DXで業務効率化を実現！成功事例やおすすめのツールも紹介 - 業務改善 - ブログ

DXの必要性を感じながらも、「何から始めればよいのか分からない」「成果が出るのか不安」という声は少なくありません。
しかし、紙業務のデジタル化やExcel管理の見直しなど、小さな改善からでも生産性向上やコスト削減につながります。

本記事では、DXの基礎や取り組むべき理由、実際の成功事例や導入ポイントなどを紹介します。

DXとは何か？

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して業務の進め方や組織のあり方を見直し、より効率的で成果の出やすい状態へ変えていく取り組みのことです。
単に紙をデータ化するだけでなく、業務フローそのものを改善していく点がDXの特徴です。

業務のDX化が求められる背景

近年、業務のDX化が求められている背景には、人手不足や働き方の変化、紙やExcel管理の限界があります。
情報が分散していたり手作業が多かったりすると確認や共有に時間がかかり、ミスや対応漏れも起こりやすくなります。

こうした課題を解消するために業務のDX化によって情報共有をスムーズにし、現場の負担を減らしながら生産性を高めていくことが重要になっています。

DXとIT化との違い

DXとIT化は似ていますが意味は異なります。
IT化は、紙の書類をデータ化したり手作業をシステムに置き換えたりして、今ある業務を効率化することです。
一方のDXは、デジタル技術を活用して業務の流れそのものを見直し、より生産性の高い形へ変えていくことを指します。

たとえば、紙の申請書をWeb化するだけならIT化です。
申請から承認、情報共有までの流れ全体を見直して、無駄や二重作業を減らすところまで進めればDXといえます。

業務をDX化するメリット

業務をDX化することでこれまで手作業で行っていた業務の負担を減らし、情報共有や管理をスムーズに進めやすくなります。
紙やExcelに依存した業務を見直すことで作業時間の短縮だけでなく、ミスや対応漏れの防止にもつながります。

紙やExcelによる管理から脱却しやすくなる

紙やExcelで業務を管理していると入力や転記に手間がかかるだけでなく、最新版がどれかわからなくなったり、必要な情報を探すのに時間がかかったりすることがあります。

業務をDX化すればこうした情報を一元管理しやすくなり、確認や更新の手間を減らせます。

必要な情報を社内でスムーズに共有できる

業務に必要な情報が担当者ごとに分散していると確認や引き継ぎに時間がかかり、対応の遅れにつながることがあります。

DX化によって情報共有の仕組みを整えることで、部署や拠点をまたいでも必要な情報をすぐに確認しやすくなります。

属人化や入力ミス、対応漏れを防ぎやすくなる

特定の担当者しか状況を把握していない業務は、引き継ぎや休暇時の対応が難しくなりがちです。
また、手入力や手作業が多い業務では入力ミスや対応漏れも起こりやすくなります。

業務をDX化することで情報の見える化や業務フローの整理が進み、こうしたリスクを抑えやすくなります。

業務のDX化が失敗しやすい理由

業務のDX化は、ツールを導入するだけですぐに成功するものではありません。
進め方を間違えると現場に定着しなかったり、かえって手間が増えたりすることもあります。
DX化を進める際は、よくある失敗の原因をあらかじめ押さえておくことが大切です。

DX化の目的が曖昧なまま進めてしまう

「DXを進めたい」という考えだけで導入を進めると、何のために取り組むのかがはっきりせず、現場でも必要性を理解しにくくなります。
たとえば、業務時間を減らしたいのか情報共有を改善したいのかによって、選ぶべきツールや進め方は変わります。
まずは解決したい課題を明確にすることが重要です。

一度に多くの業務を変えようとしてしまう

最初から複数の業務を一気にDX化しようとすると、現場の負担が大きくなり運用がうまく回らなくなることがあります。
新しいやり方に慣れる前に対象を広げすぎると、混乱や反発につながることもあります。
まずは効果が出やすい業務から小さく始め、段階的に広げていくことが大切です。

