当法人は、現在　認定こども園・認可保育園、障害者向けグループホームの3施設を運営しています。

従来職員情報については、全てExcelを利用して本部が管理をしており、施設側では必要に応じて本部へ問い合わせをする形をとっていました。

しかし、各施設が作成する提出書類には、職員に関する情報を必要とするものも多くあるため、施設が増えるとともに本部へ問い合わせが多くなるようになってきました。そこで、各施設でも職員情報を閲覧できるようにし、利便性を高めることによって、本部・各施設の事務の業務軽減を検討しました。

ツール選びにあたっては、職員情報は1つのデータベースで管理でき、施設や職員によって権限を付け、閲覧情報を制限できるものを探しました。
わたしがこれまでにノーコードツールを利用した経験があることから、「職員管理　アプリ」と検索し、他社製品とサスケWorksを比較検討しました。

ビジネス向けのノーコードツールはたくさんありますが、1度導入をしたら長く使うことを考え、手ごろな価格と基本機能でカスタマイズ性の高いサスケWorksが当法人には適していると感じました。

特に、事前にサスケWorksの体験版を利用してみて、シンプルで分かりやすい操作性に加え、今回こだわっていた閲覧権限についても希望通りの設定ができたこと、操作について問い合わせをした時に丁寧にサポート頂いた事が導入の決め手となりました。

当初の目的通り、職員情報の管理に活用しています。

職員の情報をサスケWorks内で一括管理したうえで、各施設・役職別に閲覧権限を分けて使用しています。サブレコードごとに権限を設定したり、施設別に権限を設定できるのはとても助かりました。

またデータの移行についても、それまで使用していたExcelファイルからcsvで取り込めたのでスムーズでした。

職員情報の大元のデータが一つになり、とても管理がしやすくなり、更新作業の効率よくなったと実感しています。

各施設での使用についても、アプリのURLとID・パスワードを渡しただけで、すんなりと利用を開始できました。

今後は他のデータ管理もサスケWorksを使用していくよう検討をしています。

施設職員はアプリの活用で、本部を通さずに最新の情報を、必要なタイミングで閲覧できるようになりました。

本部へ問い合わせが来ていたときも、全てその都度回答ができていたわけではなく、返事に時間がかかっていました。伝達ミスや確認漏れなども発生していましたので、「自分のタイミングで調べられる」というのは効率的だと思います。

本部も問い合わせが減ってありがたいです。
情報共有とデータ一元化で、本部・施設職員双方にとって業務効率化を図ることができました！

今利用している職員管理については、帳票機能やエクスポートしたデータを使って、スムーズに必要書類にまとめる方法を検討していきたいです。

他のアプリも作成し、紙書類や煩雑になっている情報をまとめていきたいです。具体的なところでは、契約書類を各施設と共有できるアプリを作りたいです。

サスケWorksは、施設や支社が複数ある企業の情報共有に有効的だと思います。

紙の書類は行き来しませんので、紙がある場所でしかその情報を見れないですし、Excel管理だと同じようなファイルが複数できてしまうので、結局、更新漏れがでます。
なので、サスケWorksのように、データを一元管理できるツールを使って共有するのが間違いがなく、良いと思います。

ほかでは、個人情報を含む書類の提出義務がある職業の方にも便利だと思います。
料金も5,000円ですので手軽に始めやすいと思います。