Q：「サスケWorks」導入を検討された「きっかけ」を教えてください。

「サスケWorks」導入前は、Excelで名簿管理を行っていました。
設立36年以来の奨学生、また理事や評議員、監事の皆様、財団を運営するにあたっての関係者も含めて情報管理をしていました。

Excelでは項目が増え、スクロールが長くなる一方で、入力や検索の効率化、更新履歴の管理が大きな課題でした。将来的にも事務局の誰が見ても分かる・更新できるデータベースを作成し、効率的な財団運営を行いたいとの考えから検討を始めました。

Q： いろいろなサービスがある中で最終的に「サスケWorks」をお選びいただいた理由は何でしょうか

サスケWorksの導入にはサポートメンバーの働きがありました。
当財団のIT化を担当してくれています。

彼女は前職でシステム業務の経験があり、「ノーコードツール」を知っていました。
WEBサイトでクラウド型のノーコード業務アプリサービスを探し、比較検討をはじめました。
調べはじめの段階でサスケWorksを見つけて、金額的にも手頃でしたのでお試し利用を行いました。

お試し利用で実際に体験してみて、彼女が自身でアプリを作っていけそうとなり、アプリを使うわたしともう一人の局員のことも考えてくれ、我々もユーザとして操作を体験しました。新しい案件を入力するときや情報を閲覧するときの操作性をチェックし、これなら問題なく利用できるのではないかとのことで導入に至りました。

利用人数が少ないので高額なものを入れてしまっては現実的ではないと考えていましたが、価格面においても導入しやすい金額でした。

もう1点、人の情報管理がメインとなりますので、センシティブなものが含まれます。
セキュリティライセンスを取得されていましたので、判断材料の1つとさせていただきました。

Q： 導入後、「サスケWorks」をどのように活用されていますか？

当初の目的の「名簿管理」をメインで利用しています。
アプリストアにある「顧客管理×売上管理アプリ」をダウンロードし項目を追加・編集して作りました。
奨学生や関係者の名簿として情報管理のため利用しています。今では、このアプリが業務運用の中核を担っています。

そのほか、
「連絡記録アプリ」です。
奨学生や同窓生とのメールや面会時のやり取り、写真などの記録に使っています。
名簿と紐づけており「〇〇さんとはいつ会ったね」と、人に紐づけして登録できるのがとても便利です。

もう一つ
「奨学生募集アプリ」
こちらは、年1回の奨学生募集時に、応募フォームとして利用しています。

Q： 実際に導入してみての感想（メリットを感じる点、使い勝手など）をお聞かせください。

奨学生や関係者の名簿情報の内容や更新が一目でわかるようになり、やり取りや経緯を詳細に記録・把握・共有できることで、導入時の課題であった入力や検索の効率化、更新履歴の管理を解決することができました。

Excelで管理していたときは写真の登録が難しかったのですが、アプリでは写真が登録できるのも便利に感じています。

さらに画面デザインがシンプルで見やすく、直感的に操作できるところがいいと思います。

Q： 導入後、得られた効果、成果について教えてください。

アプリに情報が集約されたおかげで、必要な情報を調べる際の効率が格段に良くなりました。
例えば、数十年前に奨学生だった方の情報が必要なときなど、それまでは複数のExcelファイルから情報を集めなければいけなかったのですが、検索し迅速に必要な情報へたどり着くことができるようになりました。

ダッシュボードを活用して奨学生の累積情報（大学別や国籍別）を表示させています。
いつでも一目でわかるようにしてあり、例えば奨学生は何人いるのか、国籍別ではどうなっているのかなど聞かれたとき、Excelで集計せずとも瞬時に分かります。こちらもデータ収集の作業時間の短縮に繋がりました。

また、WEBフォームの活用で、奨学生に入力してもらった情報をダイレクトに名簿情報へ反映できるようになりました。これまでは、Excelに記入してもらっていたものを個人別にファイルで保管と工程をかけていましたが、ワンステップでデータ管理できるようになりとても助かっています。

Q： 今後「サスケWorks」を活用しての展開・展望がありましたらお聞かせ願います。

最近、サスケWorksでAIやGPT関連の機能がリリースされているのを見ています。
いずれ当財団の業務面においても、その機能が活用できる部分があればと思っています。

アップデートによって定期的に使いやすさが向上していますので、そこを当財団の業務効率化に役立てていきたいです。