ATS（採用管理システム）とは？機能・Excelとの違いをわかりやすく解説 - 業務改善 - ブログ

採用管理をExcelや手作業で行っていると、「選考状況が把握しにくい」「入力ミスや対応漏れが起きやすい」といった悩みを抱えやすいものです。
そこで注目されているのが、採用業務を効率化するシステム「ATS（採用管理システム）」です。

この記事では、ATSの基本的な意味や機能からExcelとの違い、導入時の注意点、コストを抑えた代替手段までわかりやすく解説します。

ATSとは？

「ATS」という言葉を初めて聞いた方でも理解できるよう、まずは基本的な意味とExcelとの違いから整理していきます。

ATSは何の略？意味と定義をわかりやすく解説

ATSとは「Applicant Tracking System」の略で、日本語では「採用管理システム」と呼ばれます。
求人への応募から内定・入社までの採用プロセス全体を、一つのシステム上で管理・追跡できるツールです。

応募者の基本情報や選考の進捗状況、面接の日程、担当者間のやり取りなどをまとめて記録・共有できるため、採用チーム全体で情報をリアルタイムに把握しやすくなります。

ExcelやスプレッドシートとATSは何が違うのか

Excelやスプレッドシートでも応募者情報の管理は可能ですが、更新のたびに手作業が発生し、情報の抜け漏れやバージョン管理のズレが起きやすいという課題があります。

一方、ATSは応募情報の自動取り込みや選考ステータスの更新、担当者間の情報共有がシステム上で完結します。
採用人数が増えるほどExcel管理の限界を感じやすくなるため、ATSへの移行を検討するタイミングを逃さないようにしたいところです。

ATSの主な機能と導入することで得られる効果

ATSを導入することで採用業務はどのように変わるのでしょうか。
ここでは、代表的な機能と導入後に得られる効果を紹介します。

応募者情報の一元管理と「選考漏れ」の防止

ATSの基本機能は、応募者の情報をシステム上に集約して管理することです。
氏名・連絡先・職歴といった基本情報に加え、選考の進捗状況や面接メモ、評価コメントなども一か所で確認できます。

複数の担当者が同じ情報にアクセスできるため、「誰が対応したかわからない」「連絡を忘れていた」といった選考漏れを防ぎやすくなります。

採用プロセスの可視化と、データを活かした戦略的採用

ATSでは、応募数・選考通過率・内定承諾率などのデータを集計・可視化する機能も備えています。
「どの媒体からの応募が採用につながりやすいか」「どのステップで辞退が多いか」といった傾向を数字で把握できるため、採用活動の改善点を感覚ではなくデータで判断できるようになります。

勘や経験に頼りがちだった採用活動を、より根拠のある形で進められる点は大きなメリットです。

ATS導入を検討する前に押さえておきたい注意点

ATSには多くのメリットがある一方で、導入前に知っておきたい注意点もあります。
ここでは、費用面と運用面の2つのポイントをご紹介します。

月額費用が想像より高いケースがある

ATSの料金体系はサービスによって異なりますが、月額数万円〜十数万円程度になるケースも珍しくありません。
採用人数や利用するオプション機能によってコストが変動するプランも多く、「思っていたより高かった」と感じるケースは少なくありません。

導入前には自社の採用規模に合ったサービスかどうかを確認し、無料トライアルや見積もり比較を活用することをおすすめします。

機能が多すぎて現場で使われないリスクがある

高機能なATSほど、設定項目や操作画面が複雑になりがちです。
採用担当者がシステムに不慣れな場合、結果的に「使いこなせず以前のExcel管理に戻ってしまう」という事態も起こりえます。

導入時には現場担当者の意見を取り入れ、実際に使いやすいかどうかを試用期間中にしっかり確認することが大切です。
機能の多さよりも、自社の運用フローに合っているかを優先して選ぶようにしましょう。

ATSの種類と選び方のポイント

一口にATSといっても、提供形態や対象規模によってさまざまな種類があります。
まず基本的な種類の違いを理解した上で、自社に合った選び方のポイントを整理しておきましょう。

