業務効率化とは？主な方法や業種別の成功させるポイントを解説
業務効率化は、生産性の向上や離職率の低下につながる取り組みです。
検討しているものの、進め方がわからず困っている方もいるでしょう。
本記事では、業務効率化の概要を解説するとともに、具体的な進め方や取り組みを成功させるポイントなどを紹介します。
本記事を読むことで、自社に合った業務効率化の進め方を整理しやすくなります。
業務の非効率を見直したい方は、ぜひ参考にしてください。
業務効率化とは
業務効率化とは、日々の業務にある「無理・無駄・ムラ」を見直し、業務にかかる時間や負担を減らしながら、より高い成果につなげていく取り組みです。
業務効率化に期待できる主なメリットは次の通りです。
| メリット | 効果 |
|---|---|
| 従業員の負担が減る | 離職率が下がったり、残業時間が短くなったりする |
| 生産性が高まる | 無駄な業務が減るため、コア業務に集中しやすくなる |
| 業務フローの可視化と標準化 | 属人化を解消しやすくなる |
業務効率化は、従業員だけでなく事業者にとってもメリットの大きな取り組みです。
業務効率化を行う方法
業務効率化には、さまざまな方法があります。
ここでは、特に効果的な方法を紹介します。
業務の見直しを行う
日々の業務を可視化して「無駄」を洗い出します。
可視化のポイントは以下の通りです。
【可視化のポイント】
- 業務の担当者を明らかにする
- 業務の進め方を把握する
- 業務にかかる時間やコストを算出する
結果をもとに、必要性の低い業務を見直します。
対象になる業務の例は次の通りです。
【見直す業務の例】
- 重複している業務
- 形骸化しているミーティング
- 細かすぎる報告書
必要性を検討し、不要な業務はなくします。
他の業務や部署との関わりも考慮して検討を進めましょう。
マニュアルを作成する
マニュアルの作成も、業務効率化につながります。
以下のメリットを期待できるためです。
【メリット】
- 業務フローが明らかになる
- 判断基準が明確になる
- 業務品質を底上げできる
業務を担当する従業員が迷いにくくなります。
また、業務フローを定めるため、業務の属人化も防げます。
基本的なマニュアルの作成手順は以下の通りです。
【作成手順】
- マニュアルの目的を明らかにする
- スケジュールを立てる
- 業務フローを確かめる
- 業務の課題を洗い出す
- マニュアルを作成する
- 関係者からフィードバックを受けて修正する
必要に応じて写真や図などを用いると、初心者でも理解しやすくなります。
業務を必要以上に細分化しないことも重要です。
ペーパーレス化を進める
業務に紙を使用すると、以下の「無駄」が発生します。
【発生する無駄】
- 印刷
- 配布
- 転記
- 管理
ペーパーレス化も、業務効率化につながる取り組みです。
具体的には、以下の効果を期待できます。
【期待できる効果】
- 書き間違いなどのミスが減る
- 情報の検索・共有が容易になる
- 保管スペースが不要になる
これらの結果、大きな効率化につながることもあります。
ペーパーレス化の具体的な進め方やおすすめのツールを知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
DXに取り組み業務を削減する
DXとは、デジタル技術やデータを用いてビジネスモデルや企業文化などを変革する取り組みです。
取り組み次第では、次の効果を期待できます。
【効果の例】
- 業務フローの可視化
- 無駄な業務の洗い出し
- 業務の自動化による負担の軽減
業務効率化と相性のよい取り組みといえるでしょう。
DXによる業務効率化が気になる方は以下の記事を参考にしてください。
出典：（pdf）経済産業省「デジタルガバナンス・コード 実践の手引き（要約版）」
https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/investment/dx-chushoguidebook/tebiki-yoyaku.pdf
ツール・システムを活用する
DXを推進する方法として、ツールやシステムの活用が挙げられます。
業務効率化に役立つツール・システムの例は次の通りです。
【ツール・システムの例】
- タスク管理ツール
- コミュニケーションツール
- SFAツール
- RPAツール
- ペーパーレス化ツール
さまざまな選択肢があるため、自社のニーズに合っているものを導入することが重要です。
また、ツールやシステムの活用には、一定のITリテラシーを求められます。
専門知識がない場合は、プログラミング不要で直感的にソフトウェアを開発できるノーコードツールを活用するとよいでしょう。
この方法であれば、自社の課題に合わせてソフトウェアを構築できます。
