「この業務、あの人しかわからない…」そんな状況はありませんか。
特定の担当者に仕事が集中し、他の人が引き継げない状態になると休職や退職のたびに現場に大きな混乱が生まれます。
この記事では、業務の属人化が起きる原因やリスクを整理し、誰でもスムーズに業務を進められる仕組みづくりのステップを紹介します。
業務の属人化とは？なぜ問題視されるのか
日々の業務を進める中で、「この作業はあの人しかできない」といった状態が続いている場合、それは業務の属人化が起きているサインです。
属人化とは、業務の手順や知識が特定の人に依存し、他の人が代わりに対応できない状況を指します。
属人化が発生する典型的なシーン
属人化はどの部門でも起こり得ます。
たとえば、営業では「案件の進捗を個人のメモで管理している」、経理では「担当者しかわからないエクセルの計算式がある」、製造では「ベテラン社員しか把握していない手順がある」といったケースです。
属人化は特定の業務や人に依存するほど、組織の柔軟性を奪う要因となります。
属人化が企業成長を妨げる理由
業務が属人化すると、誰かが不在になっただけで業務全体が滞ることがあります。
さらに、引き継ぎや教育にも時間がかかり、効率的な成長を阻む原因になります。
「誰がやっても同じ品質で進められる体制」を作ることが、属人化を防ぐ第一歩です。
業務が属人化する原因
業務の属人化は個人の能力ではなく、組織の仕組みや環境によって生まれるケースがほとんどです。
ここでは、属人化を引き起こす主な原因を整理します。
明確なマニュアルやルールがない
マニュアルや手順書が整備されていないと、担当者ごとに仕事の進め方が異なり、いつの間にか「その人にしかできない」状態になります。
特に小規模組織では日常業務が忙しく文書化が後回しになりがちです。
業務手順を共有できる形で残しておくことが、属人化を防ぐ最初の一歩です。
情報共有が口頭や個人管理に依存している
口頭での伝達や個人フォルダでの管理に頼っていると、情報が属人化しやすくなります。
共有ツールがあっても、更新ルールが決まっていないと情報の鮮度が保てません。
「どこに何があるかがすぐわかる状態」を意識し、誰でも同じ情報にアクセスできる仕組みづくりが大切です。
ITツールが部門ごとに分断されている
部門ごとに異なるツールを使っている場合、データが散在し、全体像の把握が難しくなります。
たとえば、営業と経理で別システムを利用していると案件や売上の情報が共有されず、連携ミスが発生することもあります。
ツール間の情報連携を考慮した運用設計が欠かせません。
属人化を助長する企業文化・組織体制
「経験のある人に任せたほうが早い」「暗黙の了解で進めよう」といった文化は、属人化を加速させます。
このような体制が続くと知識が一部の人に集中し、他の人が育ちにくくなります。
「個人ではなくチームで仕事を回す」意識を持つことが、組織全体の健全な成長につながります。
業務の属人化によるリスクとデメリット
業務の属人化をそのままにすると、日々の業務に潜む小さな問題が組織全体のリスクへと広がります。
ここでは、属人化がもたらす主なデメリットを見ていきます。
担当者の退職・休職による業務停滞
営業担当が退職し、顧客とのやり取りがメールや個人メモにしか残っていなかった等の状況では、引き継ぎが進まず顧客対応が遅延することがあります。
製造現場でも熟練社員が急な病欠で不在になり、作業手順を誰も把握していなかったというケースも少なくありません。
特定の人に依存する体制は、業務を止める最大のリスクです。
ミスや情報漏えいなどのリスク増加
担当者だけが知っている独自ルールや判断基準があると、他の人が対応した際に誤入力や処理ミスが発生しやすくなります。
また、個人の端末でデータを保管していたり共有が不十分な場合、情報漏えいの危険性が高まります。
社外との信頼関係にも影響する深刻なリスクといえます。
業務効率の低下・引き継ぎコストの増大
属人化した業務では、担当者以外が作業を理解するまでに時間がかかります。
たとえば、経理担当の独自フォーマットを誰も扱えず、集計に数日を要するケースもあります。
こうした状況が続くと、教育や引き継ぎにかかるコストが増大し、生産性が下がる悪循環に陥ります。
組織全体での意思決定スピードの鈍化
情報が個人の手元に留まっていると、意思決定のたびに「確認待ち」が発生します。
特に営業・経理・製造など複数部門が関わる業務では、誰か一人の判断が遅れるだけで全体の進行が止まることもあります。
情報共有の遅れは、組織全体の判断スピードを鈍らせる要因になります。
業務の属人化を解消するためのステップ
属人化を解消するには単にマニュアルを作るだけではなく、業務を整理して仕組み化させる必要があります。
ここでは、組織が段階的に属人化を減らしていくためのステップを紹介します。
Step1：業務の可視化と棚卸し
最初に行うのは、「誰がどんな仕事をしているのか」を洗い出すことです。
日々の業務を書き出してみると、「この作業は特定の人しかできない」という部分が見えてきます。
まずは属人化している業務を“見える化”することが、改善の第一歩になります。
Step2：業務の標準化・ルール化
次に、可視化した業務の中で共通化できる部分を整理し、ルールを決めます。
チェックリストや手順書を作るなど、誰が見ても同じ手順で進められるようにします。
属人化は「人のやり方」ではなく「会社のやり方」に変えることで減らせます。
Step3：仕組みで管理できる体制づくり
標準化したルールは、ツールを使って運用に組み込むと定着しやすくなります。
たとえば、申請や報告をノーコードツールで一元管理すれば、担当者が変わっても同じ流れで作業を進められます。
「人に依存しない仕組み」を整えることが重要です。
Step4：継続的な改善・レビュー体制の構築
