人事業務を効率化する方法とは？メリット・役立つツール・課題も紹介 - 業務改善 - ブログ

人事業務の煩雑さにお悩みではありませんか？
勤怠管理、給与計算、従業員情報の管理など、人事部門が抱える膨大な業務は手作業や属人化によって非効率になりがちです。

本記事では、人事業務を効率化する具体的な方法からおすすめのツール、よくある課題の解決策まで初心者の方にもわかりやすく解説します。

人事業務を効率化する方法とは？

企業において人事業務は従業員の管理や採用、給与計算など幅広い範囲をカバーする重要な役割を担っています。

しかし、その一方で膨大な作業量や手作業の多さが課題となり、非効率的な運用が生じることも少なくありません。
ここでは、人事業務を効率化するための方法や取り組みを具体的に解説していきます。

人事業務で効率化できる仕事

人事部門が担う業務は多岐にわたり、日々膨大な業務量をこなす必要があります。
ここでは、効率化が可能な主要な人事業務について、それぞれの特徴と改善ポイントを解説します。

人事計画

人事計画とは、企業の経営戦略に基づいて人材の採用・配置・育成を長期的な視点で計画する業務です。
各部署の人員構成やスキルバランスを分析し、将来的に必要な人材像を明確にすることで組織全体の成長を支える土台を作ります。

従来は紙やExcelでの管理が中心でしたが、情報の更新や共有に時間がかかり、リアルタイムな意思決定が困難でした。
人事管理システムやデータ分析ツールを導入することで人材情報の一元管理が可能になり、経営層との情報共有もスムーズに進むようになります。
これにより、戦略的な人事施策を迅速に展開できる体制が整います。

採用活動

採用活動は、求人募集から書類選考、面接調整、合否連絡、内定者フォローまで多くのステップを含む業務です。
特に応募者が増える時期には対応工数が急増し、人事担当者の大きな負担となります。

採用管理システム(ATS)を活用すれば、応募者情報の一元管理や選考進捗の可視化が実現し、担当者間での情報共有も円滑になります。
また、AI技術を活用した書類スクリーニングや面接日程の自動調整機能を導入することで、単純作業にかかる時間を削減し、候補者とのコミュニケーションや戦略的な採用活動に注力できるようになります。

人材育成

社員のスキルアップや能力開発は、企業の競争力を維持するうえで欠かせない取り組みです。
しかし、研修計画の立案、受講者の管理、進捗確認、効果測定といった一連の業務は手作業で行うと非常に煩雑になります。

eラーニングシステムやLMS(学習管理システム)を導入することで、受講状況の自動集計や研修資料の一元管理が可能となり教育担当者の負担を大幅に軽減できます。
さらに、社員が自分のペースで学習できる環境を提供することで、研修の質と受講率の両方を向上させることができます。

人事評価

人事評価は、社員のパフォーマンスを公正に測定し、昇給や昇格の判断材料とする重要な業務です。
評価項目の設定、評価シートの配布・回収、集計作業、フィードバック面談の準備など、多くの事務作業が発生します。

人事評価システムを導入することで、評価データの自動集計や過去の評価履歴との比較が容易になり、より客観的で透明性の高い評価が実現します。
また、評価者と被評価者の双方が評価内容をオンラインで確認できる仕組みを整えることでフィードバックの質も向上します。

人事評価を効率化できるおすすめのアプリについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

労務管理

労務管理には、勤怠管理、雇用契約書の作成、社会保険手続き、福利厚生の管理など、法律に基づいた正確性が求められる業務が含まれます。
これらの業務はミスが発生すると社員の信頼を損ねるだけでなく、法的リスクにもつながります。

クラウド型の労務管理システムを導入すれば、勤怠データの自動集計や各種手続きの電子申請が可能になり、手作業によるミスを防止できます。
また、法改正にも自動で対応する機能を備えたシステムを選ぶことでコンプライアンスリスクを軽減し、安心して業務を進められます。

給与計算

給与計算は毎月必ず発生する重要業務であり、基本給、残業代、各種手当、社会保険料、税金など、計算項目が多岐にわたります。
手作業での計算はミスのリスクが高く、確認作業にも多くの時間を要します。

