発注管理アプリとは？Excelからの移行とノーコードで自作する手順を解説 - アプリ・ツール選び - ブログ

「Excelでの発注管理に限界を感じているけれど、何から手をつければいいかわからない」「現場からの発注依頼がバラバラで、発注漏れが減らない」といった悩みを抱えていませんか。
発注件数や関わる人が増えるほど、紙やExcelでの管理では転記ミスや情報の属人化が起きやすくなります。
こうした課題を解決する手段が、発注管理アプリです。

この記事では、発注管理アプリの選び方とExcelから移行してノーコードで発注管理アプリを作る手順を解説します。

発注管理アプリとは？

発注管理アプリとは、仕入先への発注業務をPCやスマートフォンから一元管理するツールです。
発注内容の登録から社内承認、発注書の作成、納品状況の確認までを1か所で扱えるため、紙やExcelで起こりがちな転記ミスや発注漏れを防げます。

混同されやすい受注管理は、自社が「売る側」として顧客からの注文を管理するものです。
発注管理は「買う側」として仕入先への注文を管理する点が異なります。
両方をまとめた「受発注システム」もありますが、発注の抜け漏れや状況把握に課題があるなら、まずは発注管理を整えるのが近道です。

発注管理アプリを導入するメリットと注意点

発注管理アプリを導入すると発注ミスの防止や作業時間の短縮につながります。
一方で、進め方を誤ると現場に定着しないこともあるため、メリットと注意点をあわせて押さえておきましょう。

メリット1：発注漏れ・重複発注を防げる

発注の申請から納品までの状況が一覧で見えるため、「頼んだつもりで頼んでいなかった」「別の担当者が同じものを発注していた」といったミスに気づきやすくなります。
未納品のアラートや過去の発注履歴も確認できるので、確認作業が担当者の記憶に頼らなくなります。

メリット2：転記がなくなり、発注業務の時間が短くなる

入力した発注データから発注書を作成し、そのまま集計にも使えるため依頼メモから管理表、管理表から発注書へと書き写す作業がなくなります。
転記の手間が減るだけでなく、単価や数量の書き間違いも防げます。

メリット3：現場からスマホで発注・承認でき、本社とリアルタイムに共有できる

現場の担当者がスマートフォンから発注を依頼し、上長も外出先から承認できるため、事務所に戻るまで発注が止まることがありません。
入力された内容はすぐに本社でも確認できるので、発注状況を知っているのが一部の担当者だけという状態も解消できます。

注意点1：管理項目が複雑すぎると現場に使われなくなる

必要な情報をすべて入力させようとすると、入力の手間が増えて現場が使わなくなり、結局電話や紙に戻ってしまいます。
最初は品目・数量・納期・仕入先など最低限の項目に絞り、運用しながら追加していくのが定着のコツです。

注意点2：一斉に切り替えず、一部門・一帳票から移行する

全部門の発注方法を一度に変えると操作に慣れない現場で混乱が起き、ミスがかえって増えることがあります。
まずは発注件数の多い部門や転記の手間が大きい帳票から切り替え、問題がないことを確かめてから対象を広げましょう。

発注管理アプリの選び方

発注管理の方法は大きく3つに分かれます。
発注の流れの複雑さや、管理に関わる人数に合わせて選びましょう。

既製の発注管理アプリが向いているケース

業界で一般的な発注の流れに沿っていて、特別な管理項目や承認ルートが少ない場合は既製アプリが向いています。
設定の手間が少なく、すぐに運用を始められます。

ただし、自社独自の項目や帳票に対応できないと、結局Excelでの補助管理が残る点には注意が必要です。

Excel・スプレッドシートで続けられるケース

発注件数が少なく、管理する人が1〜2人に限られている場合はExcelやスプレッドシートでの管理でも十分に回ります。

ただし、複数人での同時編集によるデータの競合や最新ファイルがわからなくなる問題は起きやすくなります。
発注漏れや転記ミスが目立ち始めたら、アプリへの移行を検討しましょう。

ノーコードで自作するのが向いているケース

部署ごとに承認ルートが異なる、自社独自の発注書フォーマットがあるなど既製アプリでは業務に合わない場合は、ノーコードでの自作が向いています。
プログラミングの知識がなくても今のExcel管理表の項目をもとにアプリを作れるため、現場の使い方を大きく変えずに移行できます。
運用しながら項目やフローを直せる点も強みです。

Excelから移行してノーコードで発注管理アプリを作る4つの手順

ノーコードツールを使えば、今のExcel管理表をもとに自社の発注フローに合ったアプリを作れます。
ここでは、移行から運用開始までの流れを4つの手順で解説します。

STEP1：現在の発注フローと帳票を洗い出し、移行する範囲を決める

まずは、発注依頼から承認、発注書の送付、納品確認までの流れと使っている管理表・帳票を書き出します。
そのうえで、転記の手間が大きい帳票や、発注件数の多い部門など最初にアプリへ移す範囲を決めましょう。
管理項目は、今のExcelの列をそのまま使うのではなく、実際に使っている項目だけに絞るのがポイントです。

