業務をもっと効率よく進めたいと考えていませんか？
定型的な作業や入力業務を手作業でこなしていると、時間も手間もかかってしまいます。
そんな課題を解決する方法として注目されているのが「業務の自動化」です。
この記事では、業務自動化が注目されている理由や具体的な進め方、おすすめツールまでわかりやすく解説します。
業務の自動化とは？注目されている理由
業務の自動化について
業務の自動化とは、これまで人が手作業で行っていた業務をツールやシステムを使って自動的に処理することを指します。
たとえば、紙で申請書を作成していた作業や、Excelに手入力していたデータの集計作業を自動化することで、作業時間の短縮やミスの防止につなげることができます。
自動化は現場の効率化だけでなく、企業全体の生産性向上にもつながるため、多くの企業で注目されています。
業務の自動化が注目されている背景
業務の自動化が注目されているのは、社会や働き方の変化が大きく影響しています。
人手不足・少子高齢化の加速
日本では少子高齢化が進み、働き手の数が年々減少しています。
人材の確保が難しい中で限られた人員で業務をこなすためには、人がやらなくてもよい業務を減らすことが求められています。
働き方改革と残業時間の抑制
働き方改革の推進により、企業には残業の削減と生産性の向上が求められています。
単純作業を自動化することで、残業時間を抑えながらも本来やるべき業務に集中できる環境が整います。
DX推進と業務の見える化
デジタル技術を活用して業務を変革する「DX（デジタルトランスフォーメーション）」も広がりを見せています。
紙やExcelに頼った業務は、情報の属人化や非効率な作業の原因になります。
自動化を進めることで、業務の流れを「仕組み」として見える化し、誰でも同じように処理できる体制を作ることができます。
業務の自動化をするメリットとデメリット
業務の自動化には多くの利点がありますが、注意すべき点も存在します。
ここでは、自動化によって得られる代表的なメリットと、導入前に理解しておきたいデメリットについて解説します。
メリット
業務を自動化することで、以下のような効果が期待できます。
時間削減
繰り返しの作業をツールに任せることで、日々の業務時間を大幅に短縮できます。
これにより、空いた時間を別の業務や戦略的な取り組みに充てることが可能になります。
コスト削減
自動化により作業時間が減れば、人件費の抑制や外注コストの削減にもつながります。
また、ミスの修正対応や再作業にかかる間接的なコストも減らせます。
属人化の解消
特定の人しかできない業務を仕組み化することで、業務の標準化や引き継ぎの効率化が図れます。
人が入れ替わっても安定して業務を回せる体制を作ることができます。
デメリット
一方で、自動化にはいくつかの注意点もあります。
導入コスト
ツールの導入やシステム構築には、当然ながら費用が発生します。
また、設定や運用を社内で対応できない場合は外部に依頼する費用も考慮が必要です。
トラブル対応
自動化した作業が想定外のトラブルに直面した際、自力で復旧できる体制がないと業務が止まってしまう可能性があります。
手動との切り替えやエラー時の対応ルールを決めておく必要があります。
これらのメリットとデメリットを正しく理解したうえで、自社に合ったやり方で業務自動化を進めることが成功のカギとなります。
業務自動化の主な方法とツール
業務の自動化を実現するには、目的や業務内容に合ったツールを選ぶことが重要です。
ここでは、代表的な自動化の手法やツールの種類についてご紹介します。
RPAツール
RPA（Robotic Process Automation）とは、人間がパソコン上で行っている作業をソフトウェアロボットに代行させる技術です。
データの入力やコピー＆ペースト、定型レポートの作成など、繰り返し発生する単純作業を正確かつ高速に処理できます。
バックオフィスの定型業務全般に広く使われており、近年導入企業が急増しています。
マクロやExcel VBA
Excelを使った業務が多い企業では、マクロやVBA（Visual Basic for Applications）を活用した自動化も一般的です。
たとえば、複数のシートから集計を行う処理や定型帳票の出力などを自動化できます。
外部ツールを使わずに身近なExcelで始められる点がメリットですが、一定のスクリプト知識が必要です。
AIツール
AI（人工知能）を活用することで、従来のルールベースでは難しかった判断を含む処理の支援が可能になります。
たとえば、メールの自動分類、画像や音声の認識、過去データをもとにした予測入力などに活用されます。
RPAと組み合わせることで、より高度な自動化を実現できるケースもあります。
ノーコードツール
ノーコードツールは、プログラミングの知識がなくても業務アプリや自動処理を作成できるツールです。
画面操作やドラッグ＆ドロップで構築できるため、現場担当者が自ら業務改善に取り組める点が特徴です。
これらのツールは、ルールが明確で繰り返し行われる業務に特に向いています。
一方で、状況判断が必要な業務やイレギュラー対応が多い業務には不向きなケースもあるため、自社の業務特性を踏まえて適切な手段を選ぶことが大切です。
業務の自動化を進める手順
業務の自動化を成功させるためには、いきなりツールを導入するのではなく、段階的にステップを踏んで進めることが重要です。
ここでは、初めて自動化に取り組む方でも実行しやすい進め方をご紹介します。
- 1.自動化対象業務の棚卸
- まずは、どの業務を自動化すべきかを見極めることが第一歩です。
日々の業務の中から「手作業が多い」「処理量が多い」「ルールが明確」などの条件に当てはまるものをリストアップしましょう。
この段階で関係部署との意見交換を行い、現場にとって本当に負担となっている業務を抽出することがポイントです。
- 2.ツールの選定と業務適合性の確認
- 自動化の対象業務が決まったら、どのツールを使えばその業務にフィットするのかを検討します。
RPAやノーコードツール、Excelマクロなどそれぞれ得意な領域が異なります。
あわせて、ITリテラシーや操作性、セキュリティ要件など、自社の環境に合っているかも確認しておきましょう。
