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運転日報とは？

運転日報とは、運転手が運行中に記録する日々の運行状況や業務内容をまとめた文書です。これは、事業用車両を運行する際に法的に求められる記録であり、運行の透明性や安全性を高めるために不可欠です。運転日報には、運行開始時刻、終了時刻、走行距離、運転手の氏名、運行先など、様々な情報が記載されます。この記録は、後に運行の分析や問題の特定に役立つ重要なデータとなります。

運転日報に記載すべき項目とは？

運転日報には、法規で定められた以下の情報が含まれます。

運転者名
車両番号
運行開始・終了時間
走行距離
運行ルート
休憩場所・時間
貨物の積載、集荷状況等（車両総重量８トン以上、または最大積載量５トン以上の事業用自動車の場合）
交通事故や著しい遅延の発生有無・原因

これらの情報は、運転者の安全確保や労働時間の適正管理に欠かせません。

運転日報を作成する目的

運転日報の作成は、運行管理や業務の効率化、法令遵守の観点から非常に重要です。まず、運転日報は、運行の透明性を確保し、業務の状況を把握するための基本的な記録となります。また、定期的に運転日報を分析することで、運行のパフォーマンスや安全性を向上させるための改善点を見つけることが可能です。さらに、運転日報は、万が一の事故やトラブル発生時に必要な証拠としても機能し、事業者の法的責任を軽減する役割も果たします。

手書きの運転日報の問題点

これまではドライバーによる手書きの運転日報が主流でしたが、この運用にはいくつかの課題が存在します。これらの問題を理解することで、電子化の必要性がより明確になります。

記載ミスや紛失のリスク

手書きの運転日報は、記入漏れや誤字脱字などミスが発生しやすく、これが後のトラブルや事故の原因になることもあります。また、物理的な文書は紛失や損傷のリスクがあるため、大切な記録が失われる可能性もあります。これらの問題は、事業運営において大きなリスクを伴います。

保管スペースや検索性の問題

手書きの日報は、紙媒体であるため、大量に保管すると保管スペースを占有し、管理が困難になります。また、過去の記録を検索する際には、必要な情報を見つけるために多大な時間がかかります。このような非効率な管理は、業務の生産性を低下させる要因となります。

運転日報を電子化するメリット

運転日報を電子化することで、さまざまな業務の効率化とコスト削減が期待できます。従来の紙ベースの運用では解決が難しかった問題が、デジタル化によって大きく改善されます。以下に具体的なメリットを詳しく解説します。

データの正確性と透明性の向上

電子化により、データの入力や集計が自動化されるため、手書きによるミスを大幅に減少させることができます。デジタルデータは、情報が正確に記録されるだけでなく、透明性も向上します。運行データをリアルタイムで確認できることで、関係者全員が正確な情報を共有できるため、業務の信頼性も高まります。

容易なデータ検索・分析

電子化された運転日報は、検索機能を活用して迅速に必要な情報を見つけることができます。過去のデータも簡単に参照できるため、運行のトレンドや問題点の分析が容易になります。運転傾向や燃料消費のパターンなどを視覚化し、経営判断に活用することも可能です。このように、データの分析が進むことで、業務改善や効率化のための具体的な施策を検討しやすくなります。

業務効率化とコスト削減

運転日報を電子化することで、業務フローが効率化され、無駄な手間を省くことができます。手動でのデータ入力や紙の管理から解放されるため、スタッフの時間をより重要な業務に集中させることができます。紙の管理や保管にかかるコストも削減され、結果として、事業全体の効率性が向上します。

環境への配慮・ペーパーレス化

運転日報の電子化は、ペーパーレス化を進める大きな一歩です。紙の使用量を減らすことで、環境保護に寄与しつつ、企業のエコ活動の一環としてアピールすることもできます。紙媒体の削減は、保管スペースの節約だけでなく、廃棄物処理にかかるコストも軽減します。

運転日報を電子化する方法

運転日報の電子化には、様々な方法があります。ここでは、一般的に利用される手法をいくつか紹介します。

Excelを使った簡易な電子化方法

Excelは、運転日報の電子化を手軽に始めるための方法の一つです。運転日報のテンプレートを作成し、運転者がパソコンやタブレットで入力する形にすれば、すぐに電子化を実現できます。セルごとに運行時間や走行距離などを入力し、集計やデータ分析機能を活用して管理が可能です。コストが低く、すぐに導入できる反面、規模が大きくなると管理が煩雑になる可能性があります。

アプリを利用した運転日報の電子化

運転日報の管理に特化したアプリを利用することで、より効率的にデータを記録・管理できます。スマートフォンやタブレットを使って、GPS機能で運行ルートを自動記録したり、AI-OCRを使って手書きデータをデジタル化したりすることが可能です。アプリの多くは、クラウドと連携しており、リアルタイムでデータを共有・分析できるため、紙の運転日報に比べて格段に業務効率が向上します。

クラウドベースの運転日報システムの導入

クラウドベースのシステムは、運転日報の電子化において最も高度なソリューションです。運行データをクラウド上で管理し、インターネットを通じてどこからでもアクセスできるため、リアルタイムでのデータ管理や複数拠点での情報共有が可能です。また、勤怠管理や経費計算など、運転日報以外の業務と連携できるシステムもあり、業務全体の効率化が期待できます。

