中小企業では、採用の専任担当がいない場合も少なくありません。
限られた時間の中で面接日程の調整や書類管理を行ううちに、気づけば膨大な作業に追われてしまうこともあります。
本記事では、ノーコードで作成した採用管理アプリの事例をもとに、採用業務を効率化する具体的なステップを紹介します。
現場の課題に寄り添いながら、ムリなく始められる方法をお伝えします。
中小企業での採用業務の課題
採用業務は一見シンプルに見えても、実際には多くの工程と関係者が関わります。
応募受付、書類管理、日程調整、面接記録、合否連絡など、一つひとつの作業に時間と確認が必要です。
特に中小企業では、採用専任者がいないために情報の整理や共有が後回しになりやすい傾向があります。
まずは、現場で起こりやすい課題を整理してみましょう。
求人媒体・応募チャネルが増えてしまうことによる情報散在
求人サイト、SNS、紹介、ハローワークなど、媒体ごとに応募データの形式が異なるため、情報が分散しやすく、確認や更新作業が煩雑になります。
手作業での転記や確認に追われ、対応漏れが発生することもあります。
結果として応募対応が遅れ、機会損失につながるケースも少なくありません。
履歴書・職務経歴書・面接記録など書類管理の煩雑さ
応募書類が紙・PDF・メール添付など複数形式で届くと、どこに何があるか分からなくなりがちです。
面接時に必要な情報がすぐ出せない、過去データを探すのに時間がかかるなど、管理の手間が増えます。
担当者が変わると引き継ぎも難しくなり、属人化を招く原因になります。
選考スケジュール・日程調整・担当者間の連携にかかる時間
候補者・面接官・採用担当の予定をすり合わせるだけで多くの時間を取られます。
メールやチャットでの調整が増えると、「誰がどの候補者を対応しているか」分かりにくくなることもあります。
日程の重複や連絡ミスが発生しやすく、採用スピードが低下します。
既製の採用管理システムが合わず「仕組み化できない」現場の声
既存の採用管理ツールは高機能なものが多く、中小企業にはコストや操作負担が大きいと感じられがちです。
自社フローに合わない、設定が複雑といった理由で導入が進まないケースもあります。
結局、Excelやメールでの運用に戻ってしまう企業も少なくありません。
ノーコードで変わる！採用管理アプリの仕組みと効率化の実例
ここでは、ノーコードツール 「サスケWorks」 を活用して構築された採用管理アプリの事例を紹介します。
既製システムを導入せず、自社の採用フローに合わせて効率化を実現した中小企業の取り組みです。
応募情報や面接日程、連絡対応を一元化し、担当者の負担を大幅に軽減しています。
現場主導で改善を進められる点が、ノーコード活用の特長です。
サスケWorksの概要（ノーコード業務アプリ作成ツール）
サスケWorksは、プログラミング不要で自社の業務に合わせたアプリを作成できるノーコード業務アプリ作成ツールです。
採用管理だけでなく、見積管理や顧客管理など、さまざまな業務を自分たちの手でシステム化できます。
中小企業でも無理なく使える操作性と柔軟なカスタマイズ性が特長で、現場主導の業務改善を支援します。
応募者情報を一括登録し、書類を紐づけて一元管理
各求人媒体から応募データをCSV形式で取り込み、アプリの項目に合わせて一括登録できる仕組みを作成しました。
履歴書や職務経歴書などのファイルを応募者ごとに紐づけて保存することで、分散していた情報を一か所に集約できます。
確認や更新の手間が減り、情報共有のスピードも向上、結果として、日常的なデータ整理の負担を軽くできます。
自社の採用フローに合わせたスケジュール管理と可視化
アプリ上で自社独自の採用フローを設定し、面接日程や評価項目を柔軟に管理できます。
ダッシュボードで選考状況を一覧表示できるため、どの候補者がどの段階にいるのかを即時に把握できます。
進行の停滞を防ぎ、関係者間での連携や判断が迅速になることで、選考全体の流れがよりスムーズになります。
説明会案内や面接連絡の自動メール配信で対応を効率化
会社説明会や面接案内の送信業務では、アプリから一括送信や自動配信の仕組みを活用できます。
テンプレート化した文面を使うことで誤送信を防ぎ、文面の統一を実現します。
さらに、ChatGPTと連携したメール本文の自動作成機能を導入し、担当者の作業時間削減に役立てています。
こうした仕組みにより、候補者対応のスピードと質の両立が進んでいます。
閲覧権限設定で安全かつ柔軟な情報共有を実現
採用データには個人情報が多く含まれるため、閲覧・編集範囲を担当者ごとに制御できる仕組みが欠かせません。
たとえば、条件提示など機密性の高い情報は人事担当者のみが確認し、面接官には必要な情報だけを共有する運用です。
このような仕組みにより、セキュリティを維持しながらも現場で扱いやすい情報共有環境を実現できます。
このように、中小企業でもノーコードを活用することで、既製システムに頼らず自社に合った採用管理の仕組みを実現できます。
自社の採用フローに合った仕組みを作りたい方は、サスケWorksの導入事例資料をぜひご覧ください。実際のアプリ構成や運用イメージを確認でき、効率化のヒントがつかめます。
導入手順と成功のポイント‐中小企業が採用業務を効率化する5ステップ
採用業務の効率化は、一度に仕組みを変えるよりも、「現状を見える化して少しずつ整える」ことが成功の近道です。
