社内の情報共有で役立つアプリを紹介！活用メリットや選び方についても解説 - アプリ・ツール選び - ブログ

社内の情報共有には、意外と多くの手間や行き違いが潜んでいます。
必要な資料を探すのに時間がかかったり、伝えたはずの内容が正しく共有されていなかったりといった経験を持つ方も多いのではないでしょうか。
とくにリモートワークや複数拠点での業務が広がるなか、口頭やメールだけに頼った共有では対応しきれない場面も増えています。

こうした課題の解決に役立つのが情報共有アプリです。

本記事では、情報共有アプリの基本や必要とされる理由から、目的別のおすすめまで詳しく紹介します。

情報共有アプリとは？

情報共有アプリとは、社内の情報を一つの場所に集約し、必要なときに誰でも確認・共有できるようにするツールです。
チャットによる連絡、ファイルの保管、タスクの管理、ノウハウの蓄積など、共有したい情報の種類に応じてさまざまなタイプが提供されています。

これまで社内の情報共有は、口頭での伝達やメール、Excelファイルのやり取りなどで行われるのが一般的でした。
しかし、これらの方法では情報が個人や部署ごとに散らばりやすく、最新の状態を全員で共有し続けるのは簡単ではありません。
情報共有アプリを活用すればこうした情報を一元的に管理し、リアルタイムで共有できる環境を整えられます。

社内で情報共有アプリが必要になる理由

情報共有は、多くの企業が課題として抱えているテーマです。
ここでは、なぜ専用のアプリが必要とされるのか、代表的な理由を3つの観点から見ていきます。

共有漏れや認識違いが起こりやすいから

口頭やメールでのやり取りは手軽な一方で、伝えたつもりが相手に届いていなかったり解釈にズレが生じたりすることが少なくありません。
特に、関わる人数が増えるほど伝達の抜けや認識の食い違いは起こりやすくなります。

情報共有アプリを使えばやり取りが記録として残るため、いつでも内容を確認でき認識を揃えながら業務を進められます。

リモートワークや複数拠点では口頭共有に限界があるから

同じオフィスにいれば、口頭やちょっとした声かけで情報を共有できます。
しかし、リモートワークや複数拠点での勤務が広がる中では、その場での共有だけに頼るのは難しくなります。

情報共有アプリを活用すれば、働く場所が離れていても必要な情報にリアルタイムでアクセスでき、チーム全体で同じ情報を共有し続けられます。

メールやExcelでの共有では限界があるから

これまで情報共有の手段として使われてきたメールやExcelにも、いくつかの弱点があります。
メールは宛先の設定ミスや見落としが起こりやすく、過去のやり取りを後から探し出すのにも手間がかかります。
Excelでは、ファイルが複数の場所で更新されて最新版が分からなくなったり、同時編集ができずに作業が滞ったりすることも珍しくありません。

情報共有アプリを使えば情報が一元的に管理され、常に最新の状態を全員で共有できるため、こうした行き違いや二度手間を防げます。

情報共有アプリを活用するメリット

情報共有アプリを導入することで、日々の業務にはさまざまな効果が期待できます。
ここでは、代表的なメリットを4つ紹介します。

必要な情報を探しやすくなる

情報共有アプリでは、社内の情報が一つの場所に集約されます。
資料やデータ、過去のやり取りが整理された状態で保管されるため、必要な情報を探すのに時間を取られることがありません。
検索機能を備えたアプリであれば、キーワードから目的の情報にすぐたどり着けます。
情報を探す手間が減る分、本来の業務に集中しやすくなります。

連絡や進捗共有がスムーズになる

チャットやコメント機能を使えば、その場で気軽に連絡を取り合えます。
プロジェクトの進捗や予定の変更なども、関係するメンバーへリアルタイムに共有できるため、伝達の遅れや行き違いを防げます。
メールのように形式的な文面を整える必要もなく、必要な情報を必要なタイミングでやり取りできる点も利点です。

ノウハウを蓄積しやすくなる

業務を通じて得られた知識や手順は、そのままにしておくと個人の中に埋もれてしまいがちです。
情報共有アプリにノウハウやマニュアルを記録しておけば、社内全体で活用できる資産として蓄積されていきます。
新しく加わったメンバーも蓄積された情報を参照することで、必要な知識を早く身につけられます。

属人化を防ぎやすくなる

特定の担当者しか把握していない業務があると、その人が不在のときに対応が滞ったり引き継ぎに時間がかかったりします。
情報共有アプリで業務の進め方や必要な情報を共有しておけば、担当者以外でも状況を把握でき、属人化のリスクを抑えられます。
組織として安定して業務を回せるようになる点も大きなメリットです。

