業内で情報を効率的に共有し、業務の生産性を向上させるためのツールです。
リモートワークや多拠点間での作業が増える中でアプリの重要性が高まっています。

情報が属人化したり連絡漏れが発生したりといった課題もありますが、情報共有アプリを活用することでこれらの課題を解決しやすくなります。

情報共有アプリを活用するメリット

情報共有アプリを導入することで、業務の効率化やコミュニケーションの向上が期待できます。
以下に、具体的なメリットを3つ挙げて解説します。

情報共有のスピードが向上する

情報共有アプリを活用することで、必要な情報をリアルタイムで伝達できるようになります。
たとえば、プロジェクト進捗や最新の顧客データを即座に共有できることにより、意思決定のスピードが格段に上がります。
これにより、業務の遅延を防ぎ競争力を維持できます。

チーム間のコミュニケーションが円滑になる

チャット機能やコメント機能を活用することで、チーム間の意見交換やアイデア共有がスムーズになります。
また、過去のやり取りが記録として残るため、情報を遡って確認することも可能です。
これにより、誤解や情報漏れを防ぎ、全員が同じ方向を向いてプロジェクトを進めることができます。

どこでもすぐに情報が取得できる

クラウドベースの情報共有アプリでは、インターネット接続があればどこからでもアクセスが可能です。
たとえば、外出先でもプロジェクトの進捗状況を確認したり、必要なファイルをすぐにダウンロードできたりします。
この柔軟性は、特に移動の多い営業職やリモートワークを行う社員にとって大きな利点となります。

情報共有アプリの選び方のポイント

情報共有アプリを選ぶ際には、自社の課題や利用シーンに合ったものを選ぶことが重要です。
以下に、具体的な選定ポイントを3つ解説します。

解決したい課題を明確にする

まず、自社で抱えている課題を洗い出すことが大切です。
たとえば、情報の属人化が問題となっている場合は、ナレッジ管理に強いアプリが適しています。

一方、連絡漏れが頻発している場合は、通知機能が充実したツールが効果的です。
このように、課題に応じてアプリの選択基準を明確にすることで導入後の効果を最大化できます。

必要な機能をリストアップする

情報共有アプリには様々な機能があります。
たとえば、チャット機能、ファイル共有、タスク管理など、業務に必要な機能をリストアップし、それを基にアプリを比較することが重要です。
効率的な選定には、導入前に各機能の優先順位を明確にすることが求められます。

現場が使いやすいアプリか確認する

どれだけ高機能なアプリでも、現場のスタッフが使いこなせなければ意味がありません。
実際のユーザーである社員が直感的に操作できるUI/UXであるか、試用版やデモを通じて確認することが推奨されます。
また、導入後のサポート体制やトレーニングが充実しているかも選定の重要なポイントです。

情報共有アプリの役割

情報共有アプリは単なる連絡手段にとどまらず、業務効率を高める多機能なツールとしての役割を果たします。
以下に、その主な役割を具体的に解説します。

タスク管理：プロジェクトやタスクの共有

タスク管理機能は各メンバーが自分の担当タスクを明確に把握できます。
進捗状況をリアルタイムで確認できるため、プロジェクト全体の管理がスムーズに行えます。
これにより、期日超過や担当者間の連携ミスを防ぐことができます。

チャット：チーム間の連携を強化

チャット機能は迅速な情報共有を実現し、チーム間のコミュニケーションを活性化させます。
特に、リモートワークや多拠点での業務においては迅速な意思疎通が業務の成否を左右するため不可欠な機能です。

ファイル管理：資料やファイルの一元管理・共有

ファイル管理機能は必要な資料やファイルをクラウド上に一元管理できます。
これにより、最新のデータが常に共有されるだけでなく、アクセス権限を設定することでセキュリティを確保することもできます。

