日報の書き方とは？記載する項目・ポイント・利用される手段を解説 - 業務改善 - ブログ

「日報の書き方がわからない」「書き方のコツがあれば教えてほしい」などと考えていませんか。
具体的な方法がわからず困っている方もいるでしょう。
日報は、従業員の成長や社内の情報共有を促進するツールです。
目的を理解して、適切に作成・管理することが重要です。

本記事では、日報に書く主な項目と書き方のポイント、日報に利用されている主な手段を解説します。
関連する業務の品質や効率を高めたい方は参考にしてください。

日報を書く際に記載する項目

日報のフォーマットは、事業者により異なります。
以下の項目は、業種や業界を問わず記載するケースが多いでしょう。

日付・作成日時：日報を作成した日時を記載する項目
氏名：日報を作成した従業員の氏名を記載する項目
業務内容：「何をどのように、どれくらい行い、どのような結果になったか」を記載する項目
所感：1日の業務を振り返り、気づきや改善点などを記載する項目
連絡：社内あるいはチーム内で共有するべき情報を記載する項目
計画・目標：翌勤務日に予定している業務の内容や業務の目標を記載する項目

これらの情報を記載することで、日報を業務改善や情報共有などに活かしやすくなります。

日報の書き方のポイント

日報の品質を高めたい場合は、記載項目だけでなく書き方にも配慮が必要です。
ここでは、書き方のポイントを紹介します。

目的意識をもって作成する

目的を理解したうえで、日報を書きましょう。
目的を理解していないと、必要な情報を盛り込めず、期待している効果を発揮できないためです。
日報の主な目的として、以下の点が挙げられます。

業務の効率化
情報の共有
従業員の成長

たとえば、日報で1日の業務を振り返ると、現在の改善点や課題が明らかになります。
上司と情報を共有することで、業務改善につながる場合もあります。
日報作成の目的を共有しておくことが大切です。

フォーマットを活用する

社内や部署で統一したフォーマットを使用しましょう。
自己流で作成すると、以下のデメリットが生じるためです。

対象	デメリット
書き手	構成を自分で考えなければならないため、時間と手間がかかる
読み手	書き手により構成が変わるため、必要な情報を得られないことがある

フォーマットを活用すると、日報作成の負担を軽減しつつ、必要な情報を記載できます。

具体的な情報を盛り込む

日報には、できるだけ具体的な情報を盛り込みます。
抽象的な表現だと、日報を読んでも業務の内容や進捗を把握できないためです。
5W1Hを意識し、数値や固有名詞を用いると、読み手に必要な情報を正確に伝えやすくなります。
たとえば、資料作成の報告を次のように改善できます。

日報	記載内容
改善前	今日は資料を作成しました。
改善後	A社向けのプレゼン資料を1時間かけて作成しました。

改善後の日報を読むと、資料作成の目的や所要時間を把握できるため、必要なサポートを行いやすくなります。

読み手の目線に立って作成する

読み手を常に意識して日報を作成しましょう。
読み手の視点が欠けると、以下のトラブルが起こりやすくなるためです。

読み手が内容を把握しにくくなる
読み手が必要としている情報を記載できない

次の点を意識すると、読みやすい日報に仕上げられます。

書く前に求められている情報を整理する
必要に応じて、見出しや箇条書きを活用する
1つの文に2つ以上の情報を盛り込まない

事実と自分の意見を分けて記載することも重要です。

当日中に作成する

日報は、原則として当日中に作成します。
時間を空けると、業務内容を思い出すのに時間がかかったり、気づきを忘れてしまったりすることがあるためです。
これらのトラブルを防ぎたい場合は、業務中にメモを取るとよいでしょう。
当日中の作成・提出には、上司からのフィードバックを、翌日の業務に活かしやすくなるメリットもあります。