情報共有アプリの種類

情報共有アプリは、共有したい情報や使い方に応じていくつかのタイプに分かれます。
自社に合ったアプリを選ぶには、まずどのような種類があるかを把握しておくことが大切です。
ここでは、代表的な5つのタイプを紹介します。

ビジネスチャット型

チャットを中心に、日常的な連絡やコミュニケーションを効率化するタイプです。
部署やプロジェクトごとにグループを作り、話題を整理しながらやり取りできます。
メールよりも手軽でスピーディーに連絡が取れるため、社内のコミュニケーションを活性化させたい場合に向いています。

タスク管理型

各メンバーの担当業務や進捗を可視化し、チーム全体で共有できるタイプです。
誰が何をいつまでに行うのかが一目で分かるため、対応漏れや期日の超過を防げます。
複数の案件やプロジェクトを並行して進めている企業や、進捗の共有に課題を感じている場合に適しています。

ファイル共有型

資料やデータをクラウド上で一元管理し、メンバー間で共有できるタイプです。
大容量のファイルもやり取りしやすく、アクセス権限を設定すればセキュリティを保ちながら共有できます。
ファイルがあちこちに散らばっている、最新版の管理に手間がかかっているといった課題の解決に役立ちます。

ナレッジ共有型

業務のノウハウやマニュアル、社内規定などの知識を蓄積・共有するタイプです。
情報を検索しやすい形で保管できるため、必要なときにすぐ参照できます。
属人化を解消したい場合や、新人教育・引き継ぎを効率化したい場合に効果を発揮します。

社内ポータル・業務アプリ型

複数の情報や機能を一つの場所にまとめ、社内の情報基盤として活用できるタイプです。
スケジュールやタスク、各種データなどを集約して管理でき、業務に合わせて必要な仕組みを構築できるものもあります。
情報が部署ごとに分散している、複数のツールを使い分けていて煩雑になっているといった企業に向いています。

情報共有アプリの選び方

情報共有アプリは種類も機能もさまざまで、自社に合わないものを選んでしまうとうまく活用できず定着しないこともあります。
ここでは、選ぶ際に押さえておきたいポイントを4つ紹介します。

自社の課題に合うタイプを選ぶ

まず大切なのは自社が抱えている課題を明確にし、それに合ったタイプを選ぶことです。
たとえば、日常の連絡を効率化したいのであればビジネスチャット型、ノウハウの蓄積が目的であればナレッジ共有型が適しています。

課題があいまいなまま多機能なアプリを導入しても、使いこなせずに終わってしまうことがあります。
何を解決したいのかを整理したうえで、タイプを絞り込みましょう。

必要な機能と使いやすさを確認する

解決したい課題が定まったら、それに必要な機能が備わっているかを確認します。
あわせて重視したいのが現場のメンバーが無理なく使えるかどうかです。

どれだけ高機能でも操作が複雑で使いこなせなければ定着しません。
導入前に無料トライアルやデモを活用し、実際に使う社員が直感的に操作できるかを確かめておくと安心です。

セキュリティや権限管理を確認する

情報共有アプリでは、社外に漏らせない重要な情報を扱うこともあります。
そのため、データの暗号化やアクセス制限といったセキュリティ対策が整っているかは必ず確認しておきたいポイントです。

閲覧や編集の権限を役職や部署ごとに設定できるアプリであれば、情報の取り扱いをより安全に管理できます。

無料で使える範囲や料金体系を確認する

情報共有アプリには、無料で使えるものや無料プランが用意されたものも多くあります。
ただし、無料プランは利用人数やデータ容量、使える機能などに制限が設けられているのが一般的です。

無料の範囲だけで自社の運用に足りるのか、有料プランに切り替える場合はどの程度の費用がかかるのかを事前に確認しておきましょう。
目先の料金だけでなく、必要な機能を無理なく使い続けられるかという視点で比較することが大切です。

【目的別】おすすめの情報共有アプリ

ここからは、目的別におすすめの情報共有アプリを紹介します。
自社が解決したい課題に合わせて、どのタイプのどのアプリが合いそうかを見比べてみてください。

社内ポータル・業務アプリとして使いたい場合

サスケWorks

サスケWorksは、プログラミングの知識がなくても、AIとドラッグ＆ドロップの直感的な操作で業務アプリを作成できるノーコードツールです。

顧客情報や案件、日報といった社内に散らばりがちな情報を一つのアプリに集約でき、必要なときに誰でも検索・閲覧できます。
入力されたデータはリアルタイムで全員に共有され、コメント機能や通知機能を使えばやり取りの経緯も残せるため、共有漏れや認識のズレを防げます。
自社の業務に合わせて必要な情報の共有の仕組みを作れる点が強みです。

