弊社では入学シーズンに、新入学生の学校指定ジャージの購入受付業務を行っています。

3月中旬の高校の合格発表と同時に申込が始まり、指定ジャージにネーム刺繍を入れてお渡しするのが4月10日前後に行われる入学式、という3週間程の短い期間に紙の注文書から情報をデータ化し、それを基にネーム刺繍を発注するための名簿作り、発注、納品と集中した業務が発生します。

昨年まではこの期間、打ち込み専用のパートを用意して作業を行っていました。
ただ、チェック体制の強化を図ったりと細心の注意を払っても、変換間違い等の問題を減らすことができず悩んでいました。

実は昨年もご提案を頂いていたのですが、昨年の時点ではAI-OCRの読み込みで、そんなに正確にデータ化ができるの？と私自身が疑心暗鬼なところがあり、またパート採用も決まっておりましたので一度お断りした経緯があります。

ただ、変換ミス等の課題のこともあり、今回改めてご提案をいただき、AI-OCRの精度もより良くなってきているよ、とのことでしたので導入を再検討することとしました。

ですので導入に至っては、システムのお試し期間をいただき、担当部署のスタッフ7名全員で予想される文字を申込用紙に書き込み、読み込みを何度も試しました。

利き手ではないほうで書いた文字、薄い字、癖が強く読みにくい文字等を試した際にも、読み取りの正確性とスピード感が弊社の求めていたものと合致。
テストに参加した全員が納得することができ、採用に至りました。

そして、顧客情報の整理と発注内容の集計に活用させていただきました。

導入してみて、昨年に比べ作業スピードが各段に上がり、効率的に業務を進めることができました。
具体的には、約3400名の購入者名簿作成に、昨年は作業員4名で約5日間かかっていたのが、今年は2日間に短縮することができました。

課題となっていた、文字打ち込みの際の漢字の変換ミスですが、今回はAI-OCRでの文字読み取りのため、そもそも変換を行うことがなく、かつ読み取りの正確性が人的ミスの抑制につながりました。
ネーム刺繍ですので、名前の変換を間違えてしまうとユーザからのクレームに直結します。それも減りましたので、本当によかったです。

今回使ってみて、作業スピードの向上から、是非来年も利用したいと考えています。

もっと改善した方が良い点も見えてきています。
例えば、注文用紙の内容を精査し、選択するものではなく記入制にすることが、よりサスケWorksを活かせると思いました。 次年度の検討案にしております。
サスケWorksを利用して、毎春の指定ジャージ購入の受付業務を効率的に行っていくノウハウを蓄積していきたいです。

今回導入にあたり、注文用紙に合わせてAI-OCRのフォーマットを13種用意したのですが、その調整や、読み取りスキャナーに通すときも、連続で処理ができないか、など弊社側での要望や質問に営業担当の二階堂さんが親切丁寧に対応して教えてくださったので、スタッフ全員すぐ活用することができました。
本当にありがとうございました。