バックオフィス業務を効率化するメリットとは？方法やポイントも解説 - 業務改善 - ブログ

バックオフィス業務の効率化に取り組みたいものの、何から手を付ければよいかわからず悩んでいませんか。
バックオフィス業務は、企業の基盤となる重要な業務ですが、属人化やアナログ業務といった課題を抱えていることが少なくありません。
対策を講じないと、生産性の低下やコストの増大を招くことがあるため注意が必要です。

本記事では、バックオフィス業務を効率化するメリット、効率化の方法、施策を実行する際のポイントを解説します。
具体的な取り組みを検討している方は参考にしてください。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務を効率化すると、人的ミスが減少し、生産性が高まります。
ここでは、業務効率化の主なメリットを解説します。

生産性の向上につながる

手作業で行っているデータ入力や経費精算などを効率化あるいは自動化すると、業務にかかる時間を大幅に短縮できます。
数時間かかっていた業務を、数十分で行えるようになることもあります。
空いた時間をコア業務に充てられるため、バックオフィス業務の効率化は生産性の向上につながります。

たとえば、一人の従業員が備品管理と営業を兼務している場合、商談に費やせる時間が増えるため、売上の向上につながることもあるでしょう。

人的ミスを防止しやすくなる

ITツールを用いてバックオフィス業務を効率化すると、次の理由から人的ミスを防止しやすくなります。

【理由】

効率化の過程で業務の標準化に取り組む
転記や集計などの手作業を減らせる
業務負荷が小さくなり、集中力や注意力を維持しやすくなる

たとえば、ITツールの利用で業務にかかる時間が短縮すると、締め切りが迫っていても落ち着いて作業を行えるため、人的ミスは減少するでしょう。
ITツールの承認機能などを使って、人的ミスが起こりにくい仕組みを構築できる点もポイントです。

業務の属人化を解消できる

バックオフィス業務を効率化するために、ITツールを導入すると業務の属人化を解消しやすくなります。
ITツールの仕様に合わせて、業務フローを見直す必要があるためです。
業務の属人化には、次のデメリットがあります。

【デメリット】

担当者の休職や離職で業務が停滞する
担当者により成果が異なる
担当者に過度な負担がかかる

バックオフィス業務の効率化により、担当者不在でも業務を進められる体制を整えられます。
業務フローの可視化で、ミスや不正も防ぎやすくなるでしょう。

コストを削減できる

バックオフィス業務を効率化すると、業務量が減るため、残業代をはじめとする人件費を抑えられることがあります。
手の空いた人材をコア業務に再配置し、コストを抑えながら生産性を高められる点もポイントです。

また、デジタル化あるいはペーパーレス化により、書類の印刷費や保管費、郵送費も削減できます。
ITツールの導入などに一定の費用はかかりますが、中長期的にみると高いコスト削減効果を期待できる取り組みです。

従業員の負担軽減と満足度向上につながる

バックオフィス業務の無駄がなくなると、残業が減りワークライフバランスが改善するため、従業員の満足度が高まります。

また、単純作業の比率が低下し、コア業務の比率が高まることから、モチベーションも向上する傾向があります。
バックオフィス業務の効率化は、離職率の低下にもつながる取り組みです。

バックオフィス業務を効率化する方法

さまざまな方法で、バックオフィス業務を効率化できます。
ここでは、基本的な効率化の方法を解説します。

業務のプロセスを見直す

業務効率化は、既存の業務から「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省く取り組みです。
問題点を把握するため、業務プロセスを洗い出し、可視化してから見直しに取り組みましょう。
効率化の対象になりやすいプロセスは次の通りです。

【意識したいポイント】

重複している業務
属人化している業務
効率化できる業務
形骸化している業務

たとえば、紙媒体を使用している業務は、デジタル化により効率化できる可能性があります。
並行して、必要性の高い業務を整理しておくことも重要です。
結果をもとにマニュアルを作成すると、新しい業務プロセスが現場に浸透しやすくなります。