料金：月額5,000円〜（税抜） ※全11ID付属
無料トライアル：あり（30日間）
主な機能：ダッシュボード／AI自動アプリ生成／帳票／スマホアプリ／AI-OCR／オートメーション

kintone

kintoneは、ノーコードで業務アプリを作成できる業務改善プラットフォームです。
顧客管理や日報、問い合わせなど社内で共有したい情報を用途に合わせてアプリ化でき、蓄積したデータにコメントを付けながらチームで共有・活用できます。
400種類以上のプラグイン・連携サービスに対応している点も特徴です。

料金：月額1,000円〜（税抜）／ユーザー ※最小契約数 10ユーザー
無料トライアル：あり（30日間）
主な機能：スペース／通知／ワークフロー／コメント／外部連携／スマホアプリ

タスク管理

Backlog

Backlogは、プロジェクトごとの課題やタスクをオンライン上で一元管理できるタスク管理ツールです。
ガントチャートやカンバンボードで進捗を可視化でき、課題ごとにコメントをやり取りしながらチームで状況を共有できます。
親しみやすい操作画面で、担当者や期日が一目で分かる点も特徴です。

料金：月額2,700円〜（税抜）
無料プラン：あり（10ユーザー・1プロジェクトまで）
主な機能：ガントチャート／カンバンボード／Wiki／ファイル共有／お知らせ／モバイルアプリ

Trello

Trelloは、カードを貼り付ける感覚でタスクを直感的に管理できるツールです。
ボード・リスト・カードでタスクを視覚的に整理でき、進捗の状況が一目で把握できます。
200以上の外部ツールと連携でき、シンプルな操作性でチームにすぐ馴染みます。

料金：月額5ドル〜／ユーザー ※年払い Standardの場合
無料プラン：あり（1ワークスペース10人まで）
主な機能：ボード／リスト／カード／自動化／カレンダー表示／外部連携／モバイルアプリ

チャット

Slack

Slackは、世界的に利用されているビジネスチャットです。
話題やプロジェクトごとに「チャンネル」を作って会話を整理でき、必要な情報やファイルを後から検索しやすいのが特徴です。
2,600種類以上の外部ツールと連携でき、音声・ビデオ通話ができるハドルミーティングも利用できます。

料金：月額1,050円〜／ユーザー ※月払いプロプランの場合
無料プラン：あり（メッセージ履歴90日・外部アプリ連携10個までなどの制限あり）
主な機能：チャンネル／ハドルミーティング／ファイル共有／外部連携／Slack AI

Chatwork

Chatworkは、国内利用者数の多いビジネスチャットです。
シンプルな操作性で、ITに不慣れな人でも使いやすく、チャットだけでなくタスク管理やファイル共有、ビデオ・音声通話も1つのツールで完結します。
大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準を備えています。

料金：月額840円〜（税抜）／ユーザー ※月払いビジネスプランの場合
無料プラン：あり（100人まで・メッセージ閲覧は直近40日などの制限あり）
主な機能：チャット／タスク管理／ファイル管理／ビデオ・音声通話／モバイルアプリ

LINE WORKS

LINE WORKSは、LINEと同じ操作感で使えるビジネスチャットです。
使い慣れたトーク画面やスタンプで、ITに不慣れな現場でもすぐに使い始められます。
既読確認や掲示板、カレンダー、タスクなど、業務に必要な機能が1つにまとまっています。

料金：月額540円〜（税抜）／ユーザー ※月払いスタンダードの場合
無料プラン：あり（30人まで・ストレージ5GBなどの制限あり）
主な機能：トーク／掲示板／カレンダー／タスク／アンケート／アドレス帳

ファイル管理

Google Drive（Google Workspace）

Google Driveは、Googleが提供するクラウドストレージです。
ExcelやPDFなど100種類以上のファイルを保存・共有でき、編集・コメント・閲覧といった権限を相手ごとに設定できます。
Googleドキュメントやスプレッドシートを使った共同編集にも対応し、ファイル管理とチームでの作業を1つの環境で完結できます。

料金：月額950円〜（税抜）／ユーザー ※月払い Business Starterの場合
無料プラン：あり（個人向けの無料アカウントで15GBまで利用可能）
主な機能：ファイル保存・共有／権限設定／ドキュメント・スプレッドシート共同編集／Gmail／Meet

Dropbox

Dropboxは、ファイルの保存・管理・共有に特化したクラウドストレージです。
大容量のファイルも扱いやすく、オフラインでもアクセスできるため、インターネット環境がない場所でも利用できます。
2段階認証や暗号化などセキュリティ機能も充実しており、個人からチームまで安心してファイルを共有できます。

料金：月額1,500円〜／ユーザー ※月払い個人向けPlusの場合
無料プラン：あり（Basicプランで2GBまで利用可能）
主な機能：大容量ファイルの保存・共有／クラウドバックアップ／PDF編集／バージョン履歴／モバイルアプリ

