製造業のペーパーレス化を成功させるには？導入方法や活用事例を紹介

「紙の書類が多すぎて探すのに時間がかかる」
「記録が抜けてしまい後から確認できない」
…そんな悩みを抱える現場は少なくありません。
人手不足が深刻化するなか、紙に依存した業務は非効率さを際立たせています。
そこで注目されているのがペーパーレス化です。

本記事では、製造業でペーパーレス化を進めるメリットや注意点、ノーコードツールの活用方法、さらに実際の事例までわかりやすく解説します。

製造業でペーパーレス化が必要とされる背景

製造業の現場では、作業指示書や検査記録、日報など多くの紙書類が日常的に使われています。
しかし、紙での管理は記録漏れや検索に時間がかかるといった問題を抱え、業務全体の効率を下げる原因になっています。
さらに、保管場所の確保や管理コストも発生し、長期的には大きな負担となります。

近年では、人手不足や働き方改革の影響により、限られた人員でより高い生産性を求められるケースが増えています。
その中で、紙に依存した運用を続けることはリスクとなり、競争力を維持するための障害にもなりかねません。

このように、ペーパーレス化は単なるIT化ではなく、現場の生産性向上と競争力強化を支える基盤として重要視されています。

製造業でペーパーレス化を進めるメリット

製造業におけるペーパーレス化は、単に紙を減らすことが目的ではありません。
ここでは、現場で特に実感しやすい主なメリットを3つに分けて紹介します。

コスト削減と業務スピードの向上

紙の印刷費や保管コストは積み重なると大きな負担になります。
デジタル化することでこれらの費用を削減できるだけでなく、必要な情報をすぐに検索できるようになります。

結果として書類を探す時間や手作業の転記にかかる時間が減り、現場の作業効率が大幅に向上します。

品質管理・製品履歴の追跡のしやすさ

製造業では製品の品質を維持し、万が一の不具合に備えて過去の情報をさかのぼれる体制が欠かせません。
ペーパーレス化によりデータが一元管理されると、誰がいつどのような処理をしたのかが明確になります。

これにより、品質管理が容易になり製品の履歴を追いやすくなるため、トラブルが発生しても迅速に対応できます。

属人化の防止と情報共有の効率化

紙書類を扱う運用では担当者ごとに記録方法が異なり、業務が属人化しやすい傾向があります。
デジタル化することで記録形式が統一され、誰でも同じ基準で情報を確認できるようになります。

その結果、引き継ぎがスムーズになり組織全体の情報共有も効率化されます。

ペーパーレス化が進まない理由と導入時の注意点

ペーパーレス化は多くのメリットがありますが、実際には思うように進まない企業も少なくありません。
ここでは、導入が進まない主な理由と注意すべき点を整理します。

現場のITリテラシーや抵抗感

現場の担当者がパソコンやシステムに慣れていないと、新しい仕組みに抵抗を感じることがあります。
慣れない操作が負担になると「紙の方が早い」と感じやすく、導入の妨げになる場合があります。

小さな業務から始め、使いやすさを実感してもらう工夫が必要です。

初期コスト・システム選定の難しさ

新しいシステムを導入するには費用がかかるため、投資に踏み切れない企業もあります。
また、製造業には多様な業務があり、どのツールが自社に合うのか判断が難しいケースもあります。

最初から大規模に始めるのではなく、試験的に導入して効果を確認することが安心につながります。

セキュリティ・運用体制の不安

紙からデジタルに切り替えると「情報漏えいしないか」「誰が管理するのか」といった不安が出やすくなります。
適切なアクセス権限の設定や運用ルールを整えることで安全に管理できます。

専門部署がない中小企業でも、サポートが充実したツールを選べば安心です。

製造業のペーパーレス化を実現する方法

ペーパーレス化は「やるべきことが多そう」と感じてしまいがちですが、進め方をステップに分けることで取り組みやすくなります。
ここでは、ペーパーレス化を実現するための4つの流れをご紹介します。

ステップ1：現状の業務フローを洗い出す: まずは自社の業務フローを整理し、どこで紙が使われているかを把握します。
作業指示書、検査記録、日報など、日常的に扱う書類をリストアップすると改善の対象が明確になります。

「どの場面で紙が非効率を生んでいるのか」を把握することが第一歩です。

ステップ2：紙で管理している書類を特定する: 洗い出した中から特に負担が大きい書類を選びます。
たとえば「探すのに時間がかかる」「転記が多い」といったものです。

ここで無理にすべてを対象にせず、現場に負担をかけない範囲で優先順位を決めると取り組みやすくなります。

ステップ3：小規模にアプリ化して試す: 特定した書類をまずは小規模にアプリ化して運用してみます。
データの入力や検索が簡単になるだけでも効果を実感できます。

いきなり全体導入するのではなく、小さく試して成果を共有することで現場の理解も得やすくなります。

ステップ4：効果を検証しながら全体に広げる: 試験的に運用した結果を振り返り、効果を確認します。
業務のスピードや記録精度が改善されていれば、対象範囲を広げていきます。