日報を書く際に利用される主な手段

日報を作成・提出する手段として、以下の3つが挙げられます。

ツール・アプリ
Word・Excel
メール

それぞれの特徴を紹介します。

ツール・アプリ

専用のツールやアプリは、日報の作成・提出・管理業務の効率化に役立ちます。
また、蓄積したデータを、自社のナレッジとして活用することもできます。
運用に必要な以下の機能などを搭載しているためです。

検索機能
コメント機能
テンプレート機能
集計機能

ノーコードツールを活用して、プログラミング不要で自社の業務に合わせた日報管理アプリを作成することもできます。
ツールやアプリの利用には、原則として費用がかかります。
期待できるメリットと比較して導入の可否を検討することが重要です。

Word・Excel

業務に使用しているWordやExcelも日報の作成に活用できます。
主なメリットは、以下の通りです。

操作に慣れている従業員が多い
フォーマットを統一しやすい
テンプレートを使用できる

Microsoftのテンプレートを活用して、日報のフォーマットを統一することもできます。
利便性の高い手段ですが、ファイルの送信や格納には手間がかかります。
たとえば、修正が発生すると、原則としてファイルの再送が必要です。
メリットとデメリットを整理してから導入を検討しましょう。

メール

既存のメールを日報の作成・提出に活用する方法です。
その日のうちに導入できるうえ、追加コストも原則としてかかりません。
ただし、専用の手段ではないため、日報の管理に時間と手間がかかります。

たとえば、提出された日報が大量のメールに埋もれてしまうこともあるでしょう。
試験的に導入する手段としては有効ですが、日報を継続的に運用する場合は、他の方法への切り替えを検討するとよいでしょう。

日報アプリの作り方や選び方、おすすめツールについて詳しくはこちらをご覧ください。

日報業務を効率化できる「サスケWorks」の特徴

日報業務に活用できるノーコードツールとして「サスケWorks」が挙げられます。
ここでは、サスケWorksの特徴を解説します。

サスケWorksとは？

サスケWorksは、ドラッグ＆ドロップで直感的に機能を組み合わせて、日報管理アプリなどを作成できるノーコードツールです。
主な機能は以下の通りです。

ワークフロー（承認）機能
絞り込み検索機能
コメント機能
ファイルのアップロード

作成したアプリを、スマホ上で管理・利用することもできます（App Store、Google Playでダウンロード）。
サスケWorksを活用し、日報業務にかかる時間を約2分の1に短縮した事例もあります。
利用料金は、1ユーザーあたり455円/月～です。

参照元：Saaske Works
参照元：Saaske Works「サスケWorksの多彩な機能」
参照元：Saaske Works「株式会社奈良屋様 – 導入事例（お客様事例）」

よくある質問

ここからは、日報に関するよくある質問に回答します。

日報を書くメリットは何ですか？

日報の作成には、以下のメリットがあります。

情報を共有しやすくなる
コミュニケーションを活性化できる
従業員の成長を後押しできる

業務を振り返ることで、従業員の成長を後押しできます。
また、日報を通じて、書き手と読み手のコミュニケーションを促せます。
テレワークでは、情報を共有する重要なツールになるでしょう。

日報を書く際の課題はありますか？

日報を書く際に、負担を感じる従業員が少なくありません。
書き手の主な悩みは次の通りです。

何を書けばよいかわからない
書く目的がわからない
フィードバックを受けられない

目的を共有し、フォーマットを統一すると、書き手が感じる負担を軽減できます。
自社にノウハウがない場合は、専用のツールやアプリを活用するとよいでしょう。

書き方を理解して日報の品質を高めましょう

日報は、業務改善や情報共有、従業員の成長を支える重要なツールです。
ただし、適切に運用しないと効果は期待できません。目的を共有したうえで、フォーマットを統一し、運用することが重要です。
日報業務を効率化したい場合は、専用のツールやアプリを活用するとよいでしょう。

ノーコードツールのサスケWorksを活用すれば、自社の業務フローに合わせた日報管理アプリを簡単な操作で作成できます。
使用感などを確かめたい方は、以下のページから30日間の無料トライアルをご利用ください。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。