「仕組み」作りでリスク対策
人手不足が進む今、業務の属人化や情報管理のミスが大きなリスクにつながる時代になっています。
だからといって「全部マニュアルを作る」「一人ひとりが慎重にやる」では、手間も時間もかかってしまいます。
そこでおすすめしたいのが、【仕組み】でリスクを防ぐという考え方です。
業務リスクを減らすための3つの視点
1. アクセス権限の明確化【情報漏えいを防ぐ】
誰でもなんでも見られる状態は、便利そうに見えてとても危険です。
閲覧・編集・削除の操作を「役割別」に制限できるアプリを活用することで、意図しない情報漏えいや誤操作を未然に防げます。
例) 部署ごとに見える情報を制限、承認申請後の編集ロック
2. 入力ルールの統一【データの品質を守る】
「株式会社」と「(株)」、「2025/08/20」と「8月20日」のように表記揺れがあると、検索性やデータ分析の精度が下がってしまいます。
入力ルールをあらかじめ設定しておけば、誰が入力しても同じフォーマットを守れるため、データの一貫性を保つことができます。
例) プルダウンで選択させる／日付フォーマットを固定する／必須項目を設定する
3. 履歴と承認フローの可視化【ミスを見逃さない】
「誰が・いつ・どの情報を編集したのか」を後から振り返ることができないと、トラブルが起きたときに原因を特定できません。
サスケWorksでは操作履歴を自動で記録でき、さらに承認フローを設定すれば、決済までの流れを記録に残すことができます。
例) 新規データ登録は自動承認、金額変更は承認必須といったルール分け
サスケWorksなら、こうした仕組みを現場の視点ですぐに作成・実践できます。今回はサスケWorksのアプリストアに公開されているアプリの中から、権限設定や承認機能を活用したアプリをご紹介します。
おすすめアプリ4選！
1.稟議申請
申請から承認までのワークフローを利用できます。複数の承認者がいる場合、承認者から次の承認者までのルートを作成、保存することも可能です。
アプリの紹介ページはこちら：https://store.works.app/JP/ap19/
2.鍵管理アプリ
アプリの権限設定でレコードを編集できるユーザーを制限することで、鍵の情報を安全に管理できます。
アプリの紹介ページはこちら：https://store.works.app/JP/ap228/
3.物品購入申請
レコードの権限設定を行うことで、一般社員は自分が申請した情報のみを閲覧でき、上長はすべての申請内容を確認できるように制限を設けることができます。また、こちらのアプリでも承認申請機能を使うことで申請の記録を残すことができます。
アプリの紹介ページはこちら：https://store.works.app/JP/ap210/
4.出張報告書
所属部署や氏名はプルダウン選択、出張日もカレンダーから日付を選択する方式のため、同じフォーマットで出張報告を行うことができます。
アプリの紹介ページはこちら：https://store.works.app/JP/ap14/
まとめ
業務リスクを減らすポイントは、個人の注意に頼ることではなく【仕組みで防ぐこと】です。
アクセス権限・入力ルール・承認フローの3つの視点を押さえることで、誰が担当しても同じ品質を保ち、安心して業務を任せられる環境がつくれます。
サスケWorksアプリストアでは他にも多数のアプリをご用意しています。ぜひダウンロードしてみてください。
サスケWorksのアプリストアはこちら：https://store.works.app/JP/
著者情報
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ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
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