導入後の運用ルールまで設計できていない

ツールを導入しても入力方法や更新ルール、誰が管理するのかが決まっていないと現場で使われなくなる可能性があります。
運用ルールが曖昧なままだと情報が更新されなかったり、結局元のやり方に戻ってしまったりすることもあります。
導入前から定着させるための運用設計まで考えておく必要があります。

業務効率化に役立つツールの選び方

業務効率化を目的にツールを導入する場合は、機能の多さだけで選ばないことが大切です。
自社の課題に合っていて、現場でも無理なく使えるツールを選ぶことで導入後の定着や改善につながりやすくなります。

自社の業務課題に合ったツールを選ぶ

まず大切なのは、自社がどの業務を改善したいのかを明確にすることです。
たとえば、申請や承認の流れを見直したいのか、紙やExcelで管理している情報を一元化したいのかによって適したツールは変わります。
課題に合わないツールを選ぶと、十分に活用できない可能性があります。

現場でも無理なく使いこなせるか確認する

どれだけ高機能なツールでも、現場で使いにくければ定着しません。
画面がわかりやすいか、必要な操作を直感的に行えるかなど実際に使う人にとって負担が少ないかを確認することが重要です。
導入のしやすさは、業務のDX化を進めるうえで大きなポイントになります。

導入後も業務に合わせて柔軟に改善できるか見る

業務の内容や運用ルールは、導入後に変わることもあります。
そのため、最初に作って終わりではなく、使いながら改善しやすいツールを選ぶことが大切です。
自社の業務に合わせて調整しやすいツールであれば現場の変化にも対応しやすく、長く活用しやすくなります。

業務効率化におすすめのツール

業務効率化を進めるには、自社の課題に合ったツールを選ぶことが重要です。
なかでも、紙やExcelで管理している業務を見直したい場合や現場に合わせて柔軟に運用したい場合は、必要な業務に合わせて使えるツールが向いています。

サスケWorksの特徴

サスケWorksは、プログラミングの知識がなくても業務アプリを作成できるノーコードツールです。
ドラッグ＆ドロップの操作でアプリを作れるため、専門知識がない場合でも業務に合わせた仕組みを整えやすいのが特長です。

また、申請や承認、報告書管理、顧客管理、帳票出力など、さまざまな業務に対応しやすい機能がそろっています。
AIを活用したアプリ作成やAI-OCR、通知・自動化機能、API連携などにも対応しているため、日々の業務を効率化しながら段階的に運用を広げていきやすい点も魅力です。

どんな企業に向いているか

サスケWorksは、紙やExcelによる管理が多く、情報共有や業務の見える化に課題を感じている企業に向いています。
たとえば、申請・承認フローを整理したい企業、報告書や台帳の管理を効率化したい企業、顧客情報や案件情報をまとめて管理したい企業に適しています。

また、最初から大規模なシステムを導入するのではなく、まずは一部の業務からDX化を始めたい企業にも使いやすいツールです。
現場の運用に合わせて改善しやすく、権限設定やセキュリティ機能、スマホ対応なども備えているため、無理なく業務のDX化を進めたい企業に向いています。

サスケWorksで業務効率化に成功した事例5選

サスケWorksは、紙やExcelで管理している業務の見直しから、情報共有や申請・報告業務の効率化までさまざまな業務のDX化に活用されています。
ここでは、実際に業務効率化につながった事例を5つ紹介します。

株式会社塚腰運送様

株式会社塚腰運送では、紙で管理していた機材報告書や勤怠報告をアプリ化し、現場と事務所のやり取りを効率化しました。

導入前は、手書きの報告書を事務所に持ち帰って提出する必要があり、確認や回収、スキャンなどに手間がかかっていました。
導入後は現場で入力できるようになり、業務の流れがスムーズになったほか、紙の印刷やスキャン作業も不要となり年間約133時間の作業時間削減につながっています。