一度整えた仕組みも、放置すればまた属人化が進みます。
定期的に運用状況を確認し、現場の意見を取り入れながら改善することで、ルールが形だけで終わりません。
小さな見直しを繰り返すことが、長く続く仕組み化のコツです。
ノーコードで業務の属人化を解消する仕組みを作る
属人化を根本的に防ぐには、「人の工夫」ではなく「仕組み」で業務を支えることが大切です。
そのための方法として注目されているのが、ノーコードによる業務アプリの活用です。
ここでは、ノーコードの特徴と属人化解消に役立つ理由を紹介します。
ノーコードとは？
ノーコードとは、プログラミングの知識がなくても、画面上の操作だけでアプリを作れる開発手法のことです。
ボタンや入力欄などをドラッグ＆ドロップで配置し、業務の流れをそのままアプリ化できます。
現場の担当者が自分たちの手で仕組みを作れるため、IT部門に依存せず柔軟な改善が可能です。
ノーコードが属人化対策に効果的な理由
属人化は、特定の人しか業務のやり方を知らないことが原因です。
ノーコードを使えばその手順や情報をアプリ上に組み込むことで、誰でも同じ流れで業務を進められる仕組みを作れます。
担当者が変わっても業務が止まらず、マニュアル作成や引き継ぎもスムーズになります。
部門ごとに使える活用例
ノーコードツールは、さまざまな部門で属人化防止に役立ちます。
- 営業部門：案件管理や顧客対応履歴をチームで共有
- 総務部門：申請・承認フローをアプリで統一
- 製造部門：作業日報や点検記録をアプリで簡単入力
紙やExcelでバラバラに管理していた情報を一つにまとめることで、属人化しない“見える化された業務”を実現できます。
サスケWorksで実現する属人化解消の仕組み
属人化を防ぐためには、情報を「個人の頭の中」ではなく「共有できる仕組み」で管理することが欠かせません。
サスケWorksは、そんな課題を現場レベルで解消できるノーコードツールです。
ここでは、属人化防止に役立つポイントを中心に紹介します。
サスケWorksとは？
サスケWorksは、プログラミング不要で業務アプリを自作できるノーコードツールです。
非エンジニアでも、日々の業務に合わせたアプリを簡単に作成できます。
「人に依存せず、仕組みで業務を回す」ための環境を自分たちで整えられるのが特徴です。
【サスケWorksでできること】
- データの一元化
顧客情報や案件進捗などをアプリで共有し、「担当者の頭の中」から脱却 - 承認・報告フローの自動化
操作ルールをアプリ内に組み込むことで、誰でも同じ流れで作業可能 - 履歴の自動記録と可視化
誰が・いつ・何をしたかを自動で記録し、引き継ぎミスを防止 - 現場からの情報共有
スマホやタブレットで入力でき、口頭伝達や紙メモによる共有の抜け漏れを防ぐ
サスケWorksを導入した企業の事例
株式会社まごころ様（介護・医療）
株式会社まごころ様では、ペーパーレス化、属人化を脱却するためにサスケWorksを導入しました。
社員名簿・稟議申請・車両管理などのアプリを作成し、本社の管理部門を中心に活用しています。
紙とFAXで7拠点に送っていた報告書をアプリで回覧できるようになり、どこまで確認されたかをリアルタイムで把握できるようになりました。
さらに、外出先や自宅からも情報にアクセスできる環境が整い、業務の属人化や情報の偏りを防ぐ仕組みへとつながっています。
よくある質問（FAQ）
属人化はなぜ悪いのでしょうか？
属人化は一見うまく回っているように見えても、担当者の不在や退職時に業務が止まる大きなリスクを抱えています。
業務内容が共有されないままだと引き継ぎにも時間がかかり、全体の効率が落ちてしまいます。
誰が担当しても同じ結果が出せる体制を作ることが、安定した運営につながります。
業務の属人化を防ぐ方法はありますか？
属人化を防ぐには、まず業務を「見える化」することが大切です。
マニュアルや手順書を整備したうえで、ツールを使って情報を一元管理すると効果的です。
特にノーコードツールを活用すれば、誰でも簡単に共有・更新できる仕組みを作れます。
属人的であるメリットとデメリットは？
属人的な働き方は、スピード感や柔軟性という点では一時的にメリットがあります。
しかし、長期的には担当者に負担が集中し、チームとしての成長を妨げます。
一人の力に依存しすぎない体制を作ることが、継続的な成果を支える鍵です。
属人化を解消するにはどうすればいいですか？
属人化の解消には業務を標準化し、仕組みとして管理できる環境を整えることが重要です。
ノーコードツールを使えば、申請や報告、共有などをすべてアプリで統一できます。
まずは小さな業務からアプリ化してみることが、改善への第一歩です。
業務の属人化を防ぎ、業務環境を整えよう
属人化は担当者の努力や経験に頼るあまり、いつの間にか「その人しかできない仕事」が増えてしまうことで発生します。
しかし、業務のやり方や情報を共有し、仕組みとして管理することで防ぐことができます。
ツールやマニュアルを活用しながら、業務の見える化を進めることが重要です。
ノーコードツールを使えば、誰でも簡単に業務の流れをアプリ化でき、チーム全員が同じ手順で作業を進められるようになります。
属人化を解消することは単に効率化を図るだけでなく、新しい人材が安心して働ける環境を作ることにもつながります。
「サスケWorks」なら現場主導で仕組みを整え、業務全体を共有・標準化することが可能です。
まずは30日間の無料トライアルで体験してみてください。
著者情報
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ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。
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