運転日報の電子化の具体的な手順

運転日報を電子化するには、現状の分析からツールの選定、導入、運用まで、段階的なプロセスが必要です。ここでは、運転日報の電子化を成功させるための具体的な手順を詳しく説明します。

ステップ1：現状分析と目標設定

まず最初に、自社の運転日報の現状を分析します。手書きでの運行記録の運用状況、問題点、データ管理の方法を評価し、改善が必要なポイントを明確にします。次に、電子化によって達成したい具体的な目標を設定します。たとえば、記載ミスの削減、業務効率の向上、データ分析の強化などが考えられます。この段階での目標設定が、後のプロセス全体に影響を与えるため、慎重に行うことが重要です。

ステップ2：最適なツールやシステムの選定

目標が設定できたら、次は最適な電子化ツールやシステムを選定します。Excel、アプリ、クラウドシステムなど、さまざまな選択肢がありますので、自社のニーズに最も合ったものを選びましょう。特に、機能や価格、導入の容易さ、サポート体制などを比較検討することが重要です。また、スタッフが使いやすいインターフェースを持つことも、導入後のスムーズな運用につながります。

ステップ3：導入プロセスの具体的な流れ

選定したツールやシステムを導入する際は、以下の流れで進めるとよいでしょう。まず、システムのインストールや初期設定を行います。次に、スタッフへの操作説明やトレーニングを実施し、使い方を理解してもらいます。また、初期データの移行を行い、過去の手書き日報から必要な情報をデジタル化します。このプロセスでは、スタッフからのフィードバックを取り入れ、問題があれば随時対応することが大切です。

ステップ4：運用後のメンテナンスとサポート

運転日報の電子化が完了した後も、定期的なメンテナンスとサポートが不可欠です。システムのアップデートや新機能の追加が行われるため、最新の状態を維持することが重要です。運用状況を常にモニタリングし、必要に応じてシステムの改善や変更を検討することで、より効率的な運行管理が実現します。

運転日報の電子化に関してよくある質問

運転日報を電子化するとどんなメリットがありますか？

運転日報を電子化することで、記載ミスや紛失のリスクを軽減し、データの正確性と透明性が向上します。また、電子化によってデータ検索や分析が容易になり、業務の効率化とコスト削減を実現します。さらに、ペーパーレス化が進むことで、環境への配慮にもつながります。

運転日報の義務化はいつからですか？

運転日報の義務化は、1992年に施行された「道路運送法」に基づき開始されました。特に、事業用自動車を運行する事業者は、運行の安全管理のために運転日報の記録が義務付けられています。この法律では、運行管理者が運転者の運行状況を正確に把握し、適切な運行を指導するために、運転日報の作成・保存を徹底することが求められています。

その後、働き方改革や労働基準法の改正に伴い、運転時間や休憩時間の管理がより厳格化され、運転日報の正確な記録が求められるようになりました。

運転日誌（運転日報）は義務化されていますか？

運転日誌（運転日報）は、特定の条件下で義務化されています。たとえば、運行管理者を置いている運送業者は、運転日誌（運転日報）の記録を求められます。また、特定の車両を使用している場合には、その記録を適切に管理する必要があります。

運転日誌（運転日報）の義務違反は罰せられますか？

運転日誌（運転日報）の作成や保存が適切に行われていない場合、義務違反として罰せられる可能性があります。日本の「道路運送法」に基づき、事業用自動車を運行する事業者は運転日報を適切に管理・保存することが義務付けられています。違反が発覚した際には、罰金や営業停止などの行政処分が科されることがあります。

電子化された運転日報はどのように保管する必要がありますか？

運転日報の保存期間は、法令に基づき定められています。例えば、貨物自動車運送事業輸送安全規則では、運転日報の保存期間は1年間と定められています。また労働時間の適正な把握のために労働時間の記録に関する書類は労働基準法に基づき、３年間保存することとなっていますが、業種や使用車両によって異なる場合があるため、事業者は法令を確認し、それに従って保存期間を確保する必要があります。デジタルデータの場合、バックアップを行い、データの整合性やセキュリティを確保することも重要です。

運転日報が電子化できる業務アプリならサスケWorks

サスケWorksとは？

サスケWorksはプログラミングスキルがなくても、オリジナルの業務アプリを作成することができるノーコードツールです。
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、データベース構築を基に様々な機能を組み合わせて多種多様のアプリを構築できます。

具体的には、顧客管理、案件管理、日報管理、従業員管理、稟議申請管理など、幅広いシーンで利用することができます。

クラウドサービスのため場所を問わずどこでも同時アクセス可能で、リアルタイムに情報を共有できるのでチームの生産性を最大化します。もちろんスマホ・タブレットでも利用できます。
また、手書きの書類はAI-OCRでデジタル化できるので、紙のデータ化でお困りの方には便利な機能です。紙の運転日報を読み込んで業務効率化を実現した事例もあります。

サスケWorks導入事例
≪株式会社TMT様≫
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さらに、サスケWorksはAI機能も搭載しており、日本語で指示してアプリを作成する「AIによるアプリ自動生成機能」を活用すると、アプリ作成時間を大幅に短縮できます！

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著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
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