クラウド型・オンプレミス型の違い

ATSには大きく分けて、インターネット経由で利用する「クラウド型」と、自社サーバーにシステムを構築する「オンプレミス型」があります。

クラウド型は初期費用を抑えやすく、導入までのスピードが速い点が特徴です。
一方、オンプレミス型はカスタマイズの自由度が高い反面、導入・運用コストが高くなる傾向があります。

中小企業や採用頻度がそれほど高くない企業には、クラウド型が選ばれるケースが多いです。

中小企業が選ぶ際のポイント

中小企業がATSを選ぶ際に重視したいのは、「操作のしやすさ」「費用対効果」「サポート体制」の3点です。
採用担当者が少ない環境では、導入後に専任のIT担当者がいなくても運用できるかどうかが重要になります。

また、自社の採用規模に対して機能が過剰でないかを確認することも大切です。
まずは無料トライアルを活用して、実際の操作感や自社フローとの相性を試してみることをおすすめします。

コストを抑えたいならノーコードという選択肢もある

「ATSを導入したいけれど、費用が高くて踏み切れない」「既製品では自社の運用フローに合わない」と感じている方には、ノーコードツールで採用管理アプリを自作するという方法もあります。
プログラミングの知識がなくても、自社仕様のシステムを比較的低コストで構築できる点が魅力です。

サスケWorksで採用管理アプリを作るとどうなるか

ノーコードツールの一つである「サスケWorks」を使うと、応募者情報の管理・選考ステータスの更新・担当者間の情報共有といった採用管理の基本機能を、自社の運用フローに合わせて構築することができます。
既製品のATSのように「使わない機能が多い」という状況になりにくく、必要な機能だけをシンプルに作れる点が現場での定着につながりやすいです。

サスケWorksでは、実際に採用管理アプリを活用している事例も公開しております。
ぜひ、下記よりお読みください。

よくある質問（FAQ）

ATSは中小企業や採用人数が少ない会社でも使えますか？

はい、中小企業や採用人数が少ない会社でも十分に活用できます。
むしろ、少人数の採用担当者が幅広い業務を兼任しているケースほど、情報の一元管理による業務効率化の恩恵を受けやすいといえます。

ただし、採用規模に対してコストが見合うかどうかは事前に確認しておくことが大切です。

ノーコードで作ったATSと既製品のATSは何が違いますか？

既製品のATSはすぐに使い始められる反面、自社フローに合わない機能が含まれることもあります。

一方、ノーコードで作った場合は自社の運用に合わせた設計ができるため、現場に馴染みやすいシステムを構築しやすいです。
ただし、構築に一定の時間と手間がかかる点は考慮しておきましょう。

ATSと人事管理システム（HRIS）は何が違いますか？

ATSは「採用活動」に特化したシステムで、応募者の管理や選考プロセスの追跡が主な用途です。

一方、HRISは入社後の従業員情報・勤怠・給与などを管理する「人事管理全般」を対象としています。
カバーする業務範囲が異なるため、目的に応じて使い分けることが一般的です。

無料でATSを試すことはできますか？

多くのATSサービスでは、無料トライアル期間が設けられています。
また、ノーコードツールを使って自作する方法も選択肢の一つとして検討する価値があります。

たとえばサスケWorksでは30日間無料で試せるため、「まず小さく始めてみたい」という方にも取り組みやすい方法です。

採用業務をスマートに変えるために、今できることから始めよう

今回は、採用管理のExcel運用に限界を感じている方、ATSの導入を検討しているけれど費用や使いやすさに不安がある方に向けて、ATSの基本から選び方やノーコードという代替手段を解説しました。

大切なのは、「自社の採用規模や運用フローに合った方法を選ぶ」ことです。
高機能なATSが必ずしも正解ではなく、自社に合ったツールをシンプルに使いこなすことが採用業務の改善につながります。

まずは現状の課題を整理した上で、無料トライアルや資料請求を活用しながら自社に合う方法を探してみてください。
まずは業務アプリを1つ作ってみませんか？
サスケWorksなら今すぐ無料で始められます。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
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