稟議フローが煩雑で、そろそろ見直したいと感じていませんか？
申請・承認の属人化や進捗の見えにくさは、業務全体のスピードと精度に影響を及ぼします。
この記事では、稟議アプリを活用して業務を効率化する方法やおすすめのアプリなどご紹介します。
稟議アプリとは？
稟議アプリとは、稟議の申請・承認・管理をデジタルで完結できるツールです。
従来、紙やExcelで行われていた稟議業務は進捗が見えづらく、承認漏れや管理の手間が発生しやすいという課題がありました。
稟議アプリを使えば申請内容はリアルタイムで共有され、承認ルートも自動で処理されるため、申請・承認フローを効率化し、業務の停滞を防ぐことができます。
テレワークや外出先からの操作も可能で、意思決定のスピード向上にもつながることから、近年では中小企業を中心に導入が進んでいます。
稟議アプリのメリット
稟議アプリは、申請や承認といった業務の流れを効率化できるだけでなく、組織全体の判断スピードや透明性の向上にもつながります。
ここでは、導入によって得られる主なメリットをご紹介します。
申請〜承認の流れを見える化できる
申請書がいつ誰から提出され、現在どの承認者で止まっているのか、といった情報をリアルタイムで確認できます。
申請や承認の状況を一覧で把握できるため、「今どうなっているのか？」という確認作業の手間を減らすことができます。
可視化されることで業務の停滞や属人的な対応を防ぎ、組織全体の流れをスムーズに整えることができます。
属人化の解消と意思決定スピードの向上
稟議業務が特定の担当者や管理職に集中してしまうと、業務の停滞や判断の遅れが発生しやすくなります。
稟議アプリでは、あらかじめ設定された承認ルートに沿って自動的に通知や処理が行われるため、誰かが不在でも進行が止まることがありません。
承認フローが属人化せずに回ることで、意思決定のスピードと正確性の両立が可能になります。
場所を選ばず申請や承認ができる
クラウド対応の稟議アプリであれば、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。
外出先や在宅勤務中でも、スマートフォンやタブレットから稟議内容を確認・承認することができ、対応の遅れを防ぐことができます。
時間や場所に縛られずに意思決定ができる体制は、柔軟な働き方を支える大きな強みとなります。
ペーパーレスによるコスト・手間削減
紙に印刷して押印をもらいファイリングして保管する、という従来の稟議業務には多くの時間とコストがかかっていました。
稟議アプリを導入すればこうしたアナログな工程が不要になり、申請から承認・保存までをすべてデジタル上で完結させることができます。
業務の手間を削減できるだけでなく、印刷費や保管スペースといった間接的なコスト削減にもつながります。
導入後の稟議フローはこう変わる
稟議アプリを導入すると、紙やExcelベースの非効率なやり取りがなくなり、申請から承認までの一連の流れが大きく変わります。
ここでは、稟議アプリによって実現できる自動化や効率化の具体的な変化についてご紹介します。
金額によって承認ルートが自動で切り替わる
稟議アプリでは、申請内容に応じてあらかじめ設定した承認ルートが自動で反映されます。
たとえば、「10万円未満は部長まで、100万円以上は役員決裁が必要」といった条件を設定できるため、都度フローを調整する必要がありません。
申請者にとっても、どの承認者を選べばよいか迷うことがなくなり、業務の標準化が図れます。
ステータスが自動更新され、進捗が一目でわかる
誰が承認したか、今どの段階にあるかといった進捗状況がアプリ上で常に最新の状態に保たれます。
手動での記録や口頭確認が不要になり、申請側・承認側どちらにとってもストレスの少ない運用が可能です。
管理者も含めた関係者全体が状況を共有できるため、対応の遅れや行き違いを未然に防ぐことができます。
メール通知やPDFの出力も可能
すべての承認が完了すると関係者に通知が届いたりする機能や、PDFとして出力できる機能を備えているツールもあります。
今までは紙でやっていたこと作業は最小限で済み、運用全体の負担が軽減されます。
「承認完了したら自動で通知される」「書類がPDFで保存できる」といった一連の流れが定着すれば、属人化の心配もありません。
稟議アプリ選び方のポイント
稟議アプリは数多くの製品が提供されており、機能や料金体系もさまざまです。
ここでは、自社に最適な稟議アプリを選ぶために確認しておきたい5つのポイントをご紹介します。
稟議アプリを作成するなら「サスケWorks」
稟議アプリを検討する際に、「できれば自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズしたい」「操作が難しくないツールを選びたい」と考える方も多いのではないでしょうか。
ここでは、そうしたニーズに応えられる業務アプリ作成ツール「サスケWorks」の特徴や機能についてご紹介します。
サスケWorksとは？
サスケWorksは、専門的な知識がなくても自社専用の業務アプリをノーコードで作成できるクラウドサービスです。
日報や顧客管理、申請書類の処理など、さまざまな業務アプリを自由に設計・運用することができます。
サスケWorksの「ワークフロー」
サスケWorksのワークフローでは、以下のような特徴があります。
-
複数承認者・多数決方式に対応
申請内容に応じて、承認者の順番や人数を自由に設定できます。 -
申請内容に応じた承認ルートを設定可能
申請者の役職や申請金額などの条件に応じて、自動的に適切な承認ルートが適用されるように設定できます。 -
組織単位での回覧先指定が可能
承認時に申請者や承認者だけでなく、特定の部門・役職のメンバーにも回覧通知を送る設定ができます。 -
進捗状況をダッシュボードで可視化
誰が承認済みか、どこで止まっているかを一覧で確認できます。
もっとサスケWorksを知りたいという方向けに資料をご用意しております。
無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください！
よくある質問（FAQ）
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ワークフローシステムとは何ですか？
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ワークフローシステムとは、申請から承認・決裁までの業務フローをデジタル上で管理する仕組みのことです。
紙やメールによるやり取りをなくし、申請の進捗や履歴を可視化することで、業務の効率化を図ることができます。
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稟議書の電子化とは？
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これまで紙で作成・提出していた稟議書を、Webフォームやアプリ上で作成・提出・承認できるようにすることを指します。
物理的な書類のやり取りが不要になるため、承認スピードの向上や管理の簡素化に効果があります。
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ワークフローシステムの相場はいくらですか？
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ツールや契約形態によって異なりますが、中小企業向けのクラウド型システムでは、月額5,000円〜15,000円程度が一般的です。
「サスケWorks」では、月額5,000円から利用でき、1ユーザーあたりだと約455円～で始められます。
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申請書を電子化するとどんなメリットがありますか？
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紙の印刷や回覧、ファイリングといった手間がなくなり、申請から承認、保存までを一元管理できるようになります。
検索や集計も容易になるため、事務作業の効率化や情報の正確性向上にもつながります。
まとめ｜稟議アプリで業務の停滞をなくす
稟議アプリは、申請から承認までのフローを効率化し、業務の停滞や属人化といった課題を解消する手段として今や多くの企業に注目されています。
紙やExcelベースのやり取りを見直すことで、判断スピードや情報の透明性が大きく向上し、日々の業務がスムーズに進むようになります。
導入を検討する際は、自社のフローに合う柔軟性や使いやすさ、スマホ対応の有無などを踏まえながら、無料で試せるツールから始めてみるのも一つの方法です。
サスケWorksなら、自社の運用に合わせた稟議アプリを簡単に作成できます。
今なら無料トライアルがご利用できますので、ぜひご活用ください！
著者情報
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ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。
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