総務DXをノーコードで実現する方法｜ツールの活用事例・導入メリットを解説 - 業務改善 - ブログ

「総務業務をDX化したいけれど、何から手をつければいいのかわからない」
「ツールを導入しても現場に定着しなかったらどうしよう」
そんな悩みを抱える総務担当者の方は少なくありません。

この記事では、総務DXが進まない理由を整理したうえで、ノーコードツールを使って業務をアプリ化する方法と実際の導入事例をわかりやすく解説します。

総務のDXとは？

総務のDXとは、これまで紙・Excel・メールで処理していた社内申請、契約管理、備品発注などの業務を、デジタルツールを活用して自動化・効率化する取り組みです。
「ペーパーレス化」のような部分的な改善にとどまらず、業務プロセスそのものを見直し、情報を一元管理できる仕組みに変えることが総務DXの本質です。

総務部門がDXに取り組むべき背景

人手不足や働き方改革の進展により、総務部門は「少ない人員で多岐にわたる業務をこなす」ことを求められています。
また、リモートワークの普及により、紙や対面を前提とした従来の業務フローでは対応しきれない場面が増えています。

こうした環境変化のなかで、属人化・非効率・情報の分散という総務の課題を解消するために、DXへの取り組みが急務となっています。

総務のDX化が「進まない」理由

総務DXの必要性は理解していても、「実際には全然進んでいない」という声は多く聞かれます。
ここでは、DXが停滞しやすい代表的な理由を3つに整理して解説します。

業務範囲が広く、DX化の優先順位が定まらない

総務部門は、契約書管理・備品発注・社内申請・入退社手続きなど、担当業務が非常に多岐にわたります。
そのため「どの業務から手をつければいいのか」が判断しにくく、結果として何も進まないまま時間だけが過ぎてしまうケースが少なくありません。

まず現状の業務を棚卸しし、工数が多い・ミスが起きやすい業務から優先的に着手することが、DX推進の第一歩となります。

IT専任担当者が不在で、ツール選定・運用を担える人材がいない

多くの中小企業では、総務担当者がITの専門知識を持っていないケースがほとんどです。
「ツールを導入したくても、選び方がわからない」「導入後に使いこなせるか不安」という声は非常によく聞かれます。

こうした現場では、プログラミング不要で操作できるノーコードツールが有効な選択肢になります。
ITの専門知識がなくても、業務の流れを知っている担当者自身がアプリを作れる点が大きな強みです。

投資対効果（ROI）が可視化できず、社内稟議が通らない

DX化にはツール導入のコストが発生するため、上司や経営層への説明が必要になります。
しかし「どれだけ時間が削減できるか」「コスト削減額はどのくらいか」といった効果を数値で示すことが難しく、稟議が通らないまま検討が止まってしまうことがあります。

導入前に「現在の作業時間×人件費」を試算し、削減効果を見える化することが、社内承認を得るうえで重要なポイントになります。

ノーコードツールで総務業務をアプリ化する方法

「システム開発には費用も時間もかかる」と思われがちですが、ノーコードツールを使えば、プログラミングの知識がなくても業務アプリを自分で作ることができます。
ここでは、ノーコードツールの概要から総務でアプリ化しやすい業務、実際の作成ステップまでをまとめて解説します。

ノーコードツールとは？

ノーコードツールとは、プログラムを一切書かずに画面上の操作だけでアプリやシステムを作成できるサービスのことです。
項目の追加や入力フォームの設定、承認フローの構築なども、ドラッグ＆ドロップや選択操作で完結します。

ITの専門知識がなくても、業務をよく知っている担当者自身がアプリを作れる点が最大のメリットで、開発コストや納期の心配も不要です。
総務DXをスモールスタートで始めたい方に特に適しています。

総務でアプリ化しやすい業務5つ

総務業務の中でも、定型的なデータ入力・管理・承認フローを含む業務は、ノーコードツールとの相性が抜群です。
以下の5つは、特にアプリ化の効果が出やすい業務として挙げられます。

社内申請・承認フロー

交通費精算や休暇申請、備品購入申請など、社内の申請業務はメールや紙で行われているケースが多く、承認漏れや対応遅延が発生しやすい業務の代表格です。
アプリ化することで申請状況をリアルタイムで確認でき、承認フローの可視化と迅速化が実現します。

備品・消耗品管理

在庫数の把握や発注タイミングの判断を担当者の記憶や紙の台帳に頼っている場合、発注漏れや過剰在庫が起きがちです。
アプリ上で在庫数を管理し、一定数を下回ったら通知が届く仕組みをつくることで在庫管理の属人化を解消できます。

契約書・文書管理

契約書や社内規程などの重要書類を紙やローカルフォルダで管理していると、必要な書類が見つからなかったり更新期限を見落とすリスクがあります。
アプリ上で一元管理すれば検索性が上がり、更新期限のアラートなどで管理ミスの防止にもつながります。

入退社手続き・労務管理

入退社時には、雇用契約・各種申請・備品貸出など、複数の対応が同時に発生します。
これらをチェックリスト形式でアプリ管理することで、手続きの抜け漏れを防ぎ、担当者が変わっても同じ品質で対応できる仕組みが整います。

施設予約・問い合わせ管理

会議室や社用車の予約をメールや口頭で管理していると、ダブルブッキングや連絡漏れが起こりやすくなります。
予約アプリを導入することで空き状況をリアルタイムで共有でき、総務への問い合わせ件数そのものを削減することができます。

