ビジネスでのスケジュール共有の重要性とは？メリットやコツも解説 - 業務改善 - ブログ

スケジュール共有は、ビジネスの成長に関わる取り組みです。
毎日の業務に潜む無理や無駄を排除して生産性を高められます。
自社への導入を見据えて、詳細を確かめている方もいるでしょう。

本記事では、ビジネスシーンにおけるスケジュール共有の重要性やメリット、方法などをわかりやすく解説します。
この記事を参考にすることで、自社に適した方法を整理しやすくなります。
取り組みを円滑に進めたい方はぜひ参考にしてください。

ビジネスシーンにおけるスケジュール共有の重要性

ビジネスにおけるスケジュール共有は、チーム全体の予定を可視化する取り組みです。
各従業員が、チーム全体の動きを把握できるようになります。
その結果、次のメリットなどが発生します。

【メリット】

コミュニケーションコストの削減
連絡・調整の迅速化
業務の重複・偏重を予防

メリットの詳細は後述しますが、スケジュール共有により無理や無駄が減るため業務効率化につながります。
業務効率化は、企業の生産性と従業員の満足度を高める取り組みです。
スケジュール共有は、多くの企業が導入を検討するべき施策といえるでしょう。

ビジネスシーンでスケジュール共有を行う方法

スケジュール共有は、さまざまな方法で行えます。
代表的な方法は次の通りです。

【スケジュール共有の方法】

口頭で予定を伝達
カレンダーに予定を記載
ホワイトボードに予定を記載
スケジュール共有ノートを作成
専用のアプリやツールを活用

ビジネスシーンにおけるおすすめの方法は、専用のアプリやツールを活用することです。
インターネット環境があれば時間や場所を問わず使用でき、リアルタイムで予定を共有できます。

また、通知機能やコメント機能など、便利な機能を搭載しているものもあります。
導入により、予定を手軽に共有できるでしょう。

おすすめのスケジュール管理アプリを知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

ビジネスシーンでスケジュール共有を行うメリット

スケジュール共有の主なメリットは以下の通りです。

業務が見える化する

スケジュール共有の本質は、チームや他の従業員の業務を可視化することです。
透明性が高まると、さまざまな変化が生じます。
代表的な変化は以下の通りです。

【生じる変化】

タスクの割り振りを速やかに行える
業務の優先順位をつけやすくなる
チーム全体で納期を管理できる

たとえば、全従業員の予定がわかるため、チームリーダーはタスクの割り振りを行いやすくなります。
各従業員が、担当業務を確認して優先順位をつけられる点もポイントです。
また、チーム全体で納期を管理できます。

コミュニケーションコストを削減できる

スケジュール共有により、無駄な確認作業も減ります。
従業員がその場にいなくても「いつ・どこで・何をしているか」を把握できるためです。
たとえば、取引先へ出かけている従業員の予定を、本人に連絡して確認する必要はありません。

一定のルールに基づきスケジュール共有を正しく運用していれば「言った、言わない」といった誤解も防げます。
「いつ・どこで・何をしているか」が明確になるためです。
無駄な争いを減らすことにもつながります。

スケジュール調整をしやすくなる

チームで予定を共有していないと、スケジュール調整は難しくなります。
それぞれの予定を確認する作業が発生するためです。

たとえば、従業員Aが従業員B・Cとミーティングをしたい場合、両者に連絡して予定を確認してから日程を調整する必要があります。
スケジュール共有を導入すると、日程調整の前に予定を確認する必要はありません。
最初から両者の予定が空いている日時を提案できます。

業務の重複を防げる

スケジュール共有により、業務の重複も防げます。
各従業員の担当業務を確認したうえでタスクを割り振れるためです。
同様の理由で、特定の従業員に大きな負担がかかる業務の偏重も防ぎやすくなります。

