【初心者向け】データベースアプリとは？選び方やおすすめのツールを6つ紹介！ - アプリ・ツール選び - ブログ

「顧客情報や業務データの管理が煩雑になってきた」「Excelやメールでのやりとりにムダやミスが多い」と感じていませんか？
そんな課題を解決するのが、データベースアプリです。

この記事では、データベースアプリの基本的な役割や導入メリットから、失敗しない選び方、初心者の方にもおすすめのツール6選までわかりやすく解説します。
どのツールが自社に合うか迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

データベースアプリとは？

データベースアプリとは、業務に関わる情報をまとめて保存・管理・共有できるアプリケーションのことです。
顧客の連絡先、在庫の数、営業の進捗状況など仕事で扱うさまざまな情報を1か所に集めて、チーム全員がいつでも確認・更新できる「情報の基地」のような役割を果たします。

これまで多くの会社では、こうした情報をExcelファイルや紙の台帳で管理してきました。
しかしExcelや紙の管理には「担当者のパソコンにしかファイルがない」「どれが最新のファイルかわからない」「データが増えると動作が重くなる」といった限界があります。
データベースアプリを使えば、こうした問題をまとめて解決できます。

また、データベースを構築するには専門のエンジニアが必要でしたが、ノーコードツールの登場により、プログラミングの知識がない方でも自社の業務に合ったデータベースアプリを自分で作れる時代になっています。

データベースアプリでできること

データベースアプリは、単に情報を保存するだけのツールではありません。
ここでは代表的な使い方を3つ紹介します。

顧客情報・対応履歴の一元管理と共有

顧客の連絡先や過去のやりとり、契約状況などをデータベースアプリにまとめることで、営業・サポートなど複数の部署が同じ情報をリアルタイムで確認できるようになります。
「前回誰が対応したか分からない」「引き継ぎのたびに情報が抜ける」といったトラブルを防ぐことができます。

案件・業務進捗の見える化

案件や業務ごとに「対応中」「確認待ち」「完了」などのステータスを設定することで、どの仕事がどの段階にあるかが一目で分かるようになります。
進捗確認のための会議や報告にかかる時間を減らし、対応漏れのリスクも下げることができます。

在庫管理・申請・集計業務の自動化

商品の入出庫情報をリアルタイムで更新したり、申請から承認までの流れをアプリ内で完結させたりすることができます。
これまで手作業で行っていた集計や転記の作業も自動化できるため、ミスの削減と業務時間の短縮につながります。

こんな課題があるなら導入を検討しよう

「今の管理方法で何となく回っているけど、どこか非効率な気がする」という方も多いのではないでしょうか。
以下の課題に1つでも当てはまるなら、データベースアプリの導入を検討するタイミングかもしれません。

「担当者しか知らない」属人化が起きている

特定の担当者のパソコンにしかデータがなかったり、その人にしか業務の詳細が分からなかったりする状態を「属人化」といいます。
担当者が休んだり退職したりした際に業務が止まってしまうリスクがあり、組織として非常に脆弱な状態です。

データベースアプリで情報を一元管理することで、誰でも必要な情報にアクセスできる環境を作ることができます。

Excelやメールでのやりとりにミスやムダが多い

「最新のファイルがどれか分からない」「メールで送ったはずのデータが反映されていなかった」といった経験はないでしょうか。
Excelやメールはもともとデータをチームでリアルタイムに管理するためのツールではないため、更新のたびにミスや手間が発生しやすくなります。

データベースアプリなら全員が同じデータをリアルタイムで参照・更新できるため、こうしたムダを根本から解消できます。

部署をまたいだ情報共有がうまくいっていない

営業が持っている顧客情報をサポート部門が知らない、経理と現場でデータがバラバラといった状況は多くの会社で起きています。

データベースアプリを使えば、部署ごとに分散していた情報を1か所に集約し、必要な人が必要なときに確認できる環境を整えることができます。

部署をまたいだ情報共有がうまくいっていない場合、データベースアプリの導入が解決の糸口になります。
サスケWorksがどのように業務改善に役立つか、まずは資料でご確認ください。

失敗しないデータベースアプリの選び方

データベースアプリは数多くの製品が提供されており、どれを選べばよいか迷う方も少なくありません。
導入後に「思っていたものと違った」とならないよう、以下の4つのポイントを押さえて選ぶことが大切です。