給与計算ソフトやクラウド型給与管理サービスを活用することで、計算の自動化と正確性の向上が同時に実現します。
勤怠管理システムと連携させれば出勤データが自動で反映されるため、転記作業も不要になります。
これにより、担当者は給与計算の確認や例外対応など、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。

人事業務の効率化がもたらすメリット

人事業務の効率化は、企業全体の運営に大きな影響を与える可能性があります。
ここでは、人事業務を効率化することで得られる具体的なメリットについて解説します。

コスト削減で企業の成長を促進

人事業務における手作業や属人化した業務を見直すことで、業務効率が向上し、無駄な業務やコストを大幅に削減することが可能です。
たとえば、従業員データのデジタル管理は、紙ベースで発生していた印刷費や保管費用を削減し、全体的なコストの見直しを促進します。

また、収集したデータ管理や保管も行いやすくなり、必要な情報を迅速に検索・共有できるようになります。
これにより、管理業務に費やす時間が短縮され、より戦略的な業務や従業員サポートに集中できる環境が整います。

作業時間の短縮と生産性の向上

効率化により、単純作業やルーチンワークに費やしていた時間を削減でき、その分を戦略的業務に充てることができます。
たとえば、勤怠管理システムの導入により打刻データの集計や給与計算が自動化され、数時間から数日の作業を数分で完了できるようになります。
これにより、人事部門全体の生産性が大幅に向上します。

従業員満足度を高めるための工夫

効率化された業務フローは従業員の負担を軽減するだけでなく、迅速かつ正確な対応を可能にします。
たとえば、労働時間や給与に関する情報がリアルタイムで共有されることで、従業員との信頼関係が強化されます。

また、従業員からのフィードバックを受け取りやすくする仕組みを構築することで、職場環境の改善やエンゲージメント向上にも寄与します。

人事業務の効率化を実現するための方法

人事業務を効率化するためには現状の業務フローを分析し、改善の余地を明確にすることが重要です。
ここでは、効率化を進めるための実践的な方法を具体的に説明します。

業務の洗い出し

効率化の第一歩は、人事部門が現在行っているすべての業務を漏れなくリストアップすることです。
採用、労務管理、給与計算、研修運営など、各業務について「誰が」「何を」「どのくらいの時間で」行っているのかを詳細に記録しましょう。

この作業により、想定以上に時間がかかっている業務や複数の担当者が重複して行っている作業が明らかになります。
たとえば、毎月の勤怠集計に5時間かかっている、複数の部署で同じ新入社員研修資料を別々に作成している、といった非効率なポイントが見えてきます。
業務の洗い出しは、効率化の対象を正しく見極めるための土台となる重要なプロセスです。

業務プロセスの見える化と改善

洗い出した業務をフローチャートや業務手順書として視覚化することで、業務全体の流れと問題点が一目で分かるようになります。
たとえば、採用プロセスであれば「求人掲載→書類選考→面接調整→合否連絡→内定手続き」といった各ステップを図式化します。

この見える化により、不要な承認ステップや待ち時間、情報の受け渡しミスが発生しやすいポイントなどが明確になります。
問題が特定できたら、承認フローの簡略化やシステムによる自動通知の導入など具体的な改善策を実施します。

業務プロセスを可視化することでチーム全体で改善点を共有しやすくなり、継続的な業務改善のサイクルを回せるようになります。

属人化を防ぐフレームワーク活用法

特定の担当者しか対応できない業務が存在すると、その人が不在の際に業務が停滞したり引き継ぎに多大な時間がかかったりします。
こうした属人化を防ぐには、業務の標準化とマニュアル整備が不可欠です。

具体的には、業務手順を誰でも理解できる形で文書化し、チーム内で共有します。
また、チェックリストやテンプレートを用意することで、経験の浅い担当者でも一定の品質で業務を遂行できるようになります。

さらに、定期的な業務ローテーションや複数名での担当制を導入することで知識やノウハウがチーム全体に蓄積され、一人に依存しない強固な体制を構築できます。
属人化の解消は、業務の安定性と継続性を高めるうえで重要な取り組みです。