段階的に拡張することでリスクを抑え、ペーパーレス化を定着させることができます。

サスケWorksを活用した製造業のペーパーレス化事例

製造業のペーパーレス化を進めるうえで、「実際にどのように取り組めばよいのか」ヒントを得るために事例は良い材料になります。
ここでは、ノーコードで業務アプリを作成できる「サスケWorks」を導入した企業の取り組みをご紹介します。

サスケWorksとは？

サスケWorksは、プログラミングの知識がなくてもドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、使う現場や目的に合わせた業務効率化アプリを作ることができるサービスです。

今までExcelや紙で行っていた作業を短期間でアプリ化でき、日報や作業指示書、検査記録などを現場主導でデジタル化できます。
「現場に合ったアプリを自分たちで作れる」ことが導入のしやすさにつながっています。

ペーパーレス化を実現した企業の声

事例①：丸吉コンクリート工業株式会社様

丸吉コンクリート工業株式会社様は設備修理の記録や稟議決裁を紙で管理しており、情報の把握やステータス管理に大きな負担を感じていました。

サスケWorks導入の決め手は、設備台帳と決裁を連携できる点と月額5,000円で始められるコスト面の安心感でした。

導入後は、修理履歴を残す「設備台帳アプリ」や稟議決裁アプリを活用し、情報の一元管理が実現。
書類探しや報告漏れがなくなり、上司への報告もスムーズになりました。

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事例②：丸本鋼材株式会社様

丸本鋼材株式会社様は生産データを紙で記録していたため、集計方法が統一されずデータが活用されない課題を抱えていました。

導入の決め手は、月額5,000円という低コスト、PCやスマホでの操作性の高さ、そしてテンプレートの使いやすさでした。

現在は「生産管理日報アプリ」を活用し、工場での生産量や稼働時間をリアルタイムに入力・共有。
データが一元管理され、原価計算・損益把握・在庫管理を迅速かつ正確に行えるようになりました。

▶丸本鋼材株式会社様の事例全文はこちら

事例③：株式会社イソダメタル様

株式会社イソダメタル様は、営業案件をGoogleスプレッドシートで管理していましたが、同時アクセスによるエラーや共有遅延が課題でした。
また、品質管理課では手書き報告書の入力負担が大きく、残業や入力ミスが発生していました。

導入の決め手は、画面の使いやすさと低コスト、そしてデータ移行のしやすさでした。

導入後は案件管理をアプリ化し、情報共有のスピードと正確性が向上。
また、品質管理課では手書きの報告書をAI-OCRでデータ化し、登録作業時間を67%削減。

▶株式会社イソダメタル様の事例全文はこちら

よくある質問（FAQ）

なぜ製造業でペーパーレス化は進みにくいのですか？

現場ごとに業務のやり方が異なり、紙の方が慣れているという理由で抵抗感が出やすいためです。
また、初期投資やツール選定の難しさも導入を遅らせる要因です。
小さな範囲から始めて成果を共有すると定着しやすくなります。

ペーパーレス化にデメリットはありますか？

システム導入の初期費用や、現場が新しい仕組みに慣れるまでの教育コストがかかる点です。
ただし、長期的にはコスト削減や効率化につながるため、デメリットを上回る効果が期待できます。

紙の作業指示書を簡単に電子化する方法は？

ノーコードツールを使えば、紙のフォーマットをそのまま入力フォームとして再現できます。
専門知識がなくても始められるため、現場担当者が主導して小規模に導入するのに適しています。

製造業におけるデジタル化とは何ですか？

製造データや記録を紙からデジタルに置き換え、効率的に活用できるようにすることを指します。
特にペーパーレス化はデジタル化の第一歩であり、業務効率と情報共有を大きく改善する手段となります。

まとめ｜ノーコードで製造業のペーパーレス化を現実に

製造業でのペーパーレス化は、紙の運用に慣れている現場にとって簡単なことではありません。
しかし、業務フローを整理し、優先度の高い書類から小さく始めることで無理なく定着させることができます。

事例にあったように、設備管理や生産データの記録、営業案件の共有など紙で抱えていた課題はデジタル化によって解消できます。
自社の業務に合ったやり方で少しずつ進めることが成功のカギです。

その第一歩として、サスケWorksで自社用のアプリを作成してみませんか。
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著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。