ナレッジ管理：知識や情報の共有

ナレッジ管理機能は社内に散在する知識やノウハウを集約し、共有可能な形で保存できます。
これにより、新人教育の効率化や属人化した情報の共有が促進され、組織全体の知識基盤が強化されます。

情報共有アプリの必要性

情報共有アプリは、現代のビジネス環境で必須のツールとなっています。
アプリを導入することで、以下のような効果が期待できます。

必要な情報をリアルタイムで共有できるため、業務遅延のリスクを最小化できる
情報の一元管理により、探す手間を削減し、生産性が向上する
コミュニケーションが円滑になり、チームの一体感が高まる
知識やノウハウの共有が促進され、組織全体の成長につながる

特に、中小企業やスタートアップにとっては限られたリソースを最大限に活用するためにも、情報共有アプリの導入は欠かせない選択肢です。

【目的別】おすすめの情報共有アプリ

情報共有アプリは目的に応じて選ぶことが重要です。
以下に、目的別におすすめのアプリを紹介します。

情報共有プラットフォーム

サスケWorks

サスケWorksは、プログラミングスキルがなくてもドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、オリジナルの業務アプリを作成することができるノーコードツールです。
1契約で100個アプリを作成することが可能です。（※プレミアムプランの場合は200個）
情報を1箇所に集約することで、メンバーが必要な情報にすぐにアクセスでき、組織内の情報共有を促進しつつ、コミュニケーションの活性化にも貢献します。

特徴

「カンバン表示機能」で、各社員のタスクを一目で把握することができる
1人あたり約455円と圧倒的低予算で業務効率化ノーコードアプリが作成可能
アプリ間連携ができるので、複数のアプリを連携させて一元管理することもできる

価格	■スタンダードプラン：5,000円（税抜）/月（1人あたり約455円/月） ■プレミアムプラン：15,000円（税抜）/月（1人あたり約1,364円/月）
機能	・カンバン表示機能・通知機能・コメント機能・ダッシュボード機能・オートメーション機能 ※プレミアムプランのみ・スマホアプリ・閲覧履歴表示機能・カレンダー表示機能・レコード登録通知・ワークフロー

kintone

kintoneは、プログラミングの知識がなくてもノーコードで業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。

特徴

情報共有がしやすい「スペース」機能があり、誰でもすぐに情報が活用できる
グラフやレポート機能で見える化しやすい
200種類以上の外部サービスと連携ができる

価格	※1ユーザーあたりの価格 ■ライトコース：1,000円（税抜）/月 ■スタンダードコース：1,800円（税抜）/月 ■ワイドコース：3,000円（税抜）/月
機能	・レポート機能・通知機能・ワークフロー・アクセス権限機能・スペース・コメント機能・外部連携・スマホアプリ・リマインド通知

タスク管理

Backlog

Backlogは、プロジェクトごとに発生する課題などの情報をオンライン上で一元管理できるタスク管理ツールです。

特徴

全体の進行状況も一目で確認できる「ガントチャート」機能が搭載されている
シンプルな操作性と親しみやすいUI/UXになっており、誰でも安心して使用できる
「カンバンボード」では、カードをドラッグ＆ドロップするだけでステータスをカンタに変更できる

価格	■スターター：2,970円（税込）/月 ■スタンダード：17,600円（税込）/月 ■プレミアム：29,700円（税込）/月 ■プラチナ：82,500円（税込）/月
機能	・ガントチャート ※スタンダード以上・カンバンボード・Wiki ・バーンダウンチャート ※スタンダード以上・お知らせ機能・モバイルアプリ・二段階認証