ナレッジ管理

ナレカン

ナレカンは、社内に散らばるナレッジをまとめ、必要なときにすぐアクセスできるナレッジ管理ツールです。
高精度なキーワード検索に加え、AIによる自然言語検索を搭載しており、知りたい情報を素早く探せます。
記載した内容は自動でバックアップされ、画像内のテキストを検索できるOCR機能も備えています。

料金：要問い合わせ
無料トライアル：あり
主な機能：高精度キーワード検索／AI自然言語検索／OCR検索／2段階認証

NotePM

NotePMは、マニュアルやノウハウを一元管理できるナレッジ管理ツールです。
高機能なエディタとテンプレートが用意されており、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。
ExcelやPDFなどのファイルも全文検索でき、閲覧履歴やコメント機能でチームでの活用状況も把握できます。

料金：月額4,800円〜（税込） ※プラン8・32名まで
無料トライアル：あり（30日間）
主な機能：マニュアル作成／全文検索／閲覧履歴／コメント／チャット連携／スマホアプリ

導入前に確認しておきたいこと

情報共有アプリは導入すれば自動的にうまく回るわけではありません。
定着させて効果を出すために、導入前に確認しておきたいポイントを3つ紹介します。

情報をどこに蓄積するか決めておく

複数のツールを併用すると同じ情報があちこちに分散し、かえって探しにくくなることがあります。
導入前に、どの情報をどのツールに蓄積するのかを決めておくことが大切です。
蓄積場所のルールが明確であれば必要な情報がすぐに見つかり、ツールを導入した効果を十分に得られます。

共有ルールをシンプルにしておく

運用ルールが複雑だと、現場に浸透せず使われなくなってしまいます。
投稿の仕方や情報の分類方法などは、誰でも迷わず運用できるようできるだけシンプルにしておきましょう。
細かく決めすぎず運用しながら必要に応じて見直していくと、無理なく定着させられます。

スモールスタートで試す

はじめから全社に導入すると操作に慣れていない社員が多く、混乱が生じることがあります。
まずは一部の部署やチームで試験的に導入し、使い勝手や効果を確かめてから範囲を広げるのがおすすめです。
多くのツールには無料プランや無料トライアルが用意されているため、これらを活用して自社に合うかどうかを見極めるとよいでしょう。

よくある質問（FAQ）

情報共有アプリとビジネスチャットの違いは？

ビジネスチャットは、情報共有アプリの一種です。
情報共有アプリはチャットやファイル共有、タスク管理、ナレッジ管理など幅広い機能を含む総称で、ビジネスチャットはそのうちリアルタイムの連絡やコミュニケーションに特化したタイプを指します。

日常の連絡を効率化したい場合はビジネスチャット、情報の蓄積や一元管理まで含めて考えたい場合は目的に合ったタイプを選ぶとよいでしょう。

情報共有アプリは無料で使える？

無料で使えるアプリもあります。
多くのツールには、機能や人数が制限された無料プランや一定期間試せる無料トライアルが用意されています。

ただし、無料プランは利用人数やデータ容量、使える機能などに制限があるのが一般的です。
まずは無料で試し、必要に応じて有料プランへの切り替えを検討するとよいでしょう。

中小企業でも導入しやすい？

導入しやすいといえます。
近年は初期費用が不要で、月額数百円から使えるツールや無料で始められるツールも増えています。
専門知識がなくても直感的に使えるものが多く、限られたリソースを効率的に活用したい中小企業にこそ情報共有アプリは適しています。

導入前に決めておきたいことは？

どの情報をどのツールに蓄積するか、どのように共有するかといった運用ルールを決めておくことが大切です。
ルールが曖昧なまま導入すると、情報が分散したり使われなくなったりすることがあります。

まずは一部の部署から試験的に導入し、運用しながらルールを整えていくのがおすすめです。

自社に合った情報共有アプリを選ぼう

情報共有アプリは、社内の情報共有を効率化し、業務のスピードやチームの連携を高めてくれるツールです。
チャットやファイル共有、タスク管理、ナレッジ管理など、共有したい情報や目的によって適したタイプは異なります。
まずは自社の課題を整理し、それに合ったタイプを選ぶことが大切です。

無料で使えるアプリや無料プランも多く用意されているため、コストを抑えて始められます。
ただし、無料プランには人数や容量、機能などの制限がある場合もあるため、目先の料金だけでなく必要な機能を無理なく使い続けられるかという視点で選ぶことが重要です。

導入後は機能面だけでなく、情報の蓄積場所や共有ルールといった運用面まで整えることでツールをスムーズに定着させられます。
本記事で紹介した内容を参考に、自社に最適な情報共有アプリを見つけてください。

なお、サスケWorksでは、情報共有に役立つ業務アプリをノーコードで作成できます。
機能や活用方法をまとめた資料を無料でご用意していますので、お気軽にダウンロードしてください。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。