また、他の従業員と連携を取りやすくなる点もポイントです。
スケジュールを確認して、業務の進行が遅れている従業員を手の空いた従業員が手伝えます。

ビジネスシーンでスケジュール共有を円滑にするためのコツ

続いて、スケジュール共有をスムーズに行うためのコツを紹介します。

スケジュール共有のルールを明確にする

スケジュール共有をしていても、従業員により記載方法が異なると誤解やミスが生じやすくなります。
トラブルを防ぐために、記載ルールをあらかじめ設定しておくことが大切です。
参考に、記載項目の例を紹介します。

【記載項目の例】

時間（移動・準備時間も記載）
業務内容
取引先名

記載例は次の通りです。

時間	業務内容	取引先名
10:00～10:30	移動	株式会社A社
10:30～11:30	商談	株式会社A社
11:30～12:00	移動	帰社
13:00～13:30	見積書作成	自社オフィス

営業部であれば、業務内容の例として新規訪問や定期訪問、見積書作成、日報作成などが挙げられます。
記載ルールを統一すると、誰でも予定を把握しやすくなります。

無理のないスケジューリングを心がける

予定を詰め込むと、多少の遅れでもその後の調整が難しくなります。
たとえば、会議が長引いて、予定のひとつをキャンセルしなければならないこともあります。

トラブルを防ぐために、余裕をもって予定を立てたり、予備時間を設けたりしておくことが重要です。
スケジュールに空きが発生した場合は、全体の予定を確認して進行が遅れている従業員を手伝うとよいでしょう。

ビジネスシーンのスケジュール共有を実現する「サスケWorks」の特徴

自社の環境に合わせたスケジュール共有ツールをお探しの方には「サスケWorks」がおすすめです。
ここでは、サスケWorksの特徴を紹介します。

サスケWorksとは？

サスケWorksは、必要なパーツを組み合わせて、自社の業務に合ったアプリを作成できるノーコードツールです。
ドラッグ＆ドロップをはじめとする簡単な操作でアプリを作成できるため、プログラミングの知識は必要ありません。
組み合わせられる主な機能は次の通りです。

【機能の例】

カレンダー表示機能
カレンダー共有機能
ガントチャート機能
カンバン表示機能
コメント機能
ファイルのアップロード
キーワード検索
Webフォーム作成機能
ユーザー権限設定

さまざまな機能が搭載されているため、専門的な知識がなくても自社の環境に合わせたスケジュール共有アプリを作成できます。

よくある質問（FAQ）

ここからは、スケジュール共有に関するよくある質問に回答します。

スケジュール共有で活用するアプリ・ツール選びのポイントは何ですか？

スケジュール共有で活用するアプリ・ツールを選ぶ際は、まず自社の課題や運用方法に合っているかを確認することが重要です。

たとえば、予定の共有だけでなく、コメント機能や権限設定、ファイル共有など、業務に必要な機能を備えているかを見ておくと、導入後の使いやすさにつながります。
サスケWorksでも、カレンダー表示やコメント機能、ファイルアップロード、ユーザー権限設定などの機能が用意されています。

業務効率化によるメリットは何ですか？

スケジュール共有のメリットは、業務を効率化して生産性や従業員エンゲージメントを高められることです。
また、納期の適切な管理や業務品質の向上にも寄与します。
自社のビジネスに大きなメリットをもたらす取り組みといえるでしょう。

スケジュール共有でビジネスの成長を加速

スケジュール共有により、日々の業務に潜む無理や無駄を取り除き、ビジネスの成長を加速できます。
おすすめの方法は、時間や場所を問わずリアルタイムで予定を共有できる専用のアプリ・ツールです。
カレンダーやホワイトボードを使用する方法よりも、効率よくスケジュールを共有できます。

自社の環境に合っている製品を探している方は、必要な機能を組み合わせてアプリを自作できるサスケWorksを活用してみてはいかがでしょうか。
使い勝手は、以下のページで申し込める30日間の無料トライアルでご確認ください。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。