承認業務を効率化するには？見直したいポイントと改善の進め方 - 業務改善 - ブログ

承認業務が遅いと申請する側だけでなく承認する側にも大きな負担がかかります。
特定の人に依頼が集中したり、不在で業務が止まったりすると電子化しても思うように改善しないことがあります。
承認業務を効率化するには、ツール導入だけでなく承認ルートや判断基準そのものを見直すことが大切です。

この記事では、見直したいポイントや設計の考え方、改善の進め方をわかりやすく解説します。

承認業務を効率化するために見直したいポイント

承認業務を効率化したいと考えたとき、最初に確認したいのは今の運用でどこに無理が出ているかというところです。
まずは、現場で起きやすい3つの詰まりどころから整理していきましょう。

承認依頼が一部の担当者に集中していないか

承認が遅れる大きな原因の一つは、特定の上長や管理部門に依頼が集まりすぎることです。
一人に判断が集中すると、担当者が不在の時に遅延が発生するなどの影響が出ます。

申請金額や内容に応じて承認先を分けたり、代理承認のルールを整えたりすると承認者の負荷を平準化しやすくなります。

承認ルートが増えすぎていないか

過去の運用をそのまま積み重ねた結果、必要以上に承認段階が増えていることがあります。
確認のためだけの承認が多いと、時間がかかるわりに判断の質は上がりません。

残すべき承認と減らせる承認を分けて考えることが重要です。
内部統制を意識しつつ、金額基準や例外条件を整理すると見直しやすくなります。

申請内容の不足や差し戻しが多くなっていないか

承認そのものより、申請内容の不足で差し戻しが繰り返されることが業務全体を遅くしている場合もあります。
必要な情報が毎回ばらつくと、承認者は判断のために追加確認が必要になります。

申請時に入力項目を揃え、判断に必要な情報を最初から集めることで差し戻しの削減と承認スピードの両立がしやすくなります。

承認業務の効率化につながるワークフロー設計の考え方

承認業務は、今の流れをそのまま電子化しても速くならないことがあります。
大切なのは承認が止まりにくく、判断しやすい流れに整えることです。

申請内容に応じて承認フローを分ける

すべての申請を同じ流れで処理すると、軽い申請まで重い承認ルートに乗ってしまいます。
金額、内容、緊急度などに応じてフローを分ければ、必要な確認だけを通す設計にしやすくなります。
統制を保ちながら無駄な待ち時間を減らせるため、現場にも受け入れられやすい方法です。

承認が止まりにくいルートを設計する

承認者の不在や多忙で業務が止まるなら、見直すべきは担当者個人ではなくルート設計です。
代理承認、一定条件での自動承認、通知の出し方まで整えておくと人に依存しすぎない運用へ近づけます。

承認者が判断しやすい申請内容を整える

承認の速さは、承認者の力量よりも申請内容の見やすさに左右されることがあります。
判断に必要な項目が不足していたり添付資料の出し方が毎回違ったりすると、確認の手間が増えてしまいます。

迷わず判断できる情報のそろえ方を決めておけば、差し戻しや確認の往復も減らしやすくなります。

承認業務の改善を進める手順

承認業務の見直しは、一度に全体を変えようとすると失敗しやすくなります。
まずは影響が大きいところから順に整え、無理なく広げていくことが大切です。

まずは滞留しやすい申請業務から対象を絞る

最初から全申請を見直そうとすると整理だけで時間がかかってしまいます。
まずは稟議、経費精算、購買申請など、止まりやすい業務や件数の多い申請から着手すると効果を確認しやすくなります。
現場の不満が大きい業務を選ぶと、改善後の変化も実感されやすいでしょう。

承認ルールと運用フローを整理してから電子化する

承認の段階や判断基準が曖昧なまま電子化すると、紙やメールの問題をそのまま引き継いでしまいます。
先に誰が何を基準に承認するのか、どこを省けるのかを整理することが必要です。
電子化の前に流れを整えることが、導入後に速くならない失敗を防ぐ近道になります。

小さく試し、運用しながら対象業務を広げる

最初から完璧な仕組みを目指すより、まずは一部の部署や申請で試すほうが現実的です。
実際に動かすと想定していなかった差し戻しや例外対応も見えてきます。

承認業務の見直しにサスケWorksを活用する方法

承認業務の改善では、整理した運用を無理なく回せる仕組みがあるかが重要です。
現場に合わせて調整しやすい環境なら、見直し後の定着も進めやすくなります。

フォーム作成から承認申請・決裁までをアプリ内で完結できる

申請書の作成、提出、承認依頼、決裁が別々の手段に分かれていると確認漏れや二重管理が起こりやすくなります。

サスケWorksのワークフロー機能では、レコードに対して申請者が承認申請を行い、決裁者が承認・差し戻し・却下をアプリ内で処理できます。
承認後のレコードは編集できないため、記録も残しやすい運用です。

承認ルートや決裁者を業務に合わせて柔軟に設定できる

承認業務は、案件の重さや部署によって必要な流れが異なります。
決裁者を複数人設定し、承認の順番を決めて申請を回せるため、「係長→課長→次長→部長」のような段階的な決裁にも対応しやすいです。
作成した流れは承認ルートとして保存でき、順番を設けず承認必要数を決める多数決方式も設定できます。

承認履歴を残しながら運用の見直しを進めやすい

承認を減らしたい一方で、統制が弱くならないか不安に感じる企業も少なくありません。
誰がどの申請を処理したかを追いやすい環境なら、効率化と管理の両立を考えやすくなります。

自社の業務改善にどう活かせるか気になる方は、まずはサスケWorksの資料請求から見てみてください。
下記より無料でダウンロードできます。

よくある質問（FAQ）

承認業務の効率化は何から始めればよいですか

まずは申請件数が多い業務や承認が止まりやすい業務から見直すのがおすすめです。
全体を一度に変えるより、影響の大きい申請から着手したほうが課題を整理しやすく、改善効果も見えやすくなります。
現場の負担が大きいところから始めると運用にもなじみやすいです。

承認階層を減らしても内部統制は保てますか

承認階層を減らしても、必ずしも統制が弱くなるわけではありません。
大切なのは段階数ではなく、残すべき承認を見極めることです。
金額基準や申請内容に応じて承認を分け、記録が残る運用に整えれば効率と統制の両立は十分に目指せます。

ノーコードでも自社に合った承認フローを作れますか

ノーコードでも、申請内容に応じた分岐や承認者の設定ができれば自社運用に近い形を作れる場合があります。

ただし、重要なのはツール選びより先に承認ルールと例外対応を整理することです。
先に運用を整えておくことで、導入後の使いにくさを防ぎやすくなります。

ノーコードで承認業務の見直しを進め、現場に合う運用を実現しよう

今回の記事では、承認業務が滞る原因と見直しの進め方について解説しました。
電子化しただけでは承認業務は速くならないため、承認ルートや判断基準そのものを整えることが重要です。

現場に合った形で小さく始め、運用しながら調整していくことで無理のない改善につなげやすくなります。
まずは試しながら進めたい方は、サスケWorksの30日間無料トライアルを活用してみてください。

著者情報

サスケWorks マーケ担当: ノーコードWEBアプリ作成ツール「サスケWorks」のオウンドメディアです。
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