進捗管理の見える化を行う重要性とは？メリットや方法についても解説

進捗管理の見える化は、業務の効率や進行に関わる重要な取り組みです。
自社に取り入れる前に、詳細を理解しておきたいと考えている方は多いでしょう。

本記事では、進捗管理を見える化する重要性を解説するとともに、見える化で得られるメリットや見える化の具体的な方法などを紹介しています。
以下の情報を参考にすることで、自社にとっての必要性と最適な方法を理解できるはずです。
進捗管理の見える化を検討している方は、確認しておきましょう。

進捗管理を見える化する重要性

進捗管理の見える化は、プロジェクトの作業状況を一目でわかるようにすることです。
作業状況がわからないと、何かしらの理由で特定の業務が滞っていてもすぐには気づけません。
この影響で関連する業務を開始できず、スケジュール全体に遅れが生じる場合もあります。
予想外のトラブルを防ぐためにも、進捗管理を見える化することが重要です。

リモートワークの普及により、進捗管理を見える化する重要性は増しています。
同じオフィスで作業をするときよりも、チームのスタッフがコミュニケーションを図りにくくなるためです。
プロジェクトを円滑に進めるために、欠かせない取り組みといえるでしょう。

進捗管理を見える化するメリット

進捗管理の見える化に期待できる主なメリットは以下の通りです。

情報共有を行える

見える化により、以下の情報をチームで共有できます。

【共有できる情報】

誰が何をしているか
どの業務がどれくらい進んでいるか

情報共有の手間を減らし、進捗状況に応じて作業を進められるため、業務効率の向上につながります。

業務の進捗遅れを防げる

ひと目で進捗状況を把握できるため、業務の遅れも防ぎやすくなります。
遅延を早期に発見して、対処法を検討できるためです。
たとえば、時間に余裕のあるスタッフがフォローに入るなどが考えられます。

スタッフの選定にも見える化が役立ちます。
納期の遅れは取引先からの信頼を失うアクシデントです。
業務の遅れを早期に発見できる点もメリットといえるでしょう。

優先順位を明確にできる

進捗管理の見える化に取り組むことで、業務に優先順位をつけやすくなります。
プロジェクトを構成する業務とその進捗状況を把握できるためです。
したがって、中核になっている業務や期日が迫っている業務から優先的に取り組めます。

スタッフの配置を適切に行える点もポイントです。
見える化に取り組んでいないと、工数が多いなどの理由で重要性の低い業務を優先してしまうことがあります。
プロジェクトを効率よく進行できることもメリットの一つです。

円滑なコミュニケーションを行える

見える化により、コミュニケーションコストの削減も図れます。
こまめな進捗報告を不要にできるためです。
チームリーダー、チームメンバーとも業務を効率化できるでしょう。

また、トラブルが発生したときに相談するべきスタッフも判断しやすくなります。
「誰が何をしているか」「どの業務がどれくらい進んでいるか」がわかるためです。
担当者を探す時間も省けます。

進捗管理を見える化する方法

続いて、進捗管理を見える化する方法を紹介します。

カレンダー・ホワイトボードを活用する

共有のカレンダーやホワイトボードに進捗状況を記入する方法です。
以下のメリットとデメリットが想定されます。

メリット	デメリット
・手軽に始められる・誰でも理解できる・コストを抑えられる	・オフィスにいないと情報を共有できない・リアルタイムで情報を更新できない

特別なツールを必要としないため誰でも手軽に始められますが、カレンダーやホワイトボードがあるオフィスから離れると情報を共有できません。
また、情報の更新も遅れる傾向があります。
デメリットを理解したうえで、導入を検討することが大切です。

ガントチャートを作成する

ガントチャートは、プロジェクトの進行状況を視覚的に表現する図表です。
縦軸に作業内容、横軸に期間を配置して棒グラフで進行状況を表します。
主なメリットとデメリットは以下の通りです。

メリット	デメリット
・スプレッドシートなどを活用して作成できる・プロジェクト全体を見える化できる	・工数や優先するべき作業を把握しにくい・作成、変更に手間と時間がかかる

