備品管理アプリをノーコードで作ってみた！サスケWorksで作る手順を解説 - アプリの作り方 - ブログ

「Excelやスプシで備品管理しているけれど、更新がリアルタイムで反映されない」
「担当者が変わりどこに何があるのか瞬時に把握できない」
そんなお悩みを抱えていませんか？

実は、ノーコードツールを使えば、プログラミング不要で自社専用の備品管理アプリを作ることができます。
この記事では、実際にサスケWorksを使って備品管理アプリを作成する手順を紹介します。

備品管理で起きる課題

紙の台帳やExcel、スプレッドシートによる備品管理には、運用が続くほど表面化しやすい課題があります。
まずは代表的な3つのパターンを見ていきましょう。

備品数がリアルタイムで把握できない

紙の台帳やExcel・Googleスプレッドシートでは、こまめに更新しない限り最新情報が伝わりません。
現在の在庫数や保管場所を即座に確認できない状況が日常的に発生し、都度の確認作業や行き違いが業務効率を下げる要因になります。
リアルタイムで在庫状況を共有できないことが、現場の混乱につながりやすいです。

入力ミス・更新漏れが起きやすい

手入力・手作業が中心の管理では、数量の打ち間違いや更新忘れを完全に防ぐことは困難です。
小さなミスが積み重なると台帳の数字と実際の在庫にずれが生じ、発注や貸出の判断を誤るリスクが高まります。
ヒューマンエラーが蓄積するほど、管理の信頼性は下がっていきます。

担当者しか状況がわからない

管理ファイルや運用ルールが特定の担当者に依存していると、その人が不在のときに業務が止まりかねません。
引き継ぎも難しく、担当者が変わるたびに管理の質が低下するリスクがあります。
備品管理の属人化は小規模な組織ほど起きやすく、組織全体で状況を把握できる仕組みが求められています。

備品管理アプリを作る前に決めておくこと

アプリ作成をスムーズに進めるためには、ツールを触る前に自社の運用を整理しておくことが重要です。
ここで決めた内容が、そのまま次のステップでの項目設定に直結します。

管理対象を洗い出す

まず、何を・どこで・誰が管理するのかを明確にしておきましょう。
社内で使う共有備品なのか、社外への貸出備品なのか、あるいは消耗品なのかによって、必要な管理項目が大きく変わります。

管理対象を最初に絞り込むことで、使いやすいアプリ設計につながります。

必要な項目を決める

管理対象が決まったら、アプリに登録する項目を洗い出します。

項目の種類	具体例
基本項目	備品名・管理番号・数量・保管場所・担当者・更新日
追加項目（用途別）	貸出状況・購入日・耐用年数・メーカー名

業種や運用スタイルに合わせて項目を追加することで、より実務に即した管理が実現できます。

運用ルールを先に決める

項目が決まったら、更新タイミングや権限の考え方も事前に整理しておきましょう。
入庫時・貸出時・棚卸時など、どのタイミングで誰が更新するかを明確にすることで、更新漏れを防ぎやすくなります。

また、編集権限を担当者に限定するかどうかも、運用ミスを防ぐうえで重要な判断ポイントになります。

【実践】サスケWorksで備品管理アプリをノーコードで作る方法

ここからは、実際にサスケWorksを使って備品管理アプリを作る手順を紹介します。
「サスケWorks」は、プログラミング不要でWebアプリが作れるノーコードのクラウドサービスです。

STEP 1｜アプリを新規作成する

管理画面にログイン後、「アプリ新規作成」ボタンからアプリの作成を開始します。
今回は「備品管理アプリ」と名付けて作成していきます。

なお、今回は通常通りの作成方法で進めますが、アプリ名と概要を入力するだけでAIがアプリを自動で作成してくれる機能もあります。
ゼロから設計する手間が省けるため、はじめてアプリを作る方でもスムーズに作業を進められます。

また、作成画面下の方に「機能の選択」という項目がありますので、今回はSTEP3で利用する「ダッシュボード機能」を追加しておきます。
なお、機能は作成後でも追加可能です。

STEP 2｜アプリの項目を設定する

アプリの大枠を作成したら、必要な項目を追加します。
項目はドラッグ＆ドロップで簡単に入れられます。

今回は実際に「備品名・管理番号・数量・担当者・更新日」あたりをそれぞれ追加します。
これは一例ですので、実際に作成する際は自社に必要な項目を追加して活用しましょう。

STEP 3｜ダッシュボード機能で備品状況を見える化する

実際に項目の設定が完了したら、ダッシュボードを作成して在庫状況をグラフで確認できるよう設定します。
備品の在庫数など、知りたい情報を視覚的に把握できます。
一目で全体の状況が把握できるため、担当者以外のメンバーへの共有にも役立ちます。

STEP 4｜既存のExcelデータをインポートしてデータを登録する

すでにExcelやスプレッドシートで管理しているデータがある場合は、インポートするだけで一括登録が完了します。
一件ずつ手入力する必要がないため、移行の手間を大幅に削減できます。

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備品管理アプリをもっと便利にするサスケWorksの機能

基本的な備品管理アプリが完成したら、追加機能を活用することでさらに業務効率を高めることができます。
ここでは、特に活用シーンの多い3つの機能を紹介します。

オートメーション機能

在庫数が一定の基準を下回ったタイミングで、担当者へ自動でメール通知を送る設定ができます。
補充や発注のタイミングを見逃しにくくなるため、発注漏れによる備品切れを未然に防ぐことができます。
手動での確認作業を減らしたい場面に特に有効です。

ワークフロー（承認）機能

備品の発注申請や購入稟議をアプリ内で完結させることができます。
申請者が登録した内容を上長が確認・承認する流れをシステム上で管理できるため、メールや口頭でのやり取りを削減し、承認状況の抜け漏れも防ぎやすくなります。

権限設定

担当者ごとに閲覧・編集できるデータの範囲を細かく設定できます。
部署や役職に応じたアクセス制限をかけることで、意図しないデータの変更や閲覧を防ぐことができます。
これはレコードごと、アプリごとなど細かく設定することが可能です。

複数のメンバーが利用する環境でも、安心して運用できる管理体制を整えられます。

よくある質問（Q&A）

プログラミングの知識がなくても備品管理アプリは作れますか？

はい、問題ありません。
近年のノーコードツールは、ドラッグ＆ドロップや設定画面の操作だけでアプリを作れる設計になっています。
ITの専門知識がない方でも、管理項目を決めておけばスムーズに作業を進めることができます。

作るのにどのくらいの時間がかかりますか？

管理対象や項目があらかじめ整理できていれば、基本的なアプリであれば数時間程度で完成させることも十分可能です。
テンプレートを活用すればさらに短縮でき、はじめての方でも1日あれば動くものを作ることができます。

既存のExcelデータは移行できますか？

多くのノーコードツールはCSVインポート機能を備えており、ExcelやGoogleスプレッドシートのデータを一括で取り込むことができます。
これまで蓄積してきたデータをそのまま活かせるため、移行のハードルは低く抑えられます。

ノーコードで備品管理アプリは自社用に自作できる

リアルタイム共有の欠如・入力ミス・属人化といった備品管理の課題は、ノーコードツールを使った自作アプリで解決できます。
プログラミングの知識がなくても、事前に管理対象や運用ルールを整理しておけば、自社専用のアプリをスムーズに作り上げることができます。

自社の運用に合ったアプリを作ることで、業務の抜け漏れを大幅に減らすことができます。
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著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。