定型業務・非定型業務の振り分け

人事業務には、毎月決まった手順で進める定型業務と状況に応じて判断が必要な非定型業務が混在しています。
効率化を進めるには、これらを明確に区分することが重要です。

定型業務とは、勤怠集計や給与計算、社会保険手続きなど、手順が決まっており繰り返し発生する業務を指します。
これらはシステム化やアウトソーシングによって自動化・外部委託しやすく、人的リソースの削減効果が高い領域です。

一方、非定型業務は、採用戦略の立案や人材育成計画、組織開発など、専門的な知識や判断力が求められる業務です。
こうした業務には人事担当者の経験やスキルが不可欠であり、定型業務を効率化することで生まれた時間をこちらに集中投下できるようになります。
業務を適切に振り分けることで、限られた人員でも質の高い人事施策を推進できる体制が整います。

ペーパーレス化の促進

紙ベースでの業務運用は、印刷コストや保管スペースの確保、書類の検索時間などさまざまな非効率を生み出します。
ペーパーレス化を進めることで、これらの課題を一挙に解決できます。

具体的には、採用関連書類や労務手続きの電子化、クラウド上での書類管理、電子署名の導入などが挙げられます。
これにより、書類の配布・回収にかかる時間が削減され、情報の検索性や共有のスピードも大幅に向上します。

また、リモートワークや在宅勤務が普及した現代において、場所を問わず必要な書類にアクセスできる環境は、業務の柔軟性を高めるうえでも重要です。
ペーパーレス化は単なるコスト削減にとどまらず、働き方改革の推進にも貢献する施策といえます。

アウトソーシングの活用

人事業務の一部を外部の専門業者に委託することで、社内の負担を軽減しながら業務品質を維持・向上させることができます。
特に給与計算や社会保険手続きといった専門知識が必要な定型業務は、アウトソーシングに適しています。

外部委託のメリットは、法改正への迅速な対応や繁忙期でも安定した業務遂行が可能になる点です。
また、社内の人事担当者は採用戦略や人材育成といった付加価値の高いコア業務に集中できるようになります。

ただし、アウトソーシングを成功させるには、委託先との情報共有体制の構築や業務範囲の明確化が欠かせません。
定期的な進捗確認やコミュニケーションを通じて、「任せっぱなし」にならないよう注意することが長期的な成果につながります。

人事業務効率化に役立つツール

人事業務の効率化を進めるうえで、適切なシステムやビジネスツールの活用は欠かせません。
ここでは、効率化に役立つ具体的なツールやその選び方、活用事例について詳しく解説します。

人事業務を効率化できるツールの一例

人事業務を効率化するためのツールは多岐にわたります。
ここでは、導入しやすく効果の高い代表的なツールを紹介します。

Excel・スプレッドシート

多くの企業で使われている表計算ソフトです。
関数やマクロ機能を活用することで、簡易的なデータ集計や管理業務を効率化できます。
ただし、属人化しやすく法改正への対応や大規模なデータ管理には限界があるため、専用システムへの移行を検討する企業も増えています。

採用管理システム（ATS）

求人情報の管理から応募者とのやり取り、面接スケジュール調整、選考進捗の可視化まで採用活動全体を一元管理できるシステムです。
複数の求人媒体からの応募を集約でき、候補者情報の検索性も向上します。
オンライン面接機能を備えたものも多く、リモート採用にも対応できます。

ノーコードツール

プログラミング知識がなくても、ドラッグ&ドロップなどの直感的な操作でアプリを作成できるツールです。
自社独自の業務フローに合わせてカスタマイズしやすく、小規模な業務改善から始めたい企業に適しています。
既存のシステムでは対応できない細かなニーズにも柔軟に対応可能です。

RPA（自動化ツール）

PC上で行う定型的な事務作業をソフトウェアロボットに記録し、自動実行させるツールです。
異なるシステム間でのデータ転記やExcel集計作業などの単純作業を自動化できます。
人的ミスの削減と作業時間の大幅な短縮が期待できます。

タレントマネジメントシステム

社員のスキルやキャリア志向、評価履歴などを一元管理し、戦略的な人材配置や育成計画に活用できるシステムです。
次世代リーダーの選定や適材適所の配置など人材戦略の高度化に貢献します。

ERP（統合基幹業務システム）

人事だけでなく、財務会計や生産管理など企業活動全体のデータを統合管理するシステムです。
大規模な導入となりますが、部門間のデータ連携がスムーズになり全社的な業務効率化が実現します。