ここでは、ノーコードツール「サスケWorks」を活用した事例を参考に、中小企業がムリなく導入できる5つのステップを紹介します。
ステップ1：現状フロー・管理情報の可視化
まず、応募受付から内定までの流れを図にし、どの工程で時間がかかっているかを整理します。
「どこに手間や重複があるか」を見える化することで、改善の優先順位が明確になります。
現場メンバーにも共有し、全体の課題を共通認識にすることが大切です。
ステップ2：応募媒体のデータ整理とアプリ登録の準備
各求人媒体から応募データをCSVでダウンロードし、アプリで扱う共通項目を検討します。
応募者名や連絡先など、必要な情報を整理しておくことで一括登録がスムーズになります。
事前にデータ構造を整えることで、重複や抜け漏れを防ぎながら情報を一元化できます。
ステップ3：アプリ化・導入設計 ‐ 既存フローを変えすぎない工夫
効率化の鍵は、いきなり業務を変えすぎないことです。
現在の流れを生かした設計にすれば、現場の混乱を防ぎ、早期定着につながります。
ノーコードツールの「サスケWorks」では、項目や画面を自由に調整できるため「現場が違和感なく使える仕組み」を短期間で構築できます。
ステップ4：初期運用と定着化 ‐ 登録ルール・役割分担・教育
アプリを導入したら、入力ルールや担当範囲を明確に決めます。
操作マニュアルを簡単にまとめておくと、新しいメンバーもすぐに慣れます。
「最初の1か月を丁寧に回す」ことで定着率が大きく上がります。
ツールを使う目的や背景を共有し、現場全体での理解を深めることが重要です。
ステップ5：運用後の改善サイクル ‐ 評価指標・データ分析・機能追加
運用を始めたら、応募数や対応スピードなどを定期的に振り返ります。
数値をもとに改善を続けることで、採用フローが洗練されていきます。
サスケWorksは、項目の追加や機能拡張、他アプリとの連携がしやすいため、「小さな改善を積み重ねながら仕組みを育てていく」ことができます。
この継続的な改善が、現場に根付く効率化の仕組みづくりにつながります。
サスケWorksを活用して採用業務を効率化した事例
株式会社インターパーク：応募者情報の一元管理で採用担当が“コア業務”に集中
同社では、求人媒体の多様化によって複数の応募チャネルからのデータが分散、また既存の採用管理システムでは自社フローにフィットせず運用が難しいという課題を抱えていました。
そこで、ノーコードツール サスケWorks を活用して自社独自の「採用管理アプリ」を作成。媒体ごとの応募データをCSVで取り込み一元管理し、履歴書・エントリーシート・面接記録なども紐付けて運用を整えました。
導入後は、応募者情報の一元管理、さらに日程管理・面接フィードバック・数値分析をダッシュボードで可視化する体制に移行。
これにより、応募者対応など“コア業務”に集中できるようになり、実際に応募者数が前回比380％増加した成果を出しています。
また、閲覧権限を担当者ごとに制御し、情報共有の透明性とセキュリティを両立しています。
株式会社インターパーク採用業務の効率化に関する事例全文はこちら
よくある質問（FAQ）
ノーコードで自社仕様の採用管理アプリは作れますか？
はい。サスケWorksでは、項目や画面を自由に設定・編集でき、自社の採用フローに合わせたアプリを簡単に作成できます。
特別な知識がなくても担当者自身で運用を調整できます。
データ移行はどのくらい手間がかかりますか？
媒体ごとに出力した応募データをCSVで、一括インポートが可能で、スムーズに取り込みできます。必要に応じて導入サポートも利用できます。
セキュリティは安心できますか？
はい。サスケWorksではユーザーごとに閲覧・編集範囲を設定でき、個人情報の閲覧範囲を制御できます。
運用が定着しないことはありますか？
「最初の1か月を丁寧に運用する」ことが成功のポイントです。
必要に応じてマニュアル化や操作研修を行えば、兼任担当者でも安心して活用できます。
既存のExcel管理データを活かして、すぐに始めることはできますか？
はい。現在のExcelデータを取り込んで利用できます。既存の管理項目を活かしてアプリ化でき、慣れた形のまま効率化を進められるので初めてでも安心して導入できます。
現場から変える、“等身大の採用業務効率化”をはじめよう
採用業務の効率化は、大きなシステムを導入することではなく、今ある業務を整理することから始まります。
まずは採用フローを見える化し、手作業や重複を減らすだけでも効果があります。
サスケWorksなら現場担当者が自ら仕組みを整え、ムリなく改善を続けられます。
小さく始めて、少しずつ業務を軽くすることが“等身大の効率化”の第一歩です。
自社に合った採用アプリを試してみたい方は、サスケWorksの無料トライアルをご利用ください。
著者情報
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ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
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ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。