①利用目的を明確にする

データベースアプリは大きく2つのタイプに分かれます。
1つはノーコード型で、プログラミングの知識がなくても業務アプリを作れるタイプです。
顧客管理や案件管理など、現場の業務効率化を目的とする場合はこちらが向いています。

もう1つはシステム開発型で、エンジニアがSQLなどの専門知識を使って構築する本格的なデータベースです。
社内システムのバックエンドとして活用したい場合はこちらになります。

初心者や非エンジニアの方には、まずノーコード型から検討することをおすすめします。

②必要な機能と使いやすさを確認する

ツールによって搭載されている機能は異なります。
帳票出力、ワークフロー、グラフ・集計、通知機能など、自社の業務に必要な機能が揃っているかを事前に確認しましょう。

また、実際に現場で使うのは必ずしもITに詳しいスタッフとは限りません。
操作画面が直感的で分かりやすいかどうかも、導入後の定着率に大きく影響します。
無料トライアルを活用して、実際に触って確認するのがおすすめです。

③セキュリティ・外部連携・サポート体制を確認する

業務データを扱う以上、セキュリティは重要なチェックポイントです。
通信の暗号化、アクセス権限の細かい設定、国内サーバーの有無などを確認しておきましょう。

また、すでに使っている他のツールと連携できるかどうか、導入後に困ったときに相談できるサポート体制が整っているかどうかなども、特に初めて導入する場合は重要なポイントになります。

④コストと無料トライアルの内容を比べる

月額費用だけでなく、ユーザー数による追加費用やオプション機能の料金なども含めて総合的に比較しましょう。

また、無料トライアルの期間中にどこまでの機能を試せるかも確認しておくと安心です。
「トライアルでは使えたのに、有料プランでは別料金だった」といったギャップを防ぐためにも、契約前に料金体系をしっかり把握しておくことが大切です。

おすすめのデータベースアプリ6選

数あるデータベースアプリの中から、初心者の方にも使いやすいおすすめの6製品を紹介します。
ぜひ、参考にしてみてください。

※スクロールできます

製品名	月額費用	無料トライアル	こんな方におすすめ
サスケWorks	5,000円～（11ID 込）	30日	小規模で始めたい方
Kintone	1,000円／ユーザー～ ※10ユーザーから	30日	拡張機能などカスタマイズを多くしたい方
楽々Webデータベース	10,000円～（10ユーザー込）	60日	Excel感覚で操作したい方
PigeonCloud	5,500円（5ユーザーまで固定）	30日	帳票出力を重視する方
Notion	無料（個人利用）・有料プランあり	ー	個人・小規模で手軽に試したい方
Google AppSheet	無料（個人利用）・有料プランあり	ー	Google Workspace利用中の方

おすすめ①：サスケWorks

サスケWorksは、プログラミング不要でオリジナルの業務アプリが作成できるノーコードツールです。
帳票出力、グラフ作成、ワークフロー、AI-OCRなど業務に役立つ機能が標準で備わっているため、追加費用をかけずにすぐ活用できる点が特長です。

11IDが含まれるプランが月額5,000円からと、コスト面でも導入しやすい設計になっています。
まずは小規模から本格的な業務管理を始めたい方に向いています。

初期費用	0円
月額費用	※いずれのプランも全11ID付属【ライトプラン】・月額 5,000円（税別） ※1ユーザあたり 455円【ビジネスプラン】・月額 15,000円（税別） ※1ユーザあたり 1,364円【エンタープライズプラン】・要問合せ
無料トライアル	あり（30日）

ぜひ、下記より30日間の無料トライアルをお試しください。

おすすめ②：Kintone

Kintoneは、ノーコードで業務アプリを作成できるクラウドサービスです。
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作でアプリを作成でき、拡張機能や外部サービスとの連携が豊富な点が特長です。

カスタマイズの自由度が高く、業務全体のデジタル化を柔軟に進めたい方に向いています。

初期費用	0円
月額費用	【ライトコース】・月額 1,000円（税別）/ユーザー【スタンダードコース】・月額 1,800円（税別）/ユーザー【ワイドコース】・月額 3,000円（税別）/ユーザー ※各プラン、最小契約ユーザー数は10ユーザー
無料トライアル	あり（30日）

おすすめ③：楽々Webデータベース

楽々Webデータベースは、表計算ソフトに近い操作感で業務をアプリ化できるノーコードツールです。
ITに不慣れな方でも馴染みやすい設計になっており、ワークフローや帳票出力など必要な機能も揃っています。