STEP2：発注の入力フォームを作る

STEP1で決めた項目をもとに、品目・数量・単価・納期・仕入先などを入力するフォームを作ります。
仕入先や品目はマスタとして登録し、選択式にしておくと入力の手間と表記ゆれを防げます。
現場がスマートフォンから入力する場合は、項目の並びや入力のしやすさも確認しておきましょう。

STEP3：承認フローを組んで申請から発注まで一本化する

発注金額や部門に応じて、誰が承認するかのルートを設定します。
申請・承認・発注の状況がアプリ上で見えるようになるため、口頭やメールでの確認が不要になります。
承認が済んだら担当者に通知が届くようにしておくと発注の遅れも防げます。

STEP4：帳票出力と集計・外部連携を設定する

入力データから発注書を出力できるように設定し、仕入先別・月別などの集計画面も用意します。
会計ソフトや在庫管理の仕組みと連携できれば二重入力もなくせます。
設定が済んだらSTEP1で決めた範囲で試験運用し、現場の声をもとに項目やフローを調整してから対象を広げましょう。

サスケWorksで発注管理アプリを自作する

ここまで紹介した4つの手順は、ノーコードツール「サスケWorks」で実践できます。
今のExcel管理表をもとに自社の発注フローに合わせたアプリを作れます。

サスケWorksとは？

サスケWorksは、プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップの操作とAIで業務アプリを作れるノーコードツールです。
発注管理のほか、顧客管理や日報、稟議申請など、社内のさまざまな業務をアプリ化できます。

発注管理アプリで活用できる機能

ExcelファイルからAIがアプリを自動作成：今使っている発注管理表を指定すると、AIがそれを参考にアプリのたたき台を作ります。
アプリ間連携：仕入先や品目をマスタアプリとして登録し、発注アプリから呼び出せます。
ワークフロー（承認）機能：発注の申請から上長の承認までをアプリ内で完結できます。承認依頼はメールでも通知されます。
レコード状態管理・自動採番：発注ごとに「未処理・処理中・完了」といった状態を管理し、発注番号も自動で付けられます。
帳票出力機能：Excelで作ったテンプレートをもとに、発注書をPDFやExcelで出力できます。今の発注書のデザインを活かせます。
スマホアプリ：現場からスマートフォンで発注を依頼でき、承認依頼はプッシュ通知で届きます。
グラフ・ダッシュボード：仕入先別・月別の発注金額などを自動で集計し、グラフで確認できます。

サスケWorksは30日間無料で試せます。
今お使いの発注管理のExcelをもとにアプリを作り、自社の発注業務に合うか確かめてみてください。

よくある質問（FAQ）

発注システムを自作するにはどうすればいいですか？

ExcelやGoogleスプレッドシートで管理表を作る方法とノーコードツールでアプリを作る方法があります。
Excelは手軽ですが、複数人での同時編集や承認、発注書の出力には手間がかかります。
承認フローや帳票出力まで仕組み化したい場合は、ノーコードツールが向いています。

無料の発注管理アプリだけで運用を続けられますか？

発注件数が少なく、利用者が数名程度であれば無料のアプリでも運用できます。

ただし、無料版は利用人数やデータ量に上限があることが多く、承認フローや発注書の出力、他システムとの連携が使えない場合もあります。
利用者や発注件数が増えてきたら、無料トライアルで自社の業務に合うかを比べてみるのがおすすめです。

受注管理システムと発注管理システムはどちらを導入すべきですか？

課題がどちら側にあるかで決まります。
仕入先への発注漏れや発注状況の把握に困っているなら発注管理システム、顧客からの注文の取りこぼしや、出荷・請求までの進捗管理に困っているなら受注管理システムが必要です。

受注管理システムを選ぶ場合は、注文の受付方法（FAX・メール・Web）への対応や在庫・請求との連携ができるかを確認しましょう。
両方に課題がある場合は、受発注をまとめて管理できるシステムやノーコードで両方のアプリを作る方法も1つです。

紙やExcelの発注管理を自社仕様のアプリに置き換えよう

紙やExcelでの発注管理は手軽な反面、発注件数や関わる人が増えるほど、発注漏れや転記ミス、情報の属人化が起きやすくなります。
発注管理アプリを導入すれば、申請から承認、発注書の作成、納品確認までを一元管理でき、現場と本社で同じ情報を共有できます。

既製アプリで業務に合わない場合は、ノーコードツールで自社の発注フローに合わせたアプリを作るのが有効です。
まずは転記の手間が大きい帳票や発注件数の多い部門から小さく始めましょう。

サスケWorksなら、今お使いのExcelをもとに発注管理アプリを作れます。
30日間の無料トライアルで、自社の発注業務に合うか試してみてください。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。