勤怠管理や給与計算を自動化するツールの選び方

勤怠管理や給与計算の自動化は、業務効率化に大きく貢献します。
以下のポイントを考慮して最適なツールを選びましょう。

クラウド型の導入：どこからでもアクセス可能で、リモートワークにも対応。
従業員数に応じたスケーラビリティ：小規模から大規模まで対応可能な柔軟性が必要。
サポート体制：導入後のトラブルにも迅速に対応してもらえるサービスが安心。

ツールを導入する際には、費用面、業務への適合性、既存の社内システムとの連携、サポート体制など複数の要素を考慮する必要があります。
これらのポイントを十分に検討し、自社のニーズに合ったツールを選定することで導入効果を最大化できます。

人事業務の効率化を阻む課題と解決策

人事業務の効率化には多くのメリットがありますが、一方でツール導入に際していくつかの課題に直面することもあります。
ここでは、人事業務効率化の障害となりやすいポイントとその克服方法について解説します。

アナログ業務からの脱却方法

紙ベースの記録や手作業でのプロセスが根強く残っている場合、これをデジタル化することが効率化の第一歩となります。
以下の方法が有効です。

スキャンツールの活用：既存の紙データをデジタル化し、クラウド上で管理。
電子署名ツール：契約書や承認プロセスを電子化。
オンラインフォームの利用：従業員情報や申請書類をデジタルで収集。

たとえば、GoogleフォームやAdobe Acrobatの電子署名機能は、手軽にアナログ業務をデジタル化する手段として人気があります。

属人化を解消するための社内体制づくり

特定の担当者に業務が集中している場合、属人化を防ぐ取り組みが重要です。
以下の方法を実践しましょう。

マニュアルの整備：業務の詳細を記録し、誰でも同じ手順で対応できるようにする。
チーム全体でのタスク共有：プロジェクト管理ツールを活用して進捗を可視化。
業務引き継ぎの仕組み化：退職や異動の際にスムーズに情報が伝達できる環境を整備。

これにより、担当者の変更があっても業務が停滞するリスクを軽減できます。

ITリテラシー向上を促進する教育のポイント

効率化ツールを導入する際に重要となるのが従業員のITリテラシーです。
新しいシステムやツールを導入しても、使い方が十分に理解されていないと効果が発揮されません。

定期的な研修の実施：ツールの基本操作から応用までを習得する場を提供。
分かりやすいマニュアル作成：手順や機能を視覚的に解説。
小規模な導入テスト：少人数での試験運用を経て全社展開を計画。

これにより、従業員の抵抗感を軽減し、効率化プロセスをスムーズに進められます。

初心者でも始めやすい人事業務効率化の第一歩

効率化に取り組みたいものの、どこから手をつければよいかわからないという方にとって、簡単かつ実行しやすい方法を知ることが成功への鍵となります。
ここでは、初心者でもすぐに始められる方法や、コストを抑えた取り組みを具体的に紹介します。

無料ツールで始める業務効率化

初めての効率化には、費用のかからない無料ツールを活用するのが効果的です。
以下のようなツールを取り入れることで、コストを抑えつつ効率化を進められます。

Google Workspace：スプレッドシートやフォームを活用したデータ管理が可能。
Slack（無料プラン）：社内外のコミュニケーションを効率化。

無料ツールを活用することで、効率化の初期投資なしで業務フローを改善できます。

コストを抑えるツール導入のコツ

有料ツールを導入する際には、コストを抑えつつ最大限の効果を得る方法を検討することが重要です。

無料トライアルの活用：ツールの導入前に試用期間を活用して、自社に適しているかを確認。
料金プランの比較：必要な機能だけを選べるプランを選択し、余計なコストを削減。
長期契約割引の利用：多くのツールが提供している年間契約プランでコストを削減。

これにより、無駄な支出を避け、効果的なツールを低コストで導入することが可能です。

ノーコードツールを活用した業務改善例

ノーコードツールとは、プログラミングの知識がなくても使えるツールのことで、簡単な操作だけで業務に役立つシステムやアプリケーションを作成できます。
これらのツールを活用すれば、専門的なスキルがなくても人事業務を効率化できる点が魅力です。

