経費精算アプリとは？アプリの選び方やメリットも紹介

経費の申請・承認に時間がかかっていたり、領収書の管理が煩雑になっていたりしませんか。
経費精算アプリはこうした日々の手間を減らし、業務の効率化やミスの削減に役立つツールです。

本記事では、経費精算アプリの基本やメリット、選び方や注意点についてわかりやすく解説します。
業務フローに合ったツールを導入することで、経理担当者だけでなく現場の負担も軽減でき、組織全体の生産性向上にもつながります。

経費精算アプリとは？

経費精算アプリとは、日々の経費処理を効率化するためのツールです。
領収書の提出、金額の入力、承認などの作業を一元化し、スマートフォンやパソコンから簡単に操作できるのが特長です。

これまで手作業で行っていた申請や確認の手間を削減できるため、経理部門だけでなく、現場の社員にとっても負担の軽減につながります。
業務の効率化やペーパーレス化を進めたい企業にとって、経費精算アプリは有効な選択肢といえるでしょう。

経費精算アプリの主な機能とメリット

経費精算アプリには手間を減らし、正確かつスピーディに処理を行うための機能が数多く備わっています。
ここでは、導入によって得られる主なメリットを6つの観点から紹介します。

作業時間の削減と業務効率化

レシートや領収書をスマホで撮影するだけで、OCR機能が文字を自動認識し、金額や日付を自動入力します。
交通費も経路検索機能を用いて自動で算出されるため、入力や確認作業の手間を大幅に削減できます。

さらに、クラウド上での申請・承認・保存が可能なため、複数拠点での利用や在宅勤務環境にも柔軟に対応できます。
経理担当者の集計・照合作業も効率化され、部門全体の生産性向上につながります。

ヒューマンエラーの防止

経費精算業務では、金額や税区分の誤り、重複申請といったミスが発生しがちです。
経費精算アプリでは、自動計算機能や社内規定チェック機能により入力ミスや不正申請を自動検知します。

たとえば、金額や経路が規定と異なる場合は警告表示が出るなど、人的確認に頼らずミスを防止できます。
結果として経理担当者の確認負担を減らし、正確なデータ管理が実現します。

書類管理の簡素化とペーパーレス化

紙の領収書や申請書を保管・整理する手間がなくなり、すべて電子データとして一元管理できます。
検索機能により、過去の申請内容や領収書をすぐに呼び出せるほか共有も簡単です。

また、電子帳簿保存法に準拠したデータ保存機能を備えているため、法的要件を満たしたまま保管・提出が可能です。
保管スペースの削減や管理コストの低減にも効果を発揮します。

承認プロセスのスピードアップ

申請から承認までをアプリ上で完結できるため、紙ベースの回覧やメール承認に比べて処理スピードが大幅に向上します。
上長が出張中や外出中でも、スマートフォンやタブレットからワンタップで承認可能です。

また、承認ルートの自動設定やリマインド通知機能により承認の滞留を防ぎ、業務の流れを止めません。
スピーディな承認体制が整うことで経費支払いの遅延も防げます。

内部統制の強化

経費精算アプリでは、すべての申請・承認履歴や修正ログを自動で記録します。
これにより、後から誰がどの処理を行ったかが明確になり、不正申請や改ざんを防止できます。

また、部署や役職に応じて閲覧・編集権限を細かく設定できるため、セキュリティを維持しながら透明性の高い運用が可能です。
監査対応や内部統制の強化にも大きく貢献します。

法改正への柔軟な対応

経費精算に関わる法制度、特に電子帳簿保存法やインボイス制度などは頻繁に改正されます。
クラウド型の経費精算アプリなら、ベンダー側のアップデートで最新法令にも対応でき、常に現行ルールに沿った処理を行うことが可能です。

法改正への柔軟な対応力は、企業がコンプライアンスを維持するうえでも重要な要素です。

経費精算アプリの選び方と注意点

経費精算アプリを導入する際は、業務フローや利用環境に合ったものを選ばなければ、かえって業務負担を増やす恐れがあります。
ここでは、失敗しないために押さえておきたい4つのポイントを紹介します。

業務規模やフローに合っているか

自社の従業員数や申請・承認の流れに合うかを確認します。
小規模企業には操作が簡単で導入しやすいアプリ、大規模組織には承認ルートを柔軟に設定できるワークフロー型が最適です。
利用人数・承認段数・モバイル比率など、現場の実態に合わせて選ぶことが重要です。

カスタマイズ性と連携機能の有無

申請フォームや承認ルールを自由に変更できるカスタマイズ性があると、社内規定に柔軟に対応できます。

また、会計ソフトや勤怠管理システムとのデータ連携機能があれば、二重入力を防ぎ業務全体を効率化できます。
交通系ICカードや経路検索サービスとの連携も確認しておくと便利です。

