導入事例

セキショウベトナム 様

見積書・発注書の作成をエクセルからWorksアプリにしたことで、業務工数が1/2に短縮!

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業種人材紹介、システム開発
URL https://www.sekisho-vn.com/
利用目的見積書・発注書の作成、管理
利用アプリ見積・発注・検収・請求書発行アプリ、案件管理アプリ 他
利用プランスタンダードプラン
関彰商事株式会社の子会社として、2017年8月にベトナムのハノイ市で現地法人を設立されたセキショウベトナム様。
現在は人材事業(在越日系企業やベトナムのローカル企業への人材紹介、日本国内企業へエンジニアなどの高度人材の紹介)と、システム開発(日本からのITのオフショア開発、在越日系企業へのシステムコンサルからシステム開発・導入サービス)2つの事業を展開されています。2021年6月よりサスケWorksを導入いただいています。サスケWorksの導入経緯から、導入後に感じるメリットや効果についてお聞きしました。

INTERVIEW

セキショウベトナム General Director 江幡 様

エクセルで見積書や発注書を作成をしていましたが、日本語の間違いや古いバージョンを使用してしまう、というミスが生じていました。
ハノイ市街地
オフィス近くの交差点。
ひしめき合った建物とバイクが行き交うハノイ市内の様子

当社は、日本人の管理職スタッフ2名とベトナム人の実務スタッフ7名が共に働いています。

見積書や発注書などをエクセルで作成していましたが、スタッフによる日本語の変換間違い、また古いバージョンのものを使用してしまうことが生じていました。
予想外の箇所での変換ミスなどもあることから、確認業務に費やす時間も大きくなってきており、根本的なミス防止のためにシステム化の検討を始めました。

その一方で、社内ツールのため、それほど予算が取れないという、現実的な課題もありました。

そこで、低予算で導入できるノーコードツールを検討することにしました。

標準で帳票のエクセル・PDF出力がある点と月額費用の安さが決め手となりました。

ノーコードツールの導入を検討すると決めてから、いくつかの類似サービスを比較しました。
ノーコードツールで2社、ローコードツールで2社、ワークフローパッケージを1社、計5社を比較検討しました。

その中で、サスケWorksを導入する決め手になった点は、まずは標準での帳票機能です。エクセル・PDF出力があるところでした。
ここベトナムでは、紙で印刷した原本を保管しておく必要がありこの機能は必須でした。

次には、月額費用です。
今回の目的で実現できる機能が備わっていて、かつ、金額面においては、比較したサービスの中で一番安かったです。

加えて、導入前にオンライン商談を行なったのですが、その際同席のスタッフの皆さんからのお話を聞いて、
導入後もしっかりとサポートをしてくれそうだ、と感じ、安心感を持てたのも非常に大きかったです。

これまで利用していたエクセルをベースに帳票が作成できる点は、便利に感じています。

実際に導入してみて、
・これまで利用していたエクセルをベースに帳票が作成できること
・画面作成の工数がかからないこと
・計算式項目などある程度の自由度があること
・稼働後も項目の追加等が容易に行えること

このような点にメリットを感じています。

現在は、見積・発注・検収・請求書発行アプリ以外にもシステム案件の案件管理など様々なアプリを作成し活用しています。

導入後1年を経過し、今では様々なアプリを活用しています。

【見積・発注・検収・請求書発行アプリ】   システム人材コンサル業務の各種書類作成ツールとして利用。
【案件管理アプリ】 システム案件の管理をしています。
【契約書管理アプリ】 エンドユーザや仕入先との契約書の更新期限の管理を行っています。
【立替精算アプリ】 立替費用の精算申請用に利用しています。
【物品購入申請アプリ】 社内事務用品等の購入の申請用に利用しています。
【社員管理アプリ】 社員の基本情報や家族情報からロッカー鍵の管理に利用しています。

【ニュースコメントアプリ】 スタッフが日々気になるニュースを見て日本語でコメントを登録しています。
各社員の日本語の勉強のために、メッセンジャーで行っていたものをアプリ化し、コミュニケーションツールとしても活用しています。

見積書・発注書の作成をエクセルからWorksアプリにしたことで、確認項目が絞られ確認時間が1/2に短縮されました!

導入後の成果ですが、見積書等については、エクセルからアプリにすることで、見積作成時の入力項目を『宛名(企業名)』と『金額』の2か所に絞ることができました。
そのため、確認項目もその2項目のみに絞られ、確認時間が1/2に短縮されました。
エクセルの見積書を確認していたときは、日本語のミスがないかシートの上から下までチェックしていましたので、本当に楽になりました。

またアプリ化は見積書を作成するスタッフにとっても作業の軽減となり、実務者、管理者双方にとってメリットがある大きな成果と感じています。

そのほかにも、各種契約の期限が近付いた際に、ダッシュボードに一覧で表示させ、日々確認することで更新漏れの予防につながっている。
契約書のファイル名がベトナム語のため検索が難しかったのですが、サスケWorksで日本語の概要も併せて登録することで、利便性が向上した。
といったことも効果としてあげられます。

今後は、弊社と同じような悩みを抱えている企業へ、アプリ開発支援とともに提案を行なっていきたいです。

サスケWorksを導入してみて、ドアノックツールとしての可能性も感じています。
現在は、社内業務に関するアプリを作成していますが、今後は弊社と同じように、ベトナムで働いてみて日本ではほとんど気にすることがなかったことが負担や手間になっている…と悩みを抱えている在越日系企業も多いと思いますので、そういった企業へアプリ開発支援とともに提案を行なっていきたいと考えています。

セキショウベトナム 江幡 様 
ご協力ありがとうございました。

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