ワークフローとはなにか？業務改善する方法やポイントについてご紹介｜Worksを知る｜ブログ｜ノーコードWEBアプリ作成ツールサスケWorks（サスケワークス）

そもそもワークフローとはなにか？

ワークフローとは、業務の手順や流れをあらかじめ決めて効率よく仕事を進めるための「作業の順番やルール」を示すものです。
たとえば、書類の承認が発生する場合、社員が作成した書類は上司の承認が必要です。
その上司が確認し、さらに部長や担当部署の承認が必要になることもあります。

ワークフローを設定しておくと、こういった承認作業の流れがあらかじめ決まっているので、「まず、直属の上司であるAさんが確認し、その後B部長に渡す…」といった具合に順序が決まります。
これにより、業務がスムーズに進み確認や連絡のミスも減ります。

ワークフローを活用した業務改善のメリット

ワークフローを活用することで業務の効率や品質が大幅に改善され、組織全体の生産性向上が期待できます。
以下に、ワークフローがもたらす具体的なメリットについて説明します。

業務の効率化と時間短縮

ワークフローによって作業の順番や手順が決まるため、業務が停滞せずにスムーズに進むようになります。
たとえば、書類の承認プロセスがワークフローで管理されていると、どの段階で誰が対応するべきかが明確になります。

このため、担当者が迷わずに次の行動をとれるため、結果として処理時間の短縮につながります。
特に、定型業務や反復作業が多い企業では、ワークフローの効率化が大きな時間削減効果をもたらします。

コスト削減

ワークフローが整備されることで人の手を介する作業が減少し、ミスや手戻りが少なくなります。
これにより、無駄な労働時間が削減されて結果的に人件費や運用コストが抑えられます。

また、業務の流れが一貫することで作業のスピードも上がり、より少ないリソースで業務を完了できるようになります。

ヒューマンエラーの防止と品質向上

ワークフローの標準化によって作業の手順や確認ポイントが事前に設定されるため、ヒューマンエラーが防止されます。
たとえば、製造業で品質チェックをワークフローに組み込んでおくと、各工程で自動的に確認が行われ見落としが減ります。

また、医療や金融業などでのデータ入力ミスを減らすためのチェック機能もワークフロー内に設定可能です。

業務プロセスの可視化と管理強化

ワークフローによって、業務の進捗状況がリアルタイムで把握できるようになります。
これにより、業務のどの部分で時間がかかっているか、どこで停滞が発生しているかをすぐに特定できるため、ボトルネックの解消が迅速に行えます。

また、ワークフローの分析データを活用することで、業務全体の見直しや改善がしやすくなり、長期的な効率向上が可能になります。

業務改善に役立つワークフローのツール選び

ワークフローを効果的に活用するためには適切なツール選びが重要です。
以下で、ツール選びのポイントを紹介します。

ワークフローの選定ポイント

ワークフローを選ぶ際には、まず自社の業務プロセスを明確にし、どの作業を自動化するかを決めることが大切です。
その上で、操作の簡便さ、他システムとの連携のしやすさ、カスタマイズ性、費用対効果などを確認しましょう。

たとえば、営業部門で利用するなら顧客管理システムとの連携機能があると便利です。
部門ごとの業務特性に合わせて、柔軟に設定できるツールが理想です。

ツール導入の際に確認すべき機能と特長

ツールを導入する際には、具体的にどの機能が必要かを明確にしておくと選びやすくなります。
たとえば、「タスク管理」「通知・リマインダー機能」「承認フローの設定」「進捗の可視化」などが代表的な機能です。

また、使いやすいインターフェースかどうか、初めて使う社員でもすぐに慣れるかといった視点も重要です。

ワークフローを活用した業務改善の事例

ワークフローを活用した業務改善の事例を以下で紹介します。
ぜひ、導入の際の参考にしてみてください。

製造業の場合

製造業では、品質管理と在庫管理をワークフローで自動化する方法があります。

たとえば、製品ごとの品質チェックリストをワークフローに組み込むことで、作業者が項目ごとに確認できます。
在庫管理の流れも標準化することで部品や材料の在庫状況が常に可視化されるので、必要なタイミングでの発注が可能になります。

