サスケWorks導入前は、紙でご相談者の情報を管理していました。
現在、設立20年。年を重ねるごとに管理すべき情報が莫大になってきました。

紙ベースでは検索性の悪さや振り返りの難しさが目立ち始め、個人情報の管理という点でもデータ化をしたいと思い始めたのがきっかけです。
具体的に言いますと、前回のご相談から1年ほど経過して連絡があった際に、お客様の情報を探すのに30分もかかってしまう、といったことが生じるようになってきていました。

また当社はフランチャイズ展開も行っておりまして、加盟店側の案件情報を知り、もっと寄り添ったアドバイスを行いたいとも考えており、その点からも情報共有ができる方法を探していました。

さすがに、この状態ではいけない…と、東京都で行っているDX化の相談窓口へ連絡しました。
そこで、いくつかのツールを紹介してもらい、そこから5社を選び比較表を作りました。
その後、予算やスマホとの連携など必要なものを考慮して、最終的にサイボウズ株式会社のキントーンとサスケWorksに絞りました。
ノーコードアプリ作成ツールが最終候補となったのは、一般的な営業管理ツールでは弊社がやりたいことが実現できない部分が多く、さらに入力項目の名称も介護業界特有のもにしたく、それら要望を叶えられる点で自由度が高いノーコードツールが残りました。

最終候補のキントーンとサスケWorksは、どちらも無料体験がありましたので、アプリを実際に作成し使い勝手を確かめました。その結果、三つの観点全てでサスケWorksに軍配が上がり導入を決めました。

1つ目、『開発、修正のしやすさ』です。
本職のSEではない社内の人間でも、開発修正が容易で、ラジオボタンなど選択項目の設定がしやすかったです。
2つ目、『料金』です。
弊社は利用人数が少数なので、他のサービスはどうしても割高に感じられてしまいました。
3つ目、『UI』です。
シンプルで見やすく、ユーザーも直感的に操作できました。

現在、アプリを使って【ご相談者管理】と【営業管理】を行っています。

【相談者管理アプリ】では、入居を希望するご相談者の情報と活動内容などを記しています。
【営業管理アプリ】では、入居者をご紹介くださるケアマネジャー等の情報を記録し、暑中見舞いなど季節の挨拶の送付リスト作成や、営業活動記録でどの程度挨拶に行っているのかを可視化しています。


アプリの活用で、ご相談者の追いかけが圧倒的に便利になりました。少し時間が空いてしまったご相談者から連絡があった際の検索も簡単で、30秒で見つけることができるようになりました。
また、以前どのようなやりとりをしていたかの対応履歴が時間をおいても確実に把握できるようになりました。
紙ベースで課題となっていた、検索性の悪さや振り返りの難しさが解決されました。

また、場所を選ばず外出先などでも情報にアクセスして記録ができるので、重要情報などの書きとめ忘れが少なくなりました。

紙で相談者情報を管理していたときは、案件の管理は各相談員に任せっきりで、完全にブラックボックス化していました。

アプリの活用により、各相談員の持っている案件やその状況が把握可能となり、社内全体でどのような動きがあるのか把握できるようになりました。

現在は社内のみならず、フランチャイズ加盟店とも情報共有を行える環境ができてきました。
これを機に本部として適切なアドバイスができるような体制づくりを行っていきたいと考えています。

利用者の意見を取り入れ、柔軟にアップデートしています。

【相談者管理アプリ】【営業管理アプリ】をメインとし、基本的な活用方法に大きな変化はありませんが、アプリの項目の修正が容易に行えるので、利用者の意見を取り入れ、随時細かいアップデートを行っています。
業務の性質上、一般にパッケージ化されたシステムが使えないのもあり、自社内で即座にシステムを構築反映できるのはとても助かっています。

今年の初めに、本社に保管してあったお客様（入居施設）との紙の契約書を全てPDF化し、サスケWorksに登録しました。
それ以降は営業が外出先からでも、必要なタイミングで、すぐ情報が確認ができるようになりました。

それまでは、営業が事務職員に連絡、事務職員が書類をスキャン処理し、そこから社内チャットシステムに画像データをアップロード、という流れでしたがこの一連の流れがなくなりました。
営業にとって便利になっただけではなく、事務職員にとっても、手がけている業務を中断しなくてよくなりましたので、全体的な効率化に繋がりました。

また、フランチャイズ加盟店からの契約書に関する問い合わせにも対応しやすくなりました。事務所が営業時間外のときは、即座の対応ができませんでしたが、今では本社職員がどこからでも確認できるため、加盟店への対応もスムーズになりました。

サスケWorksを導入して3年になります。導入時に、新しい営業先を管理していこうと、アプリに登録してきました。年数を重ねてデータが蓄積されてきたことで、営業活動への活用が進んでいます。

アプリを活用することで、それまで各営業担当が持っていた情報を集約でき、本社が把握し有効活用できるようにもなりました。
また、営業先ごとの案件の再確認も、スマートフォンから出先で素早く確認でき、次の案件獲得に役立っています。

営業先の住所リストの作成も、各項目を整えてExcelファイルをダウンロード後、少ない処理で仕上げられるようにし、こういった点でもアプリの便利さを感じています。

年数を経てデータベースをしっかり作って情報を蓄積していくことの重要性と便利さを体感しています。

弊社では、フランチャイズ展開も行っています。
加盟を検討中の方に対して、情報管理ツールを用意しているので「参入しやすい環境が整っていますよ」とアピールしています。

改めて振り返り、当初の期待以上に業務がスムーズになったと感じています。これからも、サスケWorksを最大限に活用しながら、さらなる業務効率化と事業の成長を目指していきたいと思います。