Excelに近い感覚で操作しながらデータ管理を始めたい方に向いています。

初期費用	0円
月額費用	1.クラウド版【スターターパック】・月額 10,000円 ※10ユーザ利用可能【スタンダードプラン】・月額 1,500円/ユーザ ※ライトユーザ：500円/ユーザ ※ご利用可能人数は10ユーザ以上から 2.オンプレミス版 1,800,000円～ ※要問い合わせ
無料トライアル	あり（最長60日）

おすすめ④：PigeonCloud

PigeonCloudは、汎用的な業務データを手軽にクラウド化できるノーコード型データベースツールです。
帳票出力や自動採番、通知機能など業務に必要な機能が標準で装備されており、導入後すぐに活用できる点が特長です。

帳票出力や細かな通知設定を重視する方に向いています。

初期費用	0円
月額費用	【ユーザー数プラン】・月額 1,100円（税別）/ユーザー ※ご利用可能人数は5ユーザーから（5ユーザーまでは人数関係なく 5,500円固定）【同時ログインプラン】・月額 2,200円（税別）/ユーザー ※5ユーザーまでは人数に関係なく 11,000円固定
無料トライアル	あり（30日）

おすすめ⑤：Notion

Notionは、メモ・タスク・データベースをひとつにまとめて管理できるオールインワンツールです。

無料プランから使い始められ、直感的な操作性が高く評価されており、まずツールに慣れるところから始めたい方に向いています。

初期費用	0円
月額費用	【フリープラン】・無料（個人利用）【プラスプラン】・$12/ユーザー【ビジネスプラン】・$18/ユーザー
無料トライアル	−

おすすめ⑥：Google AppSheet

Google App S heetは、GoogleスプレッドシートやGoogleドライブのデータをもとにアプリを作成できるノーコードツールです。

既存のGoogleツールと連携しながらデータ管理を効率化したい方に向いています。

初期費用	0円
月額費用	【無料プラン】・無料（個人利用・試作段階）【Starterプラン】・$5/ユーザー【Coreプラン】・$10/ユーザー ※Google Workspace有料プラン契約者はCoreプランが無料で利用可
無料トライアル	−

よくある質問（FAQ）

初心者でも使いこなせますか？

はい、使いこなせます。
現在のデータベースアプリの多くはノーコードで開発されており、プログラミングの知識がなくても直感的な操作で業務アプリを作成できます。

特にサスケWorksや楽々Webデータベースなどは、ITに不慣れな方でも扱いやすい設計になっています。
まずは無料トライアルで実際に触れてみることをおすすめします。

Excelとデータベースアプリはどう違いますか？

Excelは個人が手元で情報を管理するツールとして優れていますが、複数人での同時編集やリアルタイムの情報共有には限界があります。

一方、データベースアプリはチーム全員が同じ情報をリアルタイムで共有・更新できるため、情報の抜けや重複対応といったトラブルを防ぐことができます。
また、データ量が増えても動作が重くなりにくい点も大きな違いのひとつです。

無料トライアルで何を確認するべきですか？

主に以下の3点を確認することをおすすめします。

1つ目は操作のしやすさです。
実際に自社の業務を想定しながら操作してみて、現場のスタッフが無理なく使えるかを確認しましょう。

2つ目は必要な機能が揃っているかです。
帳票出力やワークフローなど、自社に必要な機能が使えるかをチェックしてください。

3つ目はサポート体制です。
困ったときにすぐ相談できる環境が整っているかも、導入後の安心感につながります。

自社に合ったデータベースアプリで業務を効率化しよう

この記事では、データベースアプリの基本的な役割から、導入を検討すべき課題、選び方のポイント、そしておすすめの6製品などご紹介しました。

データベースアプリは、これまでExcelや紙で管理していた情報を一元化し、チーム全体の業務効率を大きく改善できるツールです。
大切なのは、機能の多さよりも「自社の業務に合っているかどうか」です。
まずは自社の課題を整理したうえで、今回ご紹介した選び方のポイントを参考に自社に合ったサービスを見つけてみてください。

なお、サスケWorksは帳票出力やワークフロー、グラフ作成など業務に必要な機能が標準で揃っており、初期費用なしで30日間無料でお試しいただけます。
まずは気軽に試してみてください。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。