サービス業の場合

サービス業では、予約管理や顧客対応フローの改善が多くの効果を生んでいます。

たとえば、予約受付から施術完了までのフローをワークフローで管理することで顧客対応がスムーズになります。
予約管理システムとワークフローを連携させることで、スタッフ間での情報共有が自動化され、予約変更やキャンセル対応が容易になります。

医療の場合

医療業界では、患者対応や医療記録の管理でワークフローが活用されています。

たとえば、患者の初診受付からカルテ作成から検査の流れをワークフローで自動化させることで医療スタッフの負担が減り、患者の待ち時間も短縮できます。
電子カルテシステムとの連携で診察内容や処方内容の確認が迅速に行えるようになり、ミス防止にもつながります。

ITの場合

IT業界では、プロジェクトごとのタスク管理とリソース割り当ての最適化にワークフローが活用されています。

たとえば、プロジェクト管理ツールとワークフローを連携することで、タスクの進行状況や担当者の確認が一目でわかるようになるため、プロジェクトの遅延が減少し、リソースを最適に活用することができます。
さらに、タスクの進捗に合わせて自動的にリマインドが送られる仕組みを導入することで、担当者間の連携が強化されます。

ワークフロー導入・運用の際のポイント

ワークフローを導入した後も、その効果を最大化するためには運用の工夫が必要です。
以下で、導入後の改善ポイントについて説明します。

効果的な運用のためのメンテナンス方法

ワークフローの運用が始まったら定期的にメンテナンスを行い、システムや設定が現場の実態に合っているかを確認することが重要です。
新たな業務が追加されたり手順が変わったりした際には、ワークフローの調整が必要です。
定期的なメンテナンスにより、ワークフローが長期にわたり効果を発揮できるようになります。

継続的な改善を促すPDCAサイクルの活用法

ワークフローの効果をさらに高めるためには、PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルを活用して、継続的に改善していくことが重要です。
問題が見つかった場合には適切に対策を施すという流れを繰り返すことで、ワークフローが常に現状に最適な状態で運用され、より大きな効果が得られます。

よくある質問

業務のワークフロー化とは何ですか？

業務のワークフロー化とは、仕事の手順や流れを定義し、効率的に進行できるように管理・自動化することを指します。
これにより、各担当者の役割が明確になるのでミスや無駄な作業が減り、業務のスピードが向上します。

ワークフローの改善とは具体的にどう進めるべきですか？

ワークフロー改善は、まず現状のプロセスを分析して課題を特定し、その上で手順の見直しや自動化を進めていくことが基本です。
定期的な見直しと現場のフィードバックをもとに、より実効性のある改善策を計画して実行します。

ワークフローと業務フローの違いは何ですか？

ワークフローは業務の手順を定義し、自動化や管理を行う仕組みのことで業務フローは仕事の進行手順や流れそのものを指します。
ワークフローは業務フローをより効率的に管理するためのツールといえます。

ワークフロー改善の成功事例を教えてください

業種ごとにさまざまな成功事例があります。
たとえば、製造業では品質チェックをワークフロー化して検品作業が効率化されたり、サービス業では顧客対応フローを整備することで顧客満足度が向上したりしています。

どのワークフローツールが自社に適していますか？

自社に適したツールを選ぶにはまず自社の業務内容を把握し、自動化したいプロセスや必要な機能を明確にすることが重要です。
予算、操作性、連携機能などを考慮し、各ツールの特徴と照らし合わせて選定します。

ワークフローで業務改善をするならサスケWorks

サスケWorksとは？

サスケWorksはプログラミングスキルがなくても、オリジナルの業務アプリを作成することができるノーコードツールです。
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、データベース構築を基に様々な機能を組み合わせて多種多様のアプリを構築できます。

サスケWorksのアプリでは、ワークフローを活用したアプリがダウンロード出来ます。
以下のアプリもワークフローを活用しているアプリです。

稟議申請

稟議申請から承認までのワークフローがアプリで利用できます。スマホからも申請を行えます。

備品購入申請

社内の備品購入申請をする際に利用できる便利なアプリです。ワークフロー機能を利用できます。

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著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。