株式会社塚腰運送様の事例全文はこちら

丸吉コンクリート工業株式会社様

丸吉コンクリート工業株式会社では、紙で管理していた設備修理記録や申請業務をアプリ化し、情報の管理や共有をしやすくしました。

導入前は紙資料の保管や検索に手間がかかり、必要な情報をすぐに確認しにくいことが課題となっていました。
導入後は、修理記録や関連書類をまとめて管理できるようになり、検索性が向上したほか、報告や資料作成にかかる負担の軽減にもつながっています。

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キットカンパニー株式会社様

キットカンパニー株式会社では、紙ベースで行っていた顧客・相談者情報の管理を見直し、情報の一元管理を実現しました。

導入前は必要な情報を探すのに時間がかかり、相談員ごとの情報共有にも手間が発生していました。
導入後は、過去の情報をすぐに確認しやすくなり、検索に30分かかっていたものが30秒に短縮されています。
情報の見える化によって社内での共有がしやすくなり、対応の質やスピードの向上にもつながっています。

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社会福祉法人太豊会様

社会福祉法人太豊会では、Excelで管理していた職員情報をアプリ化し、本部と施設の間で情報を共有しやすい環境を整えました。

導入前は必要な情報を確認するたびに問い合わせが発生し、本部・施設の双方に負担がかかっていました。
導入後は、職員情報を一元管理できるようになり、確認や共有の手間が軽減されています。
複数拠点で情報を扱う業務の効率化事例として参考になる取り組みです。

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株式会社ハイ・メディカル様

株式会社ハイ・メディカルでは、既存の業務に合わせながら段階的にデジタル化を進め、情報共有や現場運用の改善につなげました。

導入前は現場ごとに必要な情報の管理方法が分かれており、共有や活用のしづらさが課題となっていました。
導入後は、必要な情報を見える化しながら業務フローを整え、現場で使いやすい仕組みを構築しています。
既存の運用を活かしながら無理なく定着させた点も、この事例の大きな特徴です。

株式会社ハイ・メディカル様の事例全文はこちら

よくある質問（FAQ）

業務効率化の具体的な例は？

業務効率化の具体例としては、

紙の申請書をWeb化する
Excelで管理していた情報を一元化する
日報や報告書をアプリで共有する
顧客情報や案件情報をまとめて管理する
承認フローを見える化する

といったものがあります。
こうした取り組みによって入力や確認の手間を減らし、情報共有をスムーズにしやすくなります。

身近なDX化事例は？

身近なDX化事例としては、

紙の日報をアプリ化する
申請や承認をオンラインで完結できるようにする
Excel台帳をクラウド上で管理する
拠点ごとに分かれていた情報を一元管理する

といったものがあります。

大がかりなシステム導入だけがDXではなく、現場の小さな困りごとをデジタルで改善していくことも、業務のDX化の一つです。

業務のDX化は何から始めればよいですか？

まずは、日々の業務の中で手間がかかっている作業や、紙・Excelで非効率になっている業務を洗い出すことから始めるのがおすすめです。
最初から全社で一斉に進めるのではなく、申請業務や報告業務など効果が見えやすい業務から小さく始めると進めやすくなります。

業務効率化ツールはどう選べばよいですか？

業務効率化ツールを選ぶ際は、自社の課題に合っているか、現場でも無理なく使えるか、導入後も柔軟に改善できるかを確認することが大切です。
機能の多さだけで判断するのではなく、実際の業務に合うかどうかを基準に選ぶことで導入後の定着や活用につながりやすくなります。

DXによる業務効率化は身近な改善から始めましょう

業務のDX化というと大がかりな取り組みをイメージしがちですが、実際には紙やExcelで管理している業務を見直すことや、情報共有の方法を整えることなど身近な改善から始めることができます。
まずは現場で負担になっている業務を洗い出し、効果が出やすいところから少しずつ取り組むことが大切です。

自社に合ったツールを活用しながら無理なく進めていくことで、業務効率化だけでなく情報共有のしやすさや業務の見える化にもつながります。
業務改善の第一歩として、まずは身近な業務のDX化から始めてみてはいかがでしょうか。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。