ノーコードツールは短期間で業務フローに適応可能なため、小規模組織から大企業まで幅広く活用されています。
自社の業務フローに必要な機能を構築できるためおすすめです。

人事業務の効率化ならサスケWorks

サスケWorksとは？

サスケWorksはプログラミングスキルがなくても、オリジナルの業務アプリを作成することができるノーコードツールです。
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、データベース構築を基に様々な機能を組み合わせて多種多様のアプリを構築できます。

企業によって課題や規模、人事形態が異なるため、自社にとって最適な人事業務の効率化を実現できるツールは限られてしまいます。
サスケWorksなら自社に合ったアプリを簡単に作成することができるので、企業の成長に合わせた運用が実現可能です。

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人事業務の効率化を進める上でよくある質問（FAQ）

人事業務効率化ツールの初期費用はどれくらいかかりますか？

効率化ツールの初期費用は、ツールの種類や規模により異なります。
以下のような目安があります。

クラウド型ツール：月額5,000円～20,000円程度。無料トライアル期間がある場合も多いです。
オンプレミス型ツール：導入費用に加え、ライセンス費用が100万円を超える場合もあります。
ノーコードツール：基本的に無料または低コストから始められることが多いです。

まずは必要な機能を明確にし、無駄なオプションを避けることがコスト管理のポイントです。

導入が難しい場合、どこから始めるべきですか？

導入が難しいと感じる場合は、以下のステップで取り組むとスムーズです。

課題の明確化：最も時間がかかる業務や非効率な部分を洗い出します。
小規模な試験導入：無料ツールや低価格のソリューションを使って、小規模な改善を試みます。
専門家の助言を活用：導入に不安がある場合は、ツールの提供元やコンサルタントに相談するのも一つの方法です。

これにより、業務効率化の障壁を減らしやすくなります。

AIやRPAを導入するメリットは？

AIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）はルーチン作業を自動化し、精度や速度を大幅に向上させる点で大きなメリットがあります。

AI：採用における候補者スクリーニングや従業員のパフォーマンス分析に活用可能。
RPA：勤怠データの入力や給与計算の自動化に最適。

これらを導入することで人手によるミスを削減し、戦略的業務に集中できる環境を構築できます。

無料で試せるツールやサービスはありますか？

多くの効率化ツールは無料トライアルやフリープランを提供しています。
以下が代表例です。

サスケWorks：直感的な操作で簡単にアプリを作成できるノーコードツール。
Slack：小規模チームでのコミュニケーションに最適。
Notion：タスク管理や情報共有、プロジェクト計画などを一つのプラットフォームで行えるオールインワンツール。

これらのツールを活用することで、初期投資を抑えながら業務効率化の効果を体感できます。
無料トライアル期間中にツールの使い勝手や業務への適合性を確認し、導入の是非を判断するのがおすすめです。

社内の抵抗感を減らすためにはどうすれば良いですか？

新しいツールやプロセスを導入する際、社内の抵抗感を減らすには以下の方法が効果的です。

小規模テストを実施：少人数のチームで試験的に運用し、成功事例を共有。
従業員の声を反映：選定プロセスに従業員の意見を取り入れることで、納得感を高めます。
馴染みやすいUIのツールを選定：これまで活用してきたツールや業務フローに似た操作感のあるツールを選ぶことで、従業員が新しいツールに違和感なく適応しやすくなります。

これにより、スムーズな導入と高い定着率が期待できます。

人事業務の効率化で組織の生産性を高めよう

人事業務の効率化は、単なる作業時間の短縮にとどまらず、組織全体の生産性向上と競争力強化につながる重要な取り組みです。

人事計画、採用活動、人材育成、人事評価、労務管理、給与計算など、人事部門が担う業務は多岐にわたります。
これらの業務を洗い出し、プロセスを見える化することで無駄な作業や属人化している業務が明確になります。
その上で、定型業務と非定型業務を振り分け、ペーパーレス化やアウトソーシングを活用することで大幅な効率化が実現できます。

まずは小さな一歩から始め、効果を検証しながら段階的に取り組みを広げていくことで人事部門の負担軽減と組織全体のパフォーマンス向上を両立できるでしょう。
サスケWorksも手軽に始める第一歩目のツールとしておすすめです。
ぜひ、無料トライアルをご活用ください。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。