ー「サスケWorks」導入の「きっかけ」を当時の業務課題と合わせて教えてください。

当時、当営業所では多くの業務が紙ベースでした。
特に課題を感じていたのは、ドライバーや作業員が現場で使った機材の報告書と勤怠報告でした。手書きのため読みにくく、事務所に戻らないと提出できない不便さがありました。
また、紙ベースではリモートワークを実施する事務職員が仕事を進められず、事務所外からでも業務を進められるツールを探し始めたのが導入のきっかけです。

アナログな業務運用からの脱却と、リモートワークでの環境づくりが同時に求められていました。

ー類似サービスを比較検討されましたか？

はい。
ノーコードを条件に複数探しました。

ノーコードツールを条件にしたのは、これまでの業務経験から、パソコンやシステムに詳しくない人でも扱えるツールの必要性を感じていたからです。実際、Excelでマクロを組んだシートは全員が取り扱いできるものではなく、エラーが起きると業務が止まってしまう経験もありました。
また今後、担当者の異動や休職があった場合にも、業務で利用しているツールの保守ができなくなる事態を避けたいと思いました。

ー最終的に「サスケWorks」をお選びいただいた理由は何でしょうか。

他のサービスも入力画面の作成を試してみましたが、機能が限定的だったり、CSV出力の形式が扱いにくかったりと、業務に合った柔軟な運用が難しいと感じました。
その点、サスケWorksは次の点が優れていました。

パソコン操作に不慣れな職員でも直感的に使える分かりやすさ
パソコン画面・スマートフォンのアプリ画面ともに直感的に操作ができて、とても分かりやすかったです。利用者だけでなく、アプリ作成を行う管理者にとっても非常に使いやすかったです。他のサービスと比べてダントツでした。

高い汎用性
入力項目の設定や、出力する帳票設定の汎用性がとても高かった点です。

将来的な可能性
新規アプリがストアに続々と追加され、それらを見ることで「こういうこともできるのか」という発見があり、将来的にいろいろなアプリを作れる可能性に期待感を持てたことです。

ネイティブアプリの提供
webブラウザ経由だけではなく、Apple・Googleのストアでアプリが配布されていた点もポイントでした。プライベートで使用しているブラウザとの混同を避けたい職員にとって「これは仕事用だよ」と区別して使える環境が提供できると思いました。

ー導入にあたり、苦労した点はどんなところですか？

紙ベースの業務をデジタルに移行したのですが、紙に書くのと、画面上で入力するのとでは勝手が違うと思いましたので、「紙の通りで良いのか」を検討し、項目の洗い出しや入力形式（種類）の選定に最も注意を払いました。
例えば、偶数で利用する機材の入力項目は、予め「2, 4, 6, 8」と設定しておくなど、どうすれば入力しやすいか、といった検討を行いました。

ーその苦労に対し、どういった工夫をして乗り越えましたか？

何度も何度も職員へ聞き取りをして、アプリの修正を重ねました。
紙での使用機材報告書が導入されたとき、利用者が面倒になり全く使用されなくなったことがありました。
この経験から「あくまでも入力する人が使いやすいように設計する」ことを最重視しました。

ー運用定着に関しての苦労はありませんでしたか？

運用定着は、思ったよりも苦労が少なく、スムーズに皆が利用してくれました。
スマートフォンの操作に慣れている若いドライバーが率先してアプリを利用し、操作が分からない年配のドライバーに教えるなど、協力してくれて、本当に心強かったです。
ヒアリングを重ね、利用者が迷わないアプリ設計ができたこともスムーズな定着に繋がったのではないかと思います。

ー現在（導入後）、「サスケWorks」をどのように活用されていますか？

当初課題に感じていた「使用機材報告」「作業月報」を運用しています。

使用機材報告アプリ
ドライバーや作業員が現場で使用した機材を、現場での作業終了後にアプリに入力し報告します。
入力内容は事務所内で共有され、それを元に請求処理が進められます。ドライバーや作業員は、全員がこのアプリを活用しています。

作業月報アプリ
作業員と事務員で入力項目を分けていますが、基本的にはその日の勤怠が終了した後、時間や現場名などを入力します。
入力された勤怠情報をもとに、労務担当者が勤怠処理を進めています。

ー実際に導入してみての感想（メリットを感じる点、使い勝手など）をお聞かせください。

場所を選ばない入力
ドライバーや作業員が現場で直接アプリに入力できるようになり、事務所に戻らないと報告書が書けないという不便さが解消されました。

請求処理のスピードアップ
事務職員は、これまでは、ドライバーが帰ってこないと報告書を回収できず、請求処理が遅れることがありました。現在は、現場入力された内容をリアルタイムで確認できるようになり、処理の遅延が解消されました。

柔軟なデータ出力
出力CSVを、計算時に使いやすいフォーマットでダウンロードできる点です。自分たちの業務仕様に合わせることができる柔軟性にメリットを感じています。

誰でもアプリの編集・作成ができる
ノーコードなので、PC操作が特別苦手な場合を除けば、誰でもアプリの編集や作成や入力ができる点もメリットに感じています。

ドライバー・作業員・事務職員それぞれにメリットを実感でき、またクラウドサービスのためリモートワークにおいても業務が滞りなく進められるようになりました。
営業所全体として、紙からの脱却と働き方の柔軟性向上の両面でDX化を前進させることができました。

ー導入後、得られた効果、成果について教えてください。

使用機材の報告業務では、次のような成果となりました。

作業時間の削減
これまで行っていた、紙の報告書に関わる印刷・配布業務が不要になりました。
また履歴保管のためのスキャン業務、およびスキャン後のシュレッダー業務も不要になりました。
機材報告書は、年間約800件（枚）、1件あたりにかかる時間を約10分（印刷・配布5分、スキャンシュレッダー5分）として、年間で約133時間の作業時間削減という成果が得られました。

コスト削減
用紙代と印刷代を合わせて1枚あたり2円と試算し、年間800件で約1,600円の用紙・印刷コスト削減に繋がりました。

このアプリ導入の取り組みは、Tsukagoshiグループの全国の営業所が競う 2024年の社内業務改善コンテストで第1位を獲得しました。IT施策が評価対象となった初年度に達成した快挙です。

ー今後「サスケWorks」を活用しての展開・展望がありましたらお聞かせ願います。

導入当初に試作していた社内ガソリンスタンドでの給油記録アプリを、いつか本格的に運用したいと考えています。現在は手書きで管理しているため、文字が読みにくい・記録の集計に時間がかかるなどの課題があります。アプリにすることで、記録ミスの防止・集計作業の効率化を図りたいです。

また、給油記録に限らず、ほかの業務においても現場の声を反映しながら、使いやすいアプリを作成し、業務効率化につなげていきたいと考えています。