わたしは中間管理職として、現場からの情報を確認し上司に報告と決裁を求める業務をしているですが、紙での報告書の処理に大変困っていました。

紙の資料がどこにあるか分からなくなる
ファイリングに手間がかかる
検索性が悪い
他のメンバーに情報共有する方法が限られる…
など、タスクのステータスが変わるたびにこれらの問題に直面することにストレスがありました。

特に大変だったのが工場の設備管理でした。
機械が多く、古いものも増えてきているため、「いつ、どんな修理をしたのか」を記録していたのですが、これが本当に大変でした。修理は状況が頻繁に変わっていくので、打合せのたびに見積が変わることが多く、どの見積書がいつの打合せでもらったものなのか、というステータス管理が、ややこしくなっていました。

そんな状況でしたので、このまま紙を用いての仕事の進め方では多くの業務を捌いていくには限界があると考え、情報の一元管理とステータスの更新管理に強いデジタルツールの導入を考え、2022年頃から業務補助ツールの調査を始めました。

ツール導入の一番最初は、社内の情報共有と決裁フローでの利用を目的にグループウェアを導入しました。
この時は予算が付かず、フリープランを利用することにし始めました。
実はこのグループウェアを利用していく中で、やりたいことがだんだんと明確になってきました。

それは何かというと、設備台帳の作成です。
決裁の中身を見ていくと、ほとんどが施設の修理や新しい道具を買ってほしい、というものだったため、決裁され修理した記録を設備台帳に残すことができたら効率がよい、と思うようになりました。
そこで、設備台帳を作れるもので決裁機能がついているものが欲しい、と考えるようになり、それができるのはノーコードツールではないかと方針転換しました。

グループウェアを利用してみて、いきなり全社でツール導入をしても軌道に乗らないと感じていましたので、まずは自分の周りの業務を楽にしていける規模のツールを再検討しました。

サスケWorksはツール調査を始めた時に一度資料請求をしていました。再度トライアルまで進めたところで、営業の方からミーティングの提案があり、情報の一元管理、ステータス管理、という必須の課題がクリアできそうだとわかり、正式に予算取りをする決意ができました。

前回は予算が下りなかったので、コスト面の月額5,000円はハードルが低く助けられました。サービス面ではデータ連携ができることが必須条件でこちらも合致し導入に至りました。

現在、次の2つのアプリをメインに利用しています。

機械設備修理・物品購入・契約申請アプリ
これは、設備の修理工事や物品の購入にあたって上席者の決裁を採ることに利用しています。

設備台帳アプリ
こちらは、工場の設備台帳です。設備ごとに修理の履歴を残せるようにし管理しています。
先に紹介した申請アプリでの申請内容と修理の履歴内容はほぼ重複するので、データ連携させています。そのため重複して登録する必要もなく、とても効率的です。

このアプリ2つで、それまで大きなストレスだった設備の修理の管理がスムーズにできるようになりました！

サスケWorksを導入して、紙の管理から解放されたのは大きな効果です。

関連する書類はスキャンしてアプリにアップロードすれば、どこにあるかわからない、といったこともありませんし、見積書などの原本は廃棄しても良くなりました。
ファイリングも、保管場所も不要になりました。
紙での書類が必要になれば後から印刷できます。
スキャンやアップロードの手間がかかるので、時間短縮になっていないかもしれませんが、安心感は確実に増しています。

また、アプリ導入前までは、修理後の報告をなぜしないのだ、と上司から指摘されることが多かったのですが、アプリを導入したことで、報告を求められることが減りました。
ここに関しては、わたしの報告頻度が上がったのだと思います。
アプリに記録し管理することで、いつでも報告できる状態となり、それが上司からの評価に繋がったと思っています。

そのほか、毎月の会議の報告書もアプリからCSVデータをダウンロードし活用できるようになり、資料作成の時間が短縮されました。

ほか便利に利用しているアプリは、

休暇者の一覧表
紙で申請される従業員の休暇情報をアプリに登録し、カレンダー表示させて参照用に利用しています。いつ誰が休暇をとるのかが、パッと見れて便利で、総務部の社員が一緒に使っています。

アプリを使って申請までやろうとすると弊社には少しハードルが高いのですが、今やっている業務の範囲内に組み込むのであれば簡単ですし、それでいて利便性が高くなるので便利なツールだなと感じています。

セミナー報告書管理
セミナーに参加したあとの報告書を提出するアプリも作りました。
それまではWordのフォーマットでしたが自由記述でしたので、参加日時、場所、セミナータイトルといった基本的な情報の記入漏れがありました。

アプリでは必須の入力項目を指定することで、記入漏れがなくなりました。
Wordのような自由記述は書くのが苦手な人もいますので、アプリにすることでそういったストレスから解放されるメリットもあるのではないかと思っています。

今後はサスケWorksを活用して、Excelで管理している業務の置き換えを進めたいです。
Excelと明確に違うのは、ファイルがどこにあるか探せない、ファイルを間違えて消した、ということが無い点です。

次に、電子申請のワークフローとして定着させたいです。

さらに、今回作った設備管理のやり方を若いスタッフに委譲し、誰が使っても仕事のクオリティが落ちないのかどうかを試してみたいです。部下が使って上手くいけば、自分が報告を受ける側になった時に安心もできますので。

サスケWorksは今回のわたしのように、まずは『自分の周りの業務を楽にしたい！』という人にとって価格と機能の規模感がちょうどよいツールだと思います。

会社全体で大きなプロジェクトとしてツールの導入やDX化をしようとすると、うまくいかないことが多いと思います。まずは自分の周りの仕事からはじめて、徐々に関わっている人を巻き込んでツール活用の浸透と業務効率化を進めていくのもやり方の一つだと思います。