Q.「サスケWorks」の導入を検討された「きっかけ」を教えてください。

弊社では、社長交代を機に「昭和の経営から令和の経営へ」というスローガンを掲げ、業務プロセスを全面的に見直すことを決定しました。これまでの紙やFAXを使った運用やGoogleのワークスペースでの業務管理システムには、いくつかの課題がありました。

①効率の悪さ
二度手間が多く、情報の入力や伝達に時間がかかっていました。情報の共有やアクセスが困難で、業務効率の向上が求められていました。

②データの利活用
データが分散しており、効果的なデータ活用ができていませんでした。統一されたプラットフォームでのデータの一元管理が必要でした。

③外部環境の変化への対応
医療業界は急速に変化しており、法規制の変更や技術革新に迅速かつ柔軟に対応する必要があります。市場の急激な変化や突発的な事態に適応するためには、デジタル技術の活用が不可欠でした。

④公平・公正な運営
13店舗間での業務のばらつきをなくし、全店舗で公平かつ公正な運営を実現するための標準化が求められていました。もちろん、各店舗の個性を尊重することも大切です。

⑤専門性を発揮できる環境の構築
薬剤師や調剤事務が専門性をより発揮できる環境を整備し、各々の能力を最大限に活かすことが必要です。

⑥店舗と本部の透明度向上と協働
各店舗と本部の間での透明性を高め、双方向のコミュニケーションを強化し、協働体制を築く必要がありました。

これらの課題を解決し、現代のビジネス環境に適応するため、ノーコードツールの導入を決定しました。

Q.完成されたシステムの導入ではなく、「ノーコード」を使ってみようと思ったのはどうしてですか？

医療業界や薬局業界は2年ごとに厚生労働省によるルール改定があり、それにどうやって対応していくかが課題です。ツールを選んで導入しても、ルール改定で適応できなくなってしまうこともあります。業務の根幹にかかわるようなシステムはアップデートがかかりますが、付随するシステムは導入したらどうしていくのか考えなければいけなく、その点を踏まえ、カスタマイズでき、自社に合わせてアプリが作れる自由度が高いノーコードツールを選びました。

Q.弊社以外の類似サービスを比較検討されましたか？
アプリの構築にあたっては、できるだけ簡単に、また、スタッフ誰もが作れるようなものがよいと思い、他社も含めて検討しました。

・ピジョンクラウド
・アットポケット
・サイボウズ
・キントーン
この4サービスです。

前職で「サイボウズ」を導入した経験があり、「kintone」も触った経験があります。
ただ、この2つは費用面で高く、少しオーバースペックな部分もあるのかなと思い安価なもので比較検討しました。

「アットポケット」はどうしてもやれることが少なかったので見送りました。
「ピジョンクラウド」はやれることは確認できましたが、見た目・ビジュアルの部分が無機質で、スタッフが利用する際の馴染みやすさを考えて、アイコンや色も変えられるサスケWorksが好ましいと感じました。

Q.いろいろなサービスがある中で最終的に「サスケWorks」をお選びいただいた理由は何でしょうか。

一番は、担当営業の方の丁寧かつ適切なご対応です。笑顔も素晴らしく、信頼感を持てました。
そのほかにも選定の際にいろいろと感じた点がありますのでお伝えします。

充実したサポート体制
サポートが非常に充実しており、問い合わせに対して丁寧かつ迅速な対応が受けられる点が大きな魅力でした。問題が発生した際や疑問点が生じた際にも、安心してサポートを依頼できる体制が整っていました。

簡単にアプリを作成できる点
プログラミングの知識やスキルがなくとも簡単にアプリを作成でき、実際にアプリを使用するスタッフからの意見やフィードバックを収集し協議を通じて反映させることで、より質の高いアプリを即座に作成できる点です。
素早くプロトタイプを作成し、試行錯誤を繰り返すことが容易なため、新しいアイデアや業務改善策を迅速に検証でき、外部環境の変化に適応しながら継続的な改善が可能となります。

カスタマイズ性とビジュアル性の高さ
アイコンのデザインや色を自由に変更でき、アプリに合わせたカスタマイズが可能で、見やすく、どのようなアプリなのかをわかりやすく表現することができます。複雑なものではなく、わかりやすいビジュアルで構成されているため、スタッフにも受け入れられやすいと思いました。

優れたサブレコード機能
サブレコード機能が優れており、親レコードに紐付けて子レコードを登録できることが大きなポイントです。これにより、厚みのあるデータ管理が容易になります。この機能は特にポイントが高いです。

高度なダッシュボード機能
ダッシュボードの「iframe埋め込み」機能が自由度を高め、GoogleマイマップやOneDriveを活用して作成したExcelファイルを閲覧できるようになりました。外部ツールとの接続がスムーズに行え、データの一元管理と共有が一層容易になりました。

Q.導入後「サスケWorks」をどのように活用されていますか？

主に情報共有のプラットフォームとして利用しています。代表的なものをお伝えします。
・プロジェクト管理
・店舗情報
・不変動薬品一覧
・アクシデントレポート
・ナレッジ共有

「プロジェクト管理」
社内で色々なプロジェクトが走っているので、それを登録して進捗をサブレコードに入れ情報共有しています。担当者が沢山いるので、誰がリーダ―で誰がサポートしているのかなどを共有しています。プロジェクトが完了したらステータス管理で「完了」としています。

