案件管理アプリの選び方｜Excelから移行したい中小企業向け【事例付】 - アプリ・ツール選び - ブログ

案件管理アプリを探しているけれど、種類が多くてどれを選べばいいか分からない。そんな状況ではないでしょうか。
本記事では、案件管理アプリの役割や他ツールとの違い、種類ごとの選び方、実際の導入事例までを中小企業の担当者向けに整理します。

案件管理アプリとは

案件管理アプリとは、案件の進捗状況や対応履歴を一元管理し、チーム全体で情報を共有するためのツールです。作業を細かく管理するためのものではなく、案件全体の状況を把握して判断をしやすくすることが主な目的です。

案件管理アプリでできること

案件管理アプリの主な役割は、案件の状況を一覧で把握できる状態を作ることです。どの案件が、誰の担当で、今どの段階にあるのかが分かれば、日々の判断や優先順位付けがしやすくなります。

細かな作業内容まで管理する必要はありません。重要なのは、案件全体の流れと現在地がすぐに確認できることです。チーム全員がリアルタイムで同じ情報を参照できるため、「担当者に聞かないと分からない」という状況を解消できます。

タスク管理アプリ・プロジェクト管理アプリ・SFAとの違い

似たカテゴリのツールと案件管理アプリの違いを整理します。

	案件管理アプリ	タスク管理ツール	プロジェクト管理	SFA
主な目的	案件進捗・状況把握	作業・ToDo管理	工程・計画管理	営業活動管理
管理対象	案件・顧客・商談	タスク・期限	工程・役割・期限	商談・顧客・行動履歴
向いている用途	案件状況の共有・判断	個人・チームの作業管理	計画通りに進める業務	本格的な営業管理

タスク管理ツールは、個人やチームの作業を漏れなく進めるには便利ですが、案件全体の状況を把握するには情報が分散しやすくなります。タスク管理は補助的に使い、全体の判断は案件管理で行うのが整理しやすい使い方です。

プロジェクト管理は、工程や役割、期限が明確で計画通りに進める業務に向いています。
一方で、内容や優先度が頻繁に変わる業務では管理が重くなりやすく、中小企業や兼任体制では負担になることがあります。

SFAは、営業活動の記録・管理を前提に設計されており、機能が豊富な分、営業以外の用途では入力項目が多く運用負荷が高くなりやすいです。

案件管理アプリは、管理の粒度を「案件単位」に絞り、状況の把握と判断のしやすさに特化しています。

Excelによる案件管理で起こりやすい課題

案件管理をExcelで行っている企業は多く、導入しやすい点は大きなメリットです。
しかし案件数や担当者が増えるにつれて、運用に限界を感じるケースが出てきます。

担当者しか状況を把握していない

Excelで案件を管理していると、ファイルが担当者ごとに分かれたり、個人のPCに保存されたりしやすくなります。結果として、他のメンバーが案件の状況を確認しようとすると、担当者に直接聞くしかない状態になりがちです。
担当者が不在のときに対応が止まったり、引き継ぎに時間がかかったりする原因にもなります。

対応漏れや引き継ぎミスが起きやすい

案件数が増えると、どの案件が対応済みでどれが未対応なのか、Excelだけでは把握しきれなくなります。更新タイミングが人によってばらつくため、最新情報がどこにあるか分からなくなることもあります。対応漏れや重複対応は、こうした情報の分散から生まれやすくなります。

ファイルの更新管理が追いつかない

複数人が同じExcelファイルを編集すると、上書き保存による情報の消失や、バージョン違いのファイルが混在するといった問題が起きやすくなります。「どれが最新版か分からない」という状況は、案件管理においては判断ミスに直結します。

Excelでの案件管理における課題の詳細や、ツール移行のステップについては以下の記事で詳しく解説しています。
→案件管理とは？必要性・Excelの限界・ツールの選び方と成功事例を解説

案件管理アプリの種類と選び方

案件管理アプリにはいくつかの種類があり、それぞれ得意な使い方が異なります。自社の業務に合うかどうかを判断するための考え方を整理します。

既製の案件管理SaaS

登録後すぐに使い始められる点が特長です。
一方で、項目や流れがあらかじめ決まっているため、業務をツールに合わせる必要があります。ルールを統一しやすい組織には向いていますが、部門ごとに業務が異なる場合は運用が負担になることもあります。

SFA・CRM

営業活動の管理を前提に設計されており、商談履歴や顧客情報を体系的に管理できます。機能が豊富な分、営業以外の業務で使うと入力項目が多く感じられ、複雑になりやすい点には注意が必要です。本格的な営業管理が必要な組織に向いています。

ノーコードで自社専用に作る

自社の業務に合わせて管理項目や画面を調整できる点が特長です。最初は最低限の項目だけで始め、必要に応じて追加できます。既製ツールに業務を合わせるのではなく、今の管理方法をベースに置き換えたい場合に相性がよい選択肢です。