会計業務の自動化の可否

レシートデータからAIが自動で費目を分類し、仕訳データを生成できる機能があると経理担当者の手間を大幅に軽減できます。
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているかも必ず確認しましょう。
会計処理まで自動化できるかどうかが、長期的な業務効率に直結します。

コストとサポート体制

導入費用・月額費用だけでなく、操作サポートや初期設定支援の有無も比較ポイントです。
特に、トライアル期間中に実際の操作感を確かめられるかどうかは定着率を左右します。

導入後の問い合わせ対応やアップデートの頻度など、サポート品質も確認しておきましょう。

経費精算アプリを導入する際のポイント

経費精算アプリを導入する際は、単にツールを入れるだけでなく、安全性・社内定着・比較検討の3つを意識して準備を進めることが重要です。
ここでは導入をスムーズに成功させるための具体的なポイントを紹介します。

セキュリティ対策を意識する

経費精算アプリには社員の個人情報や経理データが多く含まれるため、強固なセキュリティ対策が不可欠です。
通信の暗号化（SSL/TLS）、アクセス権限の細分化、多要素認証、データの自動バックアップなどを備えた製品を選びましょう。

また、クラウド型アプリを利用する場合はデータセンターの所在地や保守体制、障害発生時の対応方針まで確認しておくと安心です。
さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応状況も、選定時の重要なチェックポイントです。

社内教育を徹底する

アプリを導入しても、現場に使い方が浸透しなければ意味がありません。
導入時には経理担当者だけでなく、現場社員や承認者にも操作手順を共有し、社内全体で新しい運用ルールを定着させる仕組みを整えましょう。

初期段階ではトライアル環境を活用して練習したり、マニュアルやFAQを用意したりすることで、操作への不安を軽減できます。
ベンダーによっては、導入支援やオンライン研修などのサポートを提供している場合もあるため、教育体制を含めて検討すると効果的です。

過去の記録を探しにくい

経費精算アプリは機能や料金体系、サポート内容が各社で異なります。
導入前に複数社を比較し、自社の業務規模や利用環境に最も適した製品を選定することが大切です。

特に、会計ソフトや交通系ICカードとの連携機能、AIによる自動仕訳や費目分類、モバイル対応の使いやすさなどを確認しましょう。
無料トライアルを活用して操作性やサポート体制、導入後の運用コストを比較することで、長期的に安心して利用できるアプリを見極められます。

【課題別】経費精算アプリで重視したい機能

経費精算アプリを選ぶ際は、単に便利な機能数で比較するのではなく自社の業務課題をどう解決できるかを軸に検討することが大切です。
ここでは、よくある3つの課題を例にそれぞれで重視したい機能を紹介します。

経費精算書の入力に負担がかかる

入力作業に時間がかかる場合は、OCRやAIによる自動入力・仕訳機能を備えたアプリが有効になります。
領収書をスマートフォンで撮影するだけで金額や日付を自動反映できるため、入力の手間を軽減しやすくなります。
AIが過去データを学習して費目を自動分類できる仕組みを活用することで、入力ミスを防ぎながら確認作業の効率を高めやすくなります。

テレワークや時短勤務に対応したい

柔軟な働き方に対応するには、クラウド型のアプリを選ぶことが重要になります。
クラウド上で申請・承認が完結するため、場所を問わず操作できるようになります。
スマートフォン対応のアプリを活用すれば、移動中や外出先でもスムーズに承認や申請ができるようになります。

また、ワークフロー自動化機能を活用することで上長不在時も代理承認が可能になり、業務が滞りにくくなります。

出張が多く交通費精算に時間がかかる

出張や営業活動が多い場合は、交通系ICカードや経路検索との連携機能を重視することが大切になります。
利用履歴を自動で取り込み、定期区間を自動控除できるアプリを導入することで入力や確認の手間を減らしやすくなります。
スマートフォンでレシートを撮影して即時申請できる仕組みを整えることで、帰社後の作業を減らし、申請スピードを高めやすくなります。

【職種別】経費精算アプリで重視したい機能

経費精算アプリで重視すべきポイントは、職種ごとに異なります。
業務内容や立場によって求める機能が変わるため、それぞれの視点で最適な仕組みを整えることが大切になります。
ここでは、代表的な3つの職種における重視ポイントを紹介します。

経理担当者

経理担当者にとっては、正確なデータ処理と確認作業の効率化が重要になります。
領収書の読み取りを自動化できるOCRやAI仕訳の精度が高いアプリを選ぶことで、入力ミスを防ぎながら集計作業の負担を軽くしやすくなります。