「店舗情報」
13店舗の基本情報を登録し管理しています。
これまで店舗の壁に申請番号などが貼ってあり、それをデジタル化しました。

「不変動薬品一覧」
在庫をどう共有していくか、在庫共有をサスケWorksでどう見せていくかを試行錯誤しているところですが、営業担当者さんと相談しながら作成中です。

「アクシデントレポート」
インシデント・アクシデントが発生したときに使うアプリです。
元々Googleのアンケートフォームで行っていました。それをサスケWorksのWEBフォームに置き換え、情報をアプリに蓄積していくようにしています。
アプリにすることで、情報共有をできるのが大きいです。

「ナレッジ共有」
個人の経験やスキルに基づく暗黙知を形式知に変換し、組織内で蓄積・共有するアプリです。メールによる情報共有は埋もれやすく、過去の内容を見返しにくいという課題がありましたが、業務に関連するノウハウやトピック、業務手順、トラブルシューティング、成功・失敗事例などを一元管理し、簡単に検索・参照できるようにしました。

Q.実際に導入してみてメリットを感じる点、使い勝手などをお聞かせください。

サブレコード機能とダッシュボード機能が素晴らしすぎる！これに尽きます！
ここがサスケWorksの自由度の高さだと思っています。

弊社の場合、先にお伝えしたように、ダッシュボードに「iframe埋め込み」機能を使ってGoogleマイマップやOneDriveを活用して作成したExcelファイルを表示させて利用しており、特殊な使い方をしていると思っています。
システムの導入はどうしても障壁が出ます。そこをいかにスムーズに落とし込んでいくのかが課題だったのですが、これまで使っていたExcelや帳票などを表示させることができ、導入障壁を抑えることができたのは大きかったです。

これまでやっていた方法なのか？新しく導入したツールの活用か？混乱なく、より効率が良くなるのはどちらだろうか？を常に考えて現場に寄り添った形でデジタル化を進められているのが非常に納得感があります。

Q.導入後、得られた効果、成果について教えてください。

①業務効率の向上
導入により、従来の紙やFAXを使った運用からデジタル化が進みました。その結果、情報の入力や伝達が迅速かつ正確になり、二度手間が減少しました。書類作成にかかる時間が大幅に短縮され、従業員の業務負担が軽減されました。

②データの一元管理と利活用
データが統一されたプラットフォームで管理できるようになり、一元管理が実現しました。データの可視化が進み、業務の改善点を容易に把握できるようになりました。

③ 店舗と本部の透明性向上と協働強化
各店舗と本部間の透明性が向上し、双方向のコミュニケーションが強化されました。これにより、問題点や改善点の共有が迅速かつ円滑に行えるようになり、協働体制が強化されました。店舗からのフィードバックを反映しながら、継続的にサービスを改善していくことが可能となりました。

④社員のエンゲージメントの向上
店舗から寄せられる意見やフィードバックがリアルタイムで反映されることで、スタッフの声が組織にしっかりと届いていると感じるようになりました。また、どこの店舗からどのような意見が上がっているかを全体で共有できる仕組みが整い、本部と店舗の間で共通の認識を持つことが可能になりました。このプロセスにより、社員のモチベーションが向上し、エンゲージメントが強化され、柔軟で働きやすい職場環境が実現しています。

直近で運用を開始した「エリア別目標報告」アプリは、売上増加にも貢献しています。

このアプリは、各エリアの目標達成状況や課題、届け出進捗の把握に活用しています。
月に1度、エリアマネージャーはエリア内の店長と連携して、進捗や経過を確認・報告しています。
アプリを活用するようになって、アプリ内のコメント内容を通じて、各店舗の状況が把握できるようになり、エリアマネージャーや店長の意思決定スピードが早く的確なものになりました。

また、店舗ごとの目標達成状況の可視化により、エリア内での競争意識が高まり、各店舗では加算取得を目指し、地域特性に応じた独自の施策が積極的に展開されています。
同時に、エリア内で成功事例を共有する文化も形成され、店舗間の協力体制が強化され、相互成長を促す好循環が生まれています。

その結果、4店舗の円滑な加算取得が実現し、売上が約0.3％増加しました。
アプリ活用3か月の短期間で成果が表れ、システム導入の意義を実感しました。

さらに、社長や専務からのリアルタイムなフィードバックが、スタッフのモチベーションを向上させ、主体的な行動やアイデアの創出へと繋がっています。
このようなことから、報告業務の効率化だけでなく、課題解決とデジタル経営戦略の基盤構築という重要な成果も得られました。

Q.今後「サスケWorks」を活用しての展開・展望がありましたらお聞かせ願います。

今、感じている効果をさらに突き進めていきたいです。
ツールの導入は、あくまで目的を達成するための手段です。我々の目指すべき方向は、「昭和の経営から令和の経営へ」であり、そしてさらにその先の時代にも耐えうる強固な経営基盤を構築することです。サスケWorksを活用し、効率的かつ柔軟な経営体制を整え、常に変化する市場環境へ迅速に対応できるよう努めていきます。社員一人ひとりが最大限に能力を発揮し、地域社会に貢献できる企業を目指していきます。