スプレッドシートを活用できるため手軽に導入できます。
作業内容、担当者、期日を一目で把握できる点も魅力です。

ただし、記載できる情報が少ないため、工数や優先するべき業務を把握しにくい傾向があります。
また、ガントチャートの作成、変更に手間と時間がかかります。
計画変更時に、抜けや漏れが発生しやすい点にも注意が必要です。

管理アプリを導入する

進捗管理のために開発されたアプリを導入することもできます。
主なメリットとデメリットは以下の通りです。

メリット	デメリット
・進捗状況を把握しやすい・情報共有をスムーズに行える・時間や場所を問わずに利用できる	・アプリの選定と導入が必要・操作で戸惑うことがある

進捗管理を目的とするため、効果的に見える化を行えます。
関連する機能を搭載しているアプリが多い点も魅力です。

ただし、使いにくいなどの理由で、浸透に時間がかかることもあります。
無料トライアルなどを活用して、実際に使用感を確かめておくことが大切です。

進捗管理を見える化を成功させるコツ

まずは、進捗を管理する責任者と作業を行う担当者を明確にすることが大切です。
これらを明らかにすると、トラブル対応やプロジェクトの進行がスムーズになります。
見える化のポイントは、以下の点を一目で把握できるようにすることです。

【明らかにする情報】

誰がどのプロジェクトに関わっているか
誰がどの作業を行っているか
作業の進捗状況はどうなっているか

以上を明らかにするため、情報を整理して現在の課題を洗い出します。
ツールやアプリを活用すると、仕組みづくりを効率よく行えます。

進捗管理を見える化できる「サスケWorks」の特徴

進捗管理を見える化したい場合は、サスケWorksを活用できます。
サスケWorksの特徴は次の通りです。

サスケWorksとは？

サスケWorksは、ドラッグ＆ドロップで機能を組み込み、業務効率化アプリを自作できるサービスです。
プログラミングスキルがなくても、自社の環境にあわせた業務効率化アプリを作れます。
無料のアプリが豊富に用意されている点、無料のアプリをテンプレートとして活用できる点もポイントです。

たとえば、サスケWorksで作成した「顧客管理アプリ」と「進捗確認アプリ」を連携して、情報を一元管理ができます。
利用料金は、1人あたり455円/月～です。

サスケWorksをもっと知りたいという方向けに、資料をご用意しております。
無料でダウンロードできますので、ぜひ検討時にご活用ください。

よくある質問（FAQ）

ここからは、進捗管理の見える化でよくある質問に回答します。

見える化が失敗してしまう原因は何ですか？

仕組みを整えても、進捗状況が反映されないと見える化に失敗してしまいます。
スタッフに目的と重要性を説明しておくことが大切です。

また、操作方法やルールが複雑だと、進捗報告を後回しにされることがあります。
スタッフの意見を聞いておくことや、誰でも簡単に報告できるようにしておくこともポイントです。

見える化を行っても見えない部分はありますか？

見える化は可視化している部分しか見えません。
見える情報として、作業の担当者や進捗状況が挙げられます。

一方で、作業の品質やトラブルなどは原則として見えません。
期日を守るために品質を犠牲にしていることも考えられます。
見えない部分があることを理解して、必要な情報を積極的に集めることが大切です。

管理アプリの導入はどのようなケースで向いていますか？

進捗管理アプリは、次のケースなどに向いています。

【向いているケース】

進捗管理の見える化に関する専門的な知識がない
労力をかけずに進捗管理を見える化したい
進捗管理をリアルタイムで見える化したい

アプリ内に仕組みが構築されているため、専門的な知識がなくても手間をかけずに進捗管理を見える化できます。
リアルタイムで見える化したい場合にも適しています。
基本的には、ほぼすべてのケースにおすすめできる方法です。

進捗管理の見える化でプロジェクトを適切にコントロール

ここでは、進捗管理の見える化について解説しました。
主なメリットは、業務の効率を高めたり、進行の遅れを防げたりすることです。
具体的な方法として、カレンダー、ガントチャート、アプリの活用が挙げられます。
それぞれのメリット・デメリットは異なるため、詳細を理解してから選択することが重要です。

業務に合っている進捗管理アプリを利用したい方は、ノーコードで業務効率化アプリを作れる「サスケWorks」を利用してみてはいかがでしょうか。
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著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。