ノーコードツールを活用した業務効率化については以下の記事で解説しています。
こちらもご確認ください。
【業種別】業務効率化を成功させるポイント
ここからは、建設業界、不動産業界、製造業界において、業務効率化を成功させるポイントを紹介します。
建設業界
建設業界は、次の理由などで業務の「無理・無駄・ムラ」が発生しやすいとされています。
【理由】
- 現場により作業工程が異なる
- 想定外の変更が生じやすい
- 人手不足が慢性化している
具体的な課題は企業で異なるため、作業工程を見直すなど、まずは現状を正確に把握しましょう。
また、中小企業ではDX化の遅れが非効率の原因になっていることもあります。
このようなケースでは、自社のニーズに合ったITツールの導入が解決策になり得ます。
以下のページでは、建設業界の業務効率化ガイドを掲載しています。
こちらも参考にしてください。
不動産業界
不動産業界の主な課題は次の通りです。
| 課題 | 概要 |
|---|---|
| 情報管理 | 紙や表計算ソフトで物件情報などを管理していると、検索や共有に手間がかかる |
| 顧客対応 | 問い合わせや内見の対応に時間がかかる |
| 法改正への対応 | 不動産関連法を遵守しなければならない |
ITツールの活用により、これらの課題を解決できることが少なくありません。
たとえば、スケジュール管理ツールの導入により内見予約を自動化できます。
課題に合わせて適切なITツールを活用することが業務効率化を成功させるポイントです。
不動産業界における業務効率化の方法は以下のページで解説しています。
「無理・無駄・ムラ」をなくしたい方は参考にしてください。
製造業界
製造業界で発生しやすい課題は以下の通りです。
【主な課題】
- 業務の属人化
- 作業のミス
- 在庫管理のミス
いずれも業務の非効率につながります。
これらの課題は、次の方法で解決できることがあります。
【課題の対処法】
- 業務プロセスを分解して可視化する
- 現在の問題を明らかにする
- ITツールの導入など、対策を講じる
たとえば、ITツールで生産管理と販売管理を一元的に行うと、データをもとに需要を予測できるため在庫管理のミスが減ります。
製造業界では、勘や経験に頼らず業務効率化を進めていくことが大切です。
幅広い業種で業務効率化を実現する「サスケWorks」の特徴
業務効率化を進めるうえでは、自社の業務内容や運用体制に合ったITツールを選ぶことが重要です。
ここでは、幅広い業務効率化をサポートする「サスケWorks」を紹介します。
サスケWorksとは？
サスケWorksは、専門的なプログラミングの知識がなくても業務効率化アプリを作成できるノーコードツールです。
具体的には、パーツを組み合わせてデータベースを構築し、ここに必要な機能を追加します。
これらの操作は、基本的にドラッグ＆ドロップで直感的に行えます。
利用できる主な機能は以下の通りです。
【機能の例】
- キーワード検索
- 集計グラフの作成
- ダッシュボード機能
- コメント機能
- Webフォームの生成
使用する環境や解決したい課題に合わせて、自社に合った業務効率化アプリを作成できます。
よくある質問（FAQ）
続いて、業務効率化に関するよくある質問に回答します。
業務効率化によるメリットは何ですか？
業務効率化の主なメリットは以下の通りです。
【メリット】
- 従業員の負担が減る
- 生産性が高まる
- 属人化を解消できる
結果的に、離職率の低下や利益率の向上につながる可能性があります。
さまざまな課題を解決できるため、積極的に検討したい取り組みです。
業務効率化ではどのような点に注意するべきですか？
ITツールを導入する場合は、使いやすさに注意が必要です。
優れた機能を搭載していても、操作方法が複雑だと現場に浸透しないことがあります。
自社の環境に合っているITツールを選択しましょう。
業務効率化で現場の非効率を取り除く
業務効率化に取り組むと、自社の生産性や従業員エンゲージメントを高められます。
ケースにより課題は異なるため、現状を踏まえて方法を選択することが重要です。
ITツールを活用したい場合は、ドラッグ＆ドロップで機能を組み合わせてオリジナルの業務効率化アプリを作成できるサスケWorksを検討してみてはいかがでしょうか。
まずは、以下のページで申し込める30日間の無料トライアルで、自社との相性をご確認ください。
著者情報
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ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。
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