業務アプリ作成の基本ステップ

ノーコードツールで業務アプリを作る際は、まず「どの業務をアプリ化するか」を一つ決めるところから始めます。
次に、現在の業務フローを整理し、必要な入力項目や承認ルートをリストアップします。
あとはツール上で項目を設定し、テスト運用を経て本番導入という流れです。

最初から完璧を目指さず、一つの業務で小さく試してみることが、スムーズな定着につながります。
実際に作ってみたい方は、30日間の無料トライアルをぜひお試しください。

総務DXの導入事例｜サスケWorksで実現した業務改善

「実際にどんな企業が、どんな効果を得ているのか」を知ることは、DX導入を検討するうえでの重要な判断材料になります。
ここでは、ノーコードツール「サスケWorks」を活用して総務の業務改善ができた3つの事例をご紹介します。

事例①：採用管理アプリで情報を一元化し、応募者数が前回比380%増加

株式会社インターパーク
（オリジナルクラウドサービスの開発・販売）

課題

複数の求人媒体を活用しており、応募者データが媒体ごとに分散していた
履歴書・エントリーシート・面接記録の一元管理ができず、日程調整に多くの時間を取られていた

サスケWorks導入後の変化

応募者情報・日程管理・面接フィードバック・数値分析を1つのアプリに集約
閲覧権限の設定により、人事担当者と面接官で見える情報を分けて管理できるようになった
事務作業の負担が減り、候補者対応などのコア業務に集中できるようになった
新卒採用の応募者数が前回比380%増加

株式会社インターパークの事例はこちら

事例②：職員情報管理をExcelからアプリへ移行し、本部への問い合わせを大幅削減

社会福祉法人太豊会
（認定こども園・認可保育園・障害者施設の運営）

課題

職員情報をExcelで本部のみが管理しており、各施設からの問い合わせが集中していた
問い合わせへの返答に時間がかかり、伝達ミスや確認漏れも発生していた
Excelの更新漏れにより、情報が古いまま使われるリスクがあった

サスケWorks導入後の変化

職員情報をアプリで一元管理し、施設・役職ごとに閲覧権限を設定
各施設が必要なタイミングで直接データを確認できるようになった
本部への問い合わせが大幅に削減され、双方の業務負担が軽減された
既存のExcelデータはCSV取り込みでスムーズに移行できた

社会福祉法人太豊会様の事例はこちら

事例③：勤怠・作業時間の集計を紙からアプリへ移行し、集計工数を1/2に短縮

株式会社三協システム
（住宅機器販売・施工）

課題

職人の現場作業時間を紙の日報で管理しており、10日ごとの集計に2人で8時間を費やしていた
月間では2人合計48時間の集計作業が発生しており、対応件数の増加とともに限界を迎えていた

サスケWorks導入後の変化

職人がスマートフォンから現場で直接作業時間を入力できる仕組みに変更
締日にCSVでダウンロードして集計するフローに切り替え
集計作業が8時間→4時間に短縮（工数1/2削減）
30〜60代の職人からも大きな抵抗なく受け入れられ、現場からの直帰も増加

株式会社三協システム様の事例はこちら

よくある質問（FAQ）

総務DXは、どの業務から着手するのが正解ですか？

「どこからでもよい」というのが正直なところですが、工数が多く・ミスが起きやすい定型業務から始めるのがおすすめです。
社内申請・承認フローや備品管理など、毎日発生する繰り返し業務はアプリ化の効果が出やすく、社内への定着もスムーズです。
まず1つだけアプリを作ってみることが、DX推進の第一歩になります。

総務DXの導入で、実際にどれくらいコスト削減できますか？

効果は業務内容や規模によって異なりますが、集計・転記・問い合わせ対応などの定型作業は、工数が1/2以下になるケースもあります。
実際に月間48時間の集計作業が4時間に短縮された事例もあります。
導入前に「現在の作業時間×時給」で試算しておくと、経営層への説明材料としても活用できます。

総務DXを進めたいが、現場スタッフの抵抗感はどう解消すればいい？

「今のやり方を変えたくない」という抵抗感は自然な反応です。
解消のポイントは、現場の声を聞きながら一緒に作ることです。
担当者が使いやすい入力項目や画面設計を意識するだけで、定着率は大きく変わります。
スマートフォンから入力できるノーコードツールは、ITが苦手なスタッフにも受け入れられやすい点もメリットです。

小規模・少人数の総務部門でも、DX化は現実的に可能ですか？

むしろ少人数だからこそ、一人ひとりの業務効率化が組織全体に直結します。
大規模なシステム導入は不要で、月額数千円から使えるノーコードツールを1つの業務に試すだけでも十分な効果が得られます。
スモールスタートで始め、うまくいったら少しずつ範囲を広げていくアプローチが現実的です。

総務のDXはスモールスタートが成功の鍵です

総務DXは、一度に全業務を変える必要はありません。
まずは「この業務だけ試してみる」という小さな一歩から始めることが、無理なく定着させるための最善の方法です。
ノーコードツールを使えば、ITの専門知識がなくても、業務をよく知る担当者自身がアプリを作ることができます。
社内申請の電子化でも、備品管理のアプリ化でも、まず1つ動かすことで「DXは難しくない」という実感が生まれます。

その実感が、次の改善へとつながっていきます。
総務部門全体のDX推進も、最初の一歩を踏み出すことから始まります。
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著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。