マニュアル管理の重要性とは？紙より管理が楽なおすすめアプリをご紹介 - Worksを知る - ブログ

マニュアル管理の重要性とは？

マニュアルは、業務の効率化や新入社員の教育、業務品質の維持において重要な役割を果たします。
特に、業務プロセスの標準化や属人化の解消を目指す企業にとっては欠かせません。

しかし、管理方法が適切でない場合、更新作業や保管スペースの確保などに多大な負担がかかり、逆に非効率的になることもあります。

紙のマニュアル管理における主な課題

紙のマニュアルは多くの企業で利用されていますが管理には課題があります。
以下では、紙のマニュアル管理における具体的な課題を解説します。

マニュアルが散逸しやすい

紙のマニュアルは保管場所が一元化されていない場合、散逸や紛失するリスクがあります。
特に複数の拠点で使用される場合、必要なマニュアルが見つからず、業務に支障をきたすこともあります。

更新作業に手間とコストが発生する

紙のマニュアルは内容を更新するたびに印刷が必要となり、その都度コストと時間がかかります。
さらに、新しいマニュアルを配布するプロセスも煩雑で、全社員に最新情報が行き渡るまでに時間差が生じることがあります。

保管スペースの確保が必要

紙のマニュアルは保管スペースを占有します。
企業が成長し、マニュアルの量が増えるとそのスペースはさらに拡大します。
また、紙媒体は劣化のリスクもあり、長期的な保存には適していません。

検索性の低さによる業務効率の低下

紙のマニュアルでは、必要な情報を探し出すのに時間がかかることがあります。
目次があっても検索には限界があり、急ぎの業務に支障をきたすこともあります。
特に膨大な量の情報が含まれる場合、情報を探し出すプロセスは非効率で社員の生産性を低下させる要因となります。

マニュアル管理にアプリを活用するメリット

デジタル化が進む中で、マニュアル管理アプリの導入は業務効率化に大きく貢献します。
以下では、マニュアル管理アプリを活用する主なメリットについて紹介します。

メリット

ペーパーレスでコスト軽減ができる

紙の使用を減らすことで、コスト削減を実現できます。

検索機能により必要な情報を即座に取得可能

キーワード検索などで必要な情報をすぐに見つけられ、業務の迅速化に役立ちます。

更新が簡単になり、古い情報によるミスを防止できる

最新の情報が常に確認できるため、古い情報によるミスを防げます。

アクセス権限の設定でセキュリティを強化

必要な人だけがアクセスできるようにすることで、情報漏洩を防止します。

リアルタイムで更新内容を共有可能

更新内容が即座に全員に共有され、チーム全体での情報統一が図れます。

マニュアル管理アプリを選ぶ際のポイント

マニュアル管理アプリを選定する際には、企業の業務形態や目的に応じた適切なツールを選ぶことが重要です。
以下では、マニュアル管理アプリを選ぶ際のポイントを解説します。

自社で運用するにあたってほしい機能があるか

マニュアル管理アプリには多種多様な機能が搭載されていますが、自社の課題を解決するために必要な機能が含まれているかが重要です。
たとえば、セキュリティが求められる業務であれば、アクセス権限の細かい設定ができるツールが最適です。

他にも、テンプレート機能など自社特有のニーズを満たせるかを確認しましょう。

様々なデバイスで利用できるか

現代の働き方において、PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも利用できることは大きな利点です。
特に、リモートワークが多い企業では、モバイルデバイスでマニュアルにアクセスできることで作業効率が飛躍的に向上します。

また、オフライン環境でも利用可能なアプリであれば、通信環境に依存せずに業務を進められるため安心して導入することができます。

操作は簡単にできるか

アプリの操作が複雑だと導入後に現場での利用が進まず、結果として定着しないことがあります。
そのため、直感的なインターフェースを持つアプリを選ぶことが大切です。

マニュアル管理アプリ導入までの手順

マニュアル管理アプリを導入する際には準備や選定、運用までのプロセスをしっかりと計画することが重要です。
以下に、導入をスムーズに進めるための具体的な手順を示します。

1. 管理するマニュアルのリストアップ

まず、自社で管理しているすべてのマニュアルをリストアップします。
どの部門でどのようなマニュアルが必要かを明確にすることで、導入すべきアプリの機能要件を把握できます。
たとえば、操作マニュアル、トラブルシューティングガイド、社内ポリシーなど用途ごとに分類するのが効果的です。

2. 必要な機能を明確化する

次に、マニュアル管理に必要な機能を明確にします。
検索性、バージョン管理、アクセス権限設定などの基本機能に加え、クラウド対応や多言語サポートなどのニーズがあればそれも考慮しましょう。
自社の業務形態や課題に最適な機能をリスト化すると選定がスムーズです。

3. 導入候補のアプリを比較する

リストアップしたニーズに基づき、複数のアプリを比較します。
それぞれのアプリの機能、価格、サポート体制を確認し、自社の要件に合うものを選びます。
また、レビューや口コミを調査することで実際の使用感を知ることができます。