DX化を進める

DXの推進によっても、バックオフィス業務を効率化できます。
ここでいうDX（バックオフィスDX）は、デジタルツールやデータを活用してバックオフィス業務を見直し、自社の競争力や価値を高める取り組みです。
簡単に説明すると、ITツールを活用し業務の進め方や意思決定の在り方を再設計することといえるでしょう。
ITツールの例として以下のものが挙げられます。

【ITツールの例】

ERP
RPA
ノーコードツール

ノーコードツールは、プログラミング不要で自社の環境や目的に合わせたアプリを作成できるツールです。
IT人材がいない会社でも、業務効率化に役立つアプリを作成し、DXを推進できることがあります。

バックオフィス業務のDX化について理解を深めたい方は、以下の記事も参考にしてください。

アウトソーシングを行う

アウトソーシングも、バックオフィス業務を効率化する取り組みです。
外部委託には、次のメリットとデメリットがあります。

メリット	デメリット
・専門家を活用できる・コア業務に集中しやすくなる・コスト削減につながることがある	・自社にノウハウを蓄積できない・管理に手間がかかる・情報漏洩のリスクがある

外注する業務と自社で対応する業務を見極めてから依頼することが重要です。

バックオフィス業務を効率化する際のポイント

ITツールを活用すると、バックオフィス業務を効率化しやすくなります。
製品を選定する際は、使いやすさに注意が必要です。
高機能であっても、操作が難しいと思い通りに使いこなせないため、現場に浸透しないことがあります。
従業員のITリテラシーを踏まえて、導入する製品を決定しましょう。

サポート体制も確認しておきたいポイントです。
導入後に不具合が発生したり、従業員から問い合わせが殺到したりすることもあります。
サポート体制が充実していると、これらのリスクに備えられます。

また、導入時期も慎重に検討することが大切です。
繁忙期に導入すると、十分な研修時間を確保できず、混乱を招くことがあります。
従業員がゆとりをもって操作方法を学べる時期に導入しましょう。

バックオフィス業務を効率化できる「サスケWorks」の特徴

ITツールの導入を検討している方は「サスケWorks」を候補に加えてみてはいかがでしょうか。
サスケWorksの特徴は次の通りです。

サスケWorksとは？

サスケWorksは、ドラッグ＆ドロップで機能を組み合わせて業務効率化アプリを作成できるノーコードツールです。
入力・検索、出力・連携、権限・セキュリティなどに関するさまざまな機能が用意されているため、専門的な知識がなくても自社の目的や環境に合わせたアプリを作成できます。
完成したアプリを連携させて、社内システムを少しずつ構築していける点も特徴です。

参照元：Saaske Works
https://works.saaske.com/
参照元：Saaske Works
https://works.saaske.com/feature/index.html#feature-04

よくある質問

ここからは、バックオフィス業務に関するよくある質問に回答します。

バックオフィス業務の課題は何ですか？

バックオフィス業務で発生しやすい課題は次の通りです。

【主な課題】

業務の属人化
非効率なアナログ業務
時期による業務量の差

どこから効率化すればよいかわからない場合は、これらの課題を踏まえて既存の業務を見直すとよいでしょう。

バックオフィス業務を効率化する際の注意点はありますか？

バックオフィス業務を効率化する際に、注意したい点は次の通りです。

【注意点】

課題の解決に焦点を当ててITツールを導入する
従業員にITツールを導入する目的と導入後に予想される変化を説明する
セキュリティ体制を整備する

ITツールの導入が目的にならないようにしましょう。

バックオフィス業務の効率化にノーコードツールを活用しませんか？

バックオフィス業務の効率化には、生産性の向上、人的ミスの防止、業務属人化の解消など、さまざまなメリットがあります。
まずは自社の業務プロセスを見直し、課題に合わせてDXを推進したり、アウトソーシングを活用したりするとよいでしょう。

自社にIT人材がいない場合は、プログラミング不要で業務効率化アプリを作成できるサスケWorksを活用してみてはいかがでしょうか。
機能や操作方法は、以下のページから申し込める30日間の無料トライアルでご確認ください。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。