具体的な機能や料金プランを知りたい方は、資料ダウンロードをご活用ください。

導入で失敗しやすいポイント

種類にかかわらず、案件管理アプリの導入でよくある失敗パターンがあります。最初から管理項目を詰め込みすぎると、入力の負担が増えて現場で使われにくくなります。また、運用ルールを曖昧なまま導入すると、利用されないまま放置されたり、Excelと併用する状態が続いたりしやすくなります。導入時は「まず使える状態を作ること」を優先し、シンプルな構成から始めることが定着のカギです。

サスケWorksで案件管理アプリを作った事例

ここまで案件管理アプリの選び方を整理してきましたが、実際にどう使われているかが気になる方も多いと思います。
サスケWorksは、ノーコードで自社専用の業務アプリを作れるツールです。ここでは、案件管理アプリとして活用いただいている3社の事例を紹介します。

営業案件・売上管理の一元化（株式会社ピノーレ様）

エアゾール商品・香水の製造販売を手がける株式会社ピノーレ様（従業員30名）は、営業チームの発足に合わせてサスケWorksを導入。営業案件の管理と売上管理のアプリを構築し、チーム全体で情報を共有できる体制を整えました。シンプルな操作性が定着を後押しし、導入からわずか1ヶ月で運用が定着しました。
→導入経緯や具体的な運用フローについて株式会社ピノーレ様の事例全文はこちら

既存ツールからの移行とコスト適正化（株式会社エスケーエレクトロニクス）

フラットパネルディスプレー向けフォトマスクで世界トップクラスのシェアを持つ株式会社エスケーエレクトロニクス様は、同事業部内で商材ごとに別々のツールを契約していたため、管理職が横断で状況を把握する手間が発生、コストの無駄も発生していました。サスケWorksへの移行で2つの環境を統合し、既存の業務フローを変えることなくデータベースの一元化とランニングコストの削減を実現しました。
→導入経緯や具体的な運用フローについて株式会社エスケーエレクトロニクス様の事例全文はこちら

紙管理からアプリへ、検索性の改善（キットカンパニー株式会社）

老人ホーム紹介事業を手がけるキットカンパニー株式会社様（従業員5名）は、紙で管理していた入居相談者の情報をサスケWorksでアプリ化。課題だった検索性の悪さと振り返りの難しさが解消され、お客様の検索が30秒で可能になりました。
→導入経緯や具体的な運用フローについてキットカンパニー株式会社様の事例全文はこちら

自社の業務にマッチするか実際に使ってみたい方は、30日間の無料トライアルをぜひご活用ください。

サスケWorksで案件管理アプリを始める方法

ノーコードという言葉に難しさを感じる方もいますが、考え方を整理すれば無理なく始めることができます。ここでは、導入時につまずきにくい進め方に絞って確認します。

最初はシンプルな構成から始める

導入時によくある失敗は、最初から完成形を目指してしまうことです。項目を詰め込みすぎると、入力の負担が増えて使われなくなります。まずは、案件名・担当者・ステータスが分かる程度のシンプルな構成で十分です。使いながら必要な項目を足していく方が、現場に合った形に育てやすくなります。

業務の変化に合わせて項目を追加できる

サスケWorksはノーコードで作るため、業務の変化に合わせて管理項目や画面をいつでも調整できます。最初に完璧な設計をしなくても、実際に使いながら自社に合う形に整えていけることが、定着しやすさにつながっています。

よくある質問

案件管理はExcelでもできますか？

小規模であればExcelでも管理可能ですが、案件数や担当者が増えると進捗共有や更新管理が難しくなるケースがあります。対応漏れや属人化が気になり始めたタイミングが、アプリ導入を検討するひとつの目安です。

案件管理アプリとタスク管理ツールの違いは何ですか？

案件管理アプリは案件や営業進捗の状況を把握するためのツールで、タスク管理ツールは個々の作業やToDoの管理を目的としています。案件単位で全体を見渡したい場合は、案件管理アプリが適しています。

中小企業でも案件管理アプリは必要ですか？

少人数でも案件状況や対応履歴を共有することで、対応漏れの防止や営業効率化につながります。人手が少ない環境でも、情報共有の仕組みを持つことはともて重要です。

ITに詳しくなくてもノーコードは使えますか？

ノーコードツールは専門知識がなくても使えることを前提に作られています。業務を理解している現場の担当者ほど扱いやすい仕組みになっています。

Excelの案件データはそのまま移行できますか？

多くのツールの場合、Excelで管理している案件データはそのまま活用できます。サスケWorksはExcelファイルからのデータインポートに対応しているため、既存のデータをそのまま取り込むことができ、移行の手間を最小限に抑えられます。

案件管理アプリを、まず1つ作ってみよう

ここまで、案件管理アプリの役割や他ツールとの違い、選び方のポイントを整理してきました。大切なのは、最初から完璧な管理を目指さないことです。案件の状況が一覧で分かり、判断に必要な情報がそろっているだけでも、日々の業務は大きく変わります。

ノーコードであれば、今の管理方法をベースに、必要なところから少しずつ仕組み化できます。実際に動かしながら自社に合うかどうかを確かめることが、失敗を防ぐ近道です。

まずはアプリを1つ作ってみませんか。サスケWorksなら30日間、無料トライアルができます。現場に合った案件管理の形を、小さく試しながら見つけてみてください。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。