サスケWorks導入前は、紙でご相談者の情報を管理していました。
現在、設立20年。年を重ねるごとに管理すべき情報が莫大になってきました。

紙ベースでは検索性の悪さや振り返りの難しさが目立ち始め、個人情報の管理という点でもデータ化をしたいと思い始めたのがきっかけです。
具体的に言いますと、前回のご相談から1年ほど経過して連絡があった際に、お客様の情報を探すのに30分もかかってしまう、といったことが生じるようになってきていました。

また当社はフランチャイズ展開も行っておりまして、加盟店側の案件情報を知り、もっと寄り添ったアドバイスを行いたいとも考えており、その点からも情報共有ができる方法を探していました。

さすがに、この状態ではいけない…と、東京都で行っているDX化の相談窓口へ連絡しました。
そこで、いくつかのツールを紹介してもらい、そこから5社を選び比較表を作りました。
その後、予算やスマホとの連携など必要なものを考慮して、最終的にサイボウズ株式会社のキントーンとサスケWorksに絞りました。
ノーコードアプリ作成ツールが最終候補となったのは、一般的な営業管理ツールでは弊社がやりたいことが実現できない部分が多く、さらに入力項目の名称も介護業界特有のもにしたく、それら要望を叶えられる点で自由度が高いノーコードツールが残りました。

最終候補のキントーンとサスケWorksは、どちらも無料体験がありましたので、アプリを実際に作成し使い勝手を確かめました。その結果、三つの観点全てでサスケWorksに軍配が上がり導入を決めました。

1つ目、『開発、修正のしやすさ』です。
本職のSEではない社内の人間でも、開発修正が容易で、ラジオボタンなど選択項目の設定がしやすかったです。
2つ目、『料金』です。
弊社は利用人数が少数なので、他のサービスはどうしても割高に感じられてしまいました。
3つ目、『UI』です。
シンプルで見やすく、ユーザーも直感的に操作できました。

現在、アプリを使って【ご相談者管理】と【営業管理】を行っています。

【相談者管理アプリ】では、入居を希望するご相談者の情報と活動内容などを記しています。
【営業管理アプリ】では、入居者をご紹介くださるケアマネジャー等の情報を記録し、暑中見舞いなど季節の挨拶の送付リスト作成や、営業活動記録でどの程度挨拶に行っているのかを可視化しています。


アプリの活用で、ご相談者の追いかけが圧倒的に便利になりました。少し時間が空いてしまったご相談者から連絡があった際の検索も簡単で、30秒で見つけることができるようになりました。
また、以前どのようなやりとりをしていたかの対応履歴が時間をおいても確実に把握できるようになりました。
紙ベースで課題となっていた、検索性の悪さや振り返りの難しさが解決されました。

また、場所を選ばず外出先などでも情報にアクセスして記録ができるので、重要情報などの書きとめ忘れが少なくなりました。

紙で相談者情報を管理していたときは、案件の管理は各相談員に任せっきりで、完全にブラックボックス化していました。

アプリの活用により、各相談員の持っている案件やその状況が把握可能となり、社内全体でどのような動きがあるのか把握できるようになりました。

現在は社内のみならず、フランチャイズ加盟店とも情報共有を行える環境ができてきました。
これを機に本部として適切なアドバイスができるような体制づくりを行っていきたいと考えています。

今後もサスケWorksを使って業務効率化、業務改善に繋がるアプリを作成していきたいと考えています。