また、会計ソフトや銀行明細との連携機能を備えたアプリを活用することで、仕訳作業や月次処理をスムーズに進められるようになります。
さらに、電子帳簿保存法への対応状況や監査に備えたデータ保管の安全性も確認しておくことが大切になります。

マネジメント層

マネジメント層では、承認スピードとコストの可視化が重視されます。
申請内容を外出先でも確認できるスマートフォン承認機能を利用することで、決裁の遅れを防ぎやすくなります。

加えて、部署別・期間別で経費を集計し、ダッシュボードで可視化できる機能を備えたアプリを選ぶことで支出の偏りや予算の進捗を把握しやすくなります。
承認履歴や操作ログの記録機能を活用することで、内部統制を保ちながらスピーディーに意思決定が行えるようになります。

営業職

営業職にとっては、現場での使いやすさとスピード感が欠かせません。
移動中でもスマートフォンから領収書を撮影・申請できるアプリを使うことで、帰社後の作業を減らしやすくなります。
交通系ICカードや経路検索との連携機能を活用することで交通費精算を自動化でき、入力漏れや金額の誤りを防ぎやすくなります。

また、過去の出張履歴や申請内容を自動で蓄積できるアプリを選ぶことで、再申請の手間を省き、効率的な経費管理につなげやすくなります。

経費精算アプリを作成できる「サスケWorks」の特徴

業務効率化を目的に、自社専用の経費精算アプリを構築できるサスケWorks をご紹介します。

サスケWorksとは？

サスケWorksは、プログラミングの知識がなくてもドラッグ＆ドロップの直感的な操作でアプリが作成できるサービスです。

初期費用：0円
月額費用：5,000円～ ※11ID付属 1人あたり455円～
無料トライアル：あり（30日間）

サスケWorksで実現できること

サスケWorksでは、経費精算をはじめとしたさまざまな業務に対応できるアプリをノーコードで構築できるようになっています。
ここでは、サスケWorksを活用することでどのような業務の効率化や仕組み化を実現できるのかについて紹介します。

ノーコードで経費精算アプリを作成可能

サスケWorksは、項目の追加やレイアウトの変更なども画面上の操作で簡単に行えるため、現場の運用に沿った設計が可能です。
アプリ同士の連携にも対応しており、経費データと他の業務情報を一元管理できます。

AI-OCRで領収書や請求書を自動データ化

領収書や請求書をスマートフォンで撮影するだけで AI-OCR が内容を読み取り、自動でデータ化されます。
手書きや印字の薄い書類でも高精度に読み取れるため、手入力の手間を削減でき、申請ミスも防ぎやすくなります。

申請から承認までのワークフローも自由に構築可能

サスケWorksでは、経費申請から承認までのプロセスを自社の業務フローに合わせて自由に設定できます。
たとえば、部門ごとの承認ルートや金額による承認条件などを柔軟に構築できるため、実際の運用に即した形での管理が可能です。
進捗の可視化や自動通知も設定でき、承認の停滞を防ぐ仕組みづくりにも役立ちます。

すぐに使えるアプリは100種類以上

サスケWorksでは、すぐにダウンロードするだけで利用できるアプリを用意しております。
ダウンロードして、自社用にカスタマイズ加納なので、一からアプリを作らなくてもすぐに利用可能です。

よくある質問（FAQ）

経費精算アプリとは何ですか？

経費精算アプリとは、領収書の提出や経費の申請・承認をオンライン上で行えるツールです。
手作業が多くなりがちな経費処理を効率化でき、紙の管理やミスの削減にもつながります。
パソコンやスマートフォンから利用できるものが多く、幅広い企業で導入されています。

スマホで電子化した領収書は税務処理で問題ないですか？

電子帳簿保存法の要件を満たしていれば問題ありません。
画像が鮮明で、発行日・金額・発行者などが確認できるものであれば、スマホで撮影した領収書も有効です。

サスケWorksでは、AI-OCR機能により紙の領収書を自動でデータ化し、スムーズに電子保存へ移行できます。

経費精算アプリの無料版と有料版の違いはなんですか？

無料版では基本的な申請や記録機能に限られることが多く、承認フローの設定や外部連携などは有料版で提供されるケースが多いです。

経費精算アプリをノーコードで効率化させよう

今回の記事では、経費精算アプリの基本から主な機能、選び方のポイントまでを解説しました。
手間のかかる精算業務を効率化し、ミスや管理負担を減らすことで日々の業務は大きく変わります。
業務改善の第一歩として、まずは自社に合うアプリを試してみてはいかがでしょうか。
実際に経費精算をアプリを作成して管理してみたい方は、サスケWorksの30日間の無料トライアルをご利用ください。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。