社員名簿アプリとは？主な機能やメリット・注意点を解説 - アプリ・ツール選び - ブログ

「表計算ソフトで社員名簿を管理しているけど使いにくい」「検索しやすい管理方法を見つけたい」などと考えていませんか。
これらの課題を解決する方法として注目を集めているのが社員名簿アプリです。

本記事では、社員名簿アプリの概要とメリット、注意点をわかりやすく解説します。
あわせて、自社の体制に合わせてアプリを自作できるノーコードツールも紹介します。
社員名簿の管理でお困りの方は、参考にしてください。

社員名簿アプリとは

社員名簿アプリは、従業員に関する以下のような情報を管理するアプリです。

氏名
入社年月日
雇用形態
最終学歴
保有資格
所属部署
異動歴
役職

社員名簿と関連する情報を紐づけて、人材管理や労務管理などを効率化できる点が特徴です。
これらの情報をオンライン上で入力・管理・共有できるものもあります（クラウド型）。

なお、社員名簿は、労働基準法で作成が義務付けられている労働者名簿と同じものを指す場合もあれば、異なるものとして扱われる場合もあります。
役割や目的を整理してから、社員名簿アプリを活用しましょう。

社員名簿アプリの主な機能

社員名簿アプリの主な機能として、以下のものが挙げられます。

人材管理機能
労務管理機能
給与管理機能
勤怠管理機能

各機能の概要は、以下の通りです。

機能の名称	概要
人材管理機能	経歴・スキル・評価などの情報を、社員名簿に紐づける機能。人材育成や配置転換などに活用できる
労務管理機能	勤務時間・休憩時間・賃金・各種申請など、労務管理に関する情報を管理する機能。労働環境の改善や業務効率化につながる
給与管理機能	給与・社会保険料・税金などに関する情報を管理する機能。人材管理や労務管理と連携することで、関連する業務を効率化できる
勤怠管理機能	始業時刻・終業時刻・残業時間・有休取得などを記録する機能。法律に沿った勤怠管理を行いやすくなる

具体的な機能は、使用する社員名簿アプリで異なります。

社員名簿アプリを導入するメリット

社員名簿アプリには、次のメリットがあります。

モバイル端末から手軽にアクセスできる

クラウド型の社員名簿アプリを選べば、時間や場所を問わずモバイル端末から操作できるようになります（インターネット接続が必要）。
移動中や会議の前後などの隙間時間に、名簿を確認したり、情報を更新したりすることも可能です。
自動チェック機能を搭載していれば、入力ミスも防ぎやすくなるでしょう。

また、「他のスタッフが編集中で使用できない」「ファイルの保管場所がわからない」といったトラブルも防げます。
各種情報をリアルタイムで更新できる点もポイントです。

コミュニケーションの活性化につながる

社員名簿アプリの導入は、社内におけるコミュニケーションの活性化につながります。
氏名や顔写真、プロフィールなどの情報を共有することで、新たなつながりを生み出せるためです。

たとえば、一緒に働くスタッフの情報をあらかじめ確認し、会話のきっかけを作ることもできます。
コミュニケーションを活性化したい場合は、趣味や特技など、各従業員の人柄がわかる入力項目を設けるとよいでしょう。
ただし、入力の負担やプライバシーへの配慮が必要です。

労務管理業務を効率化できる

社員名簿アプリの導入は、労務管理業務の効率化にもつながります。
打刻ミスや書類の紛失、転記ミスなどのヒューマンエラーを防げるためです。

また、住所変更や経費精算などの各種申請とその承認作業を、社員名簿アプリから行えるようになります。
登録した情報をもとに、未提出者を簡単に検索したり、リマインドを自動化したりできる点もポイントです。（※具体的な機能は製品で異なります。）