- 3.小規模から運用を始める
- 最初からすべてを自動化しようとせず、一部業務からスモールスタートで始めることが成功のコツです。
たとえば、月次レポートの集計や申請フローの一部分など、自動化しやすく成果が見えやすい業務から試してみましょう。
この段階では、「効果が出るかどうか」よりも「自動化できる手応え」をつかむことが大切です。
- 4.効果測定・改善サイクルの実施
- 試験的な運用を終えたら、自動化によってどれだけの効果が得られたかを確認します。
処理時間の短縮、人件費の削減、ミスの減少など、定量的な評価ができる指標をあらかじめ用意しておくと判断しやすくなります。
必要に応じてワークフローやツール設定を見直し、改善を加えましょう。
- 5.社内展開と定着
- 効果が確認できたら他の業務や部門へと展開を進めていきます。
このとき重要なのが、誰でも使えるようにするための環境づくりです。
研修を実施したり操作マニュアルを整備したりすることで、特定の人だけが扱える状態を避け、組織全体で自動化を活用できる体制を作ることができます。
ツールを選ぶときのポイント
業務の自動化を成功させるためには、目的に合ったツールを選ぶことがとても重要です。
ここでは、自社に最適な自動化ツールを選定する際に押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。
業務で活用できるか
最も大切なのは、自社の業務に本当に適しているかどうかです。
「複雑な条件分岐が必要」「複数のシステムをまたいでデータ連携が必要」など、業務内容によって向いているツールが異なります。
RPAやノーコード、マクロなど、それぞれのツールの強みと弱みを比較した上で選びましょう。
費用・サポート・操作性が自社に合っているか
ツールによって、月額料金や導入コストに大きな差があります。
また、ITに詳しくない担当者が使う場合は、サポート体制の有無や操作性も選定時の大事な要素です。
できるだけ、操作が直感的でトラブル時にも安心できるサービスを選ぶとスムーズに定着しやすくなります。
無料トライアルでテスト導入できるか
いきなり本格導入するのではなく、まずは無料で試せるツールを選ぶのがおすすめです。
自社業務に合うかどうか操作しやすいかどうかを確認したうえで、導入の判断ができます。
試してみて初めて見える課題や気づきも多いため、トライアルの有無はチェックしておきましょう。
業務の自動化には「サスケWorks」がおすすめ
社内業務を自動化したいと考えている方にとって、「操作がわかりやすく、現場でも使いやすいツールかどうか」は重要なポイントです。
ここでは、ノーコードで業務アプリを作成・運用できるツール「サスケWorks」についてご紹介します。
サスケWorksとは？
サスケWorksは、プログラミング不要で業務アプリを作成できるノーコードツールです。
複数のファイルで管理していた情報をひとつのアプリにまとめ、申請・承認・集計などの業務を自動化することができます。
Excelや紙の業務に課題を感じている方でも、操作が直感的なので導入しやすい点が特徴です。
サスケWorksで始められる自動化
-
アプリ作成の自動化
業務の目的や内容を入力するだけで、AIがアプリを自動生成 -
紙書類のデジタル化自動化
AI-OCR機能で手書きや印刷物を自動でテキストデータに変換 -
番号管理の自動化
「顧客ID」や「受注番号」などの通し番号を自動で発行 -
通知業務の自動化
条件を満たすと、オートメーション機能によるメールやSMSを自動送信 -
音声のテキスト化自動化
音声データをAIによる、自動で文字化・整形・要約
これらの業務を自動化することによって、作業時間の短縮やミスの削減、属人化の解消に役立ちます。
もっとサスケWorksを詳しく知りたい方向けに資料をご用意しております。
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よくある質問（FAQ）
-
業務の自動化とはどういうことですか？
-
人が手作業で行っていた業務を、ツールやシステムによって自動的に処理できるようにすることです。
定型業務の効率化や作業ミスの削減に役立ちます。
-
RPA化しやすい業務は？
-
繰り返し発生する定型的な作業や、ルールが明確な業務がRPA化に向いています。
例として、データ入力・集計・請求書処理・帳票の出力などがあります。
-
自動化に向かない作業には何がありますか？
-
判断や例外対応が頻繁に求められる業務や、状況に応じて柔軟な対応が必要な業務は、自動化に向いていません。
人の判断を補助するツールとの併用が必要になる場合もあります。
-
RPAとAIは何が違いますか？
-
RPAは決められた手順を自動で実行する技術で、定型作業に強みがあります。
一方AIは、過去のデータをもとに判断・予測する仕組みで、画像認識や分類、文章生成などの業務に向いています。
-
自社でもすぐに始められますか？
-
はい、ノーコードツールを使えば、専門知識がなくても業務自動化を始めることが可能です。
まずは一部業務から小さくスタートし、効果を見ながら少しずつ拡大していくのが理想的です。
まとめ｜業務の自動化は取り組めば成果につながる
業務の自動化は、いきなり全社的に進めるのではなく、まずは現場の身近な業務から着手することが成功のポイントです。
ルールが明確で繰り返しの多い作業を対象に、自社に合ったツールを選定することで無理なく、確実に業務改善を進めることができます。
また、ノーコードツールのように専門知識がなくても扱える選択肢も増えており、現場主導の自動化も実現しやすくなっています。
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著者情報
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ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。
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