4. トライアル版を活用して適用可否を確認

ほとんどのアプリには無料トライアル期間が設けられています。
この期間を活用して実際の業務での使い勝手や適用性を確認しましょう。
現場の社員に試してもらい、操作性や機能の満足度をヒアリングすることも重要です。

5. 社内への導入・運用を開始

最適なアプリを決定したら導入と運用を開始します。
社員向けにアプリの使い方やルールを伝えます。
また、運用中に問題が発生した場合にはすぐに対応できるよう、担当者を配置しておくと良いでしょう。

おすすめマニュアル管理アプリ

さまざまな企業のニーズに対応したマニュアル管理アプリがあります。
以下では、特におすすめのアプリをいくつか紹介します。

おすすめ①：サスケWorks

サスケWorksは、プログラミングの知識がなくてもドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、使う現場や目的に合わせた業務効率化アプリを作ることができるサービスです。

サスケWorksの「マニュアル管理」アプリ

膨大な資料を持ち歩くことなく、現場で必要なマニュアルにすぐアクセスできます。

「マニュアル管理」アプリの特徴

登録作業が簡単に

レコード内の項目に必要な内容を入力するだけでマニュアルが作成が可能です。
また、内容が更新された場合はすぐにレコード編集ができるので、常に最新情報にできます。

スマホでも閲覧可能

アプリをダウンロードするだけで、スマホやタブレットからのアクセスも可能。
たとえば、外出先や現場先からでも見たいマニュアルを見ることができます。

ダッシュボードで情報は見やすく

登録されたレコードはダッシュボード機能に見やすくまとめることができるので、散逸していた情報にもすぐアクセスできます。

サスケWorksの概要

初期費用	0円
月額料金	■スタンダードプラン：5,000円/月 ※1人当たり約455円 ■プレミアムプラン：15,000円/月 ※1人当たり約1,364円
主な機能	・ダッシュボード機能・コメント機能・ワークフロー機能・通知機能・カレンダー表示機能・閲覧履歴表示機能・帳票出力機能・オートメーション機能 ※プレミアムプランのみ・スマホアプリ・カンバン表示機能

おすすめ②：ナレカン

ナレカンは、社内のナレッジを管理するツールです。
シンプルなツールで使いやすく、ITに詳しくない社員でも簡単に利用できるでしょう。

ナレカンの特徴

キーワード検索がしやすい
様々な形式のナレッジを簡単に一元管理
AIによる高度な検索も可能

ナレカンの概要

初期費用	要問合せ
月額料金	■ビジネスプラン：要問合せ ■エンタープライズプラン：要問合せ ■プレミアムプラン：要問合せ
主な機能	・キーワード検索機能・自然言語検索・社内版知恵袋で質問／回答・AIによる自然言語検索 ※プレミアムプランのみ・2段階認証

おすすめ③：Teachme Biz

Teachme Bizは、マニュアルの作成・管理に特化したツールです。
マニュアルには文字だけではなく、画像や動画を追加することも可能です。

Teachme Bizの特徴

文字だけでは伝わりにくい情報も画像や動画で伝えることができる
20言語に対応しており、ボタンひとつで自動翻訳が可能
マニュアルのQRコードから簡単にアクセスすることができる

Teachme Bizの概要

初期費用	要問合せ
月額料金	■スタータープラン：59,800円（税抜）/月 ■ベーシックプラン：119,800円（税抜）/月 ■エンタープライズプラン：319,800円（税抜）/月
主な機能	・写真、動画の取り込み・自動翻訳機能・PDFインポート・画像／動画編集

よくある質問

マニュアル管理とはなんですか？

マニュアル管理とは、業務手順や社内ルールを記載したマニュアルを作成、保管、更新、共有する一連のプロセスを指します。
これにより、業務の標準化や属人化の解消が期待されます。

マニュアルの保管方法はどうしたらいいですか？

デジタル化が進む現在では、クラウドストレージや専用アプリでの保管がおすすめです。
これにより、必要なときに迅速にアクセスでき、紛失や散逸のリスクも低減します。

マニュアルを管理するメリットはなんですか？

効率的なマニュアル管理は業務効率の向上、ミスの削減、新入社員教育の迅速化につながります。
また、情報共有がスムーズになることでチーム全体の生産性も向上します。

ビジネス用語でマニュアルとはなんですか？

ビジネス用語でのマニュアルは、業務手順や操作方法を明文化した指針書を指します。
これにより、従業員間で業務フローが統一され、品質の維持が可能となります。

マニュアル管理アプリの費用相場はどれくらいですか？

マニュアル管理アプリの費用は、無料プランから月額数千円の有料プランまで幅広く存在します。
機能や利用人数に応じて選択するのが一般的です。

まとめ

今回の記事では、マニュアル管理の重要性や紙の管理における課題、マニュアル管理アプリのメリットや選び方、導入手順について解説しました。
紙媒体の課題を解消し、効率的な業務運営を実現するには適切なアプリの導入が鍵となります。

ご紹介した内容を参考に自社のニーズに合った管理方法やツールを導入し、業務効率化を目指してください。
この記事がその一助となれば幸いです。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。