Trello

Trelloは、タスクや業務内容を把握できる情報共有アプリです。
壁にふせんを貼るようなイメージで直感的にタスク管理ができます。

特徴

ボードやリスト、カードなどを使用するのでタスクを視覚的に管理しやすい
ダッシュボードビューでチーム全体の進捗を可視化できる
様々な外部ツールと連携可能

価格	※1ユーザーあたりの価格 ■Free：無料 ■Standard：【月払い】6ユーロ/月　　　　　　【年払い】5ユーロ/月 ■Premium：【月払い】12.50ユーロ/月　　　　　　【年払い】10ユーロ/月 ■Enterprise：【年払い】17.50ユーロ/月～※ユーザー数によって変動あり
機能	・リマインダー機能・ワークフロー・外部プラットフォームとの連携・リマインダー機能・共有機能・モバイルアプリ

チャット

Slack

Slackは、世界的に利用されている業務効率化をメインとしたビジネスチャットです。
ダイレクトメッセージだけではなく、トピックやプロジェクトごとに会話を整理できる「チャンネル」があります。

特徴

Slack AIという機能が搭載されており、会話の要約などをしてくれる
即座に音声やビデオ通話、画面共有ができる「ハドルミーティング」が搭載
2,600種類以上の様々な外部ツールと連携可能

価格	※1ユーザーあたりの価格 ■フリー：無料 ■プロ：【月払い】1,050円/月　　　　【年払い】925円/月 ■ビジネスプラス：【月払い】1,800円/月　　　　　　　　　【年払い】1,600円/月 ■Enterprise Grid：営業担当へ要問い合わせ
機能	・チャンネル・ハドルミーティング・ファイル共有・外部アプリとの連携・Slack AI

Chatwork

Chatworkは、国内でも利用者の多いビジネスチャットツールです。
シンプルな機能と高いセキュリティ水準で、社員でも簡単に安全に使うことができます。

特徴

チャットだけではなく、ビデオ通話や音声通話なども可能
タスク管理機能があるので、自分のやらなければいけないことが把握できる
シンプルな機能なので、誰でも簡単に利用できる

価格	※1ユーザーあたりの価格 ■フリー：無料 ■ビジネス：【月払い】840円（税抜）/月　　　　　　【年払い】700円（税抜）/月 ■エンタープライズ：【月払い】1,440円（税抜）/月　　　　　　　　　　【年払い】1,200円（税抜）/月
機能	・チャット・タスク管理・ファイル管理・ビデオ/音声通話・通知・機能制限・モバイルアプリ

ファイル管理

Google Drive

Google Driveは、Googleドキュメントはもちろん、ExcelやPDFなどのファイルも保存・共有が可能なサービスです。
組み込みの保護機能でファイルを安全に管理することが可能です。

特徴

AIを活用してドライブ内をスピーディーに検索できる
ドライブから100種類以上のファイルにアクセス可能
信頼性の高い「Google Cloud」で、安全にファイル保管ができる

価格	※1ユーザーあたりの価格 ■Business Starter：【月払い】816円/月　　　　　　　　　【年払い】680円/月 ■Business Standard：【月払い】1,632円/月　　　　　　　　　　【年払い】1,360円/月 ■Business Plus：【月払い】2,448円/月　　　　　　　　【年払い】2,040円/月 ■Enterprise：営業担当へ要問い合わせ
機能	・Gmailの利用・Meet音声会議とビデオ会議・AIアシスタントの利用・ドキュメント/シート/スライドの利用

Dropbox

Dropboxは、資料やファイルの保存や管理に特化した情報共有アプリです。
オフライン利用にも対応しているため、インターネットの環境がない場所でも利用できます。

特徴

ファイルやフォルダを誰とでも簡単に共有できる
2段階認証や暗号化などのセキュリティがしっかりしており、安心して利用できる
大きいサイズのファイルでも容量を気にせず共有できる

価格

※1ユーザーあたりの価格
■Basic：無料
■Plus：【月払い】1,500円/月
　　　　【年払い】1,200円/月
■Essentials：【月払い】2,400円/月
　　　　　　【年払い】2,000円/月
■Business：【月払い】1,800円/月
　　　　　　【年払い】1,500円/月
■Business Plus：【月払い】2,880円/月
　　　　　　　　【年払い】2,400円/月
■Enterprise：営業担当に問い合わせが必要