不正打刻を防止できる

打刻機能を搭載している社員名簿アプリは、不正打刻の防止に役立ちます。
終業時間を書き換えたり、代理で打刻したりしにくくなるためです。

また、GPS機能を搭載しているものは、位置情報を記録できるため、勤務場所を把握できます。
直行直帰の場合でも、不正打刻を防ぎやすくなるでしょう。

社員名簿アプリを導入する際の注意点

続いて、社員名簿アプリを導入するときに気をつけたいポイントを解説します。

導入目的が達成できるかを確認する

社員名簿アプリを選択する前に、導入の目的を明らかにしましょう。
製品によって搭載されている機能が異なるためです。
はっきりとした目的がないまま選択すると、導入してから「必要な機能が搭載されていない」「不要な機能が多く使いにくい」といったトラブルが起こり得ます。

たとえば、労務管理を目的としているのであれば、既存の勤怠管理システムと連携できる社員名簿アプリを選ぶとよいでしょう。
目的をもとに、必須の機能と不要な機能を整理しておくと、自社に合った製品を見極めやすくなります。

費用対効果を確認する

イニシャルコストだけでなく、ランニングコストも確認してから、導入する社員名簿アプリを選択しましょう。
データの蓄積には、一定の時間がかかるためです。

また、人材管理のように、効果を実感するまでに時間がかかる分野もあります。
長期間の使用を前提に、費用対効果を確認しておくことが重要です。

サポート体制が整っているかを確認する

サポート体制も、導入前に確認しておきたいポイントです。
導入方法や操作方法がわからず、問い合わせを要することもあります。
日々の運用で生じる疑問やトラブルに対するサポートをあらかじめ確認しておくと安心です。

また、操作性も、サポート体制と同様に、社員名簿アプリの浸透に影響します。
この点も考慮して、導入する製品を選択しましょう。

ノーコードで社員名簿アプリを作成できる「サスケWorks」の特徴

「サスケWorks」は、プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで社員名簿アプリを構築できるノーコードツールです。
ここでは、サスケWorksの特徴を解説します。

サスケWorksとは？

ドラッグ＆ドロップで機能を自由に組み合わせて、自社の体制に合った社員名簿アプリを作成できます。
主な機能は次の通りです。

サブレコード機能
入力項目の条件分岐
絞り込み検索
AIヘルプデスク
コメント機能
カレンダー共有機能
帳票出力機能
レコード別権限設定
アプリ権限設定
二段階認証

スマホで管理・利用できるアプリ（Worksアプリ）を作成したり、作成したアプリ同士を連携させたりすることも可能です。
1ユーザーあたり月額455円～で利用できます。

参照元：Saaske Works「誰でも作れるノーコード業務アプリ」
https://works.saaske.com/

参照元：Saaske Works「機能一覧」
https://works.saaske.com/feature/index.html#feature-04

よくある質問

ここからは、社員名簿アプリに関するよくある質問に回答します。

なぜ企業には社員名簿が必要なのですか？

社員名簿は、人材管理や労務管理に欠かせない資料のひとつです。
用意しておくことで、適切な人材配置や社会保険の手続きなどを行いやすくなります。

また、労働基準法第107条で、労働者の氏名・生年月日・履歴などを記入した労働者名簿の作成が義務付けられています（「労働者名簿＝社員名簿」とは限りません）。

社員名簿の管理方法にはどのようなものがありますか？

主な管理方法は以下の3種類です。

紙の名簿
表計算ソフト・文書作成ソフト
専用のアプリ・システム

専用のアプリ・システムのメリットは、情報を一元管理でき、検索や更新をスムーズに行えることです。
名簿管理について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

社員名簿アプリで人材管理や労務管理を効率化

社員名簿アプリは、名簿とその他の情報を紐づけて、人材管理や労務管理などを効率化するツールです。
モバイル端末からアクセスできる、社内のコミュニケーションを活性化できる、不正打刻を防ぎやすいなどのメリットを備えています。
導入する前に、利用の目的や費用対効果、サポート体制を確認しておくことが重要です。

自社の体制に合った製品をお探しの方は、ノーコードで社員名簿アプリを構築できるサスケWorksをご利用になってみてはいかがでしょうか。
操作方法や使用感は、以下のページから申し込める30日間の無料トライアルでご確認ください。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
ノーコード技術やアプリ開発に関する情報や初心者向けの使い方、活用事例など、皆さまの業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
ノーコードでのアプリ作成に興味がある方や業務改善を目指している方に向けて、実践的なノウハウをわかりやすくご紹介していきます。