機能

・大容量ファイルの送信
・クラウドバックアップ
・PDFの編集
・スクリーンレコーダー
・モバイルアプリ

ナレッジ管理

ナレカン

ナレカンは、社内のナレッジに即アクセスできるツールです。
AIが搭載されており、超高精度の検索ができるようになっています。

特徴

「ナレカンAI」が搭載されており、様々な情報を回答してくれる
記載した内容はすべて自動的にバックアップされるので、どの情報にでも戻せる
OCRの検索機能で、画像内のテキストも検索可能

価格	■ビジネスプラン：要問合せ ■エンタープライズプラン：要問合せ ■プレミアムプラン：要問合せ
機能	・超高精度のキーワード検索・AIによる自然言語検索・OCR検索機能・2段階認証

NotePM

NotePMは、ノウハウなどを一元管理できるナレッジマネジメントツールです。
高機能エディタとテンプレートが用意されているので、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。

特徴

ExcelやPDFなどのファイルも、キーワードの入力だけで全文検索することが可能
作成されたページの貢献度などの分析も豊富
高度なセキュリティによって、銀行や大学でも安心して導入できる

価格

■プラン8：4,800円（税込）/月 ※8人まで
■プラン15：9,000円（税込）/月 ※15人まで
■プラン25：15,000円（税込）/月 ※25人まで
■プラン50：30,000円（税込）/月 ※50人まで
■プラン100：60,000円（税込）/月 ※100人まで

200～は、ユーザー数の選択可能
最大プラン3000：1,800,000円（税込）/月 ※3000人まで
※「プラン3000」以降は要問い合わせ

機能

・マニュアル作成
・ファイルや動画共有
・レポート機能
・閲覧履歴
・コメント・いいね！機能
・チャット連携/API対応
・スマホアプリ

よくある質問

情報共有アプリのおすすめはなんですか？

情報共有アプリのおすすめは利用目的によって異なります。
それぞれの機能や特徴を比較して、自社のニーズに合ったものを選びましょう。

情報をまとめるアプリで無料のものはありますか？

サービスによって異なりますが、無料プランやトライアルを用意している場合もあります。
たとえば、「Trello」や「Slack」は無料プランでも基本的な機能を利用できます。

ただし、無料プランにはユーザー数やストレージ容量などの制限がある場合があるため、必要に応じて有料プランを検討すると良いでしょう。

情報共有アプリを使うメリットはなんですか？

情報共有アプリを使うことで情報の伝達スピードが向上し、業務効率が大幅に改善されます。
また、チーム間のコミュニケーションが円滑になり、情報の属人化や漏れを防ぐことができます。
さらに、リモートワークや多拠点での業務を支える重要なツールとして機能します。

共有アプリとは何ですか？

共有アプリとは、ファイルや情報を複数の人と簡単に共有できるツールのことです。
クラウドベースのサービスが多く、インターネットに接続できる環境があればどこからでもアクセス可能です。
これにより、効率的な情報管理と迅速な連絡が可能になります。

情報共有アプリを導入する際の注意点はありますか？

情報共有アプリを導入する際は、以下の点に注意してください。

セキュリティ対策: 機密情報を扱う場合、暗号化やアクセス制限の設定が可能か確認する
現場の適応性: 実際の利用者が使いやすいかどうかを確認するため、トライアル期間を活用する
コストと機能のバランス: 必要な機能に対してコストが適正であるか検討する
サポート体制: 導入後のトラブル対応やヘルプデスクの有無を確認する

まとめ

本記事では、情報共有アプリの基本的な役割や選び方、目的別のおすすめツールについて詳しく解説しました。
それぞれのアプリには独自の強みがあり、利用する目的や課題に応じて適切なツールを選ぶことが重要です。

ぜひ、本記事で紹介した内容を参考に、自社に